In een van zijn voordrachten beschrijft productiviteitsdeskundige Merlin Mann, die het concept van Inbox Zero ontwikkelde in 2004, de overgang van e-mail van een ‘internationaal netwerk van omhelzingen’ naar ‘een lawine die op je hoofd valt’.

Wat is Inbox Zero precies? Het is een benadering van e-mailbeheer die ons helpt onze inboxen leeg te maken en de communicatie zo eenvoudig en relevant als haalbaar te houden. Het doel is om de inbox steeds leeg (of bijna leeg) te houden.

De trend heeft geleid tot de ontwikkeling van verschillende apps en oplossingen, en, belangrijker nog, tot een e-mailcultuur die erop gericht is ons de baas te laten zijn over onze inboxen, in plaats van andersom. Toch interpreteren verschillende mensen Inbox Zero verschillend. Sommigen zien het als een doel, anderen als een droom, en weer anderen als een karwei.

Wat als het gewoon instinct was? Wat als je een mentaliteit kon cultiveren die je in staat stelt e-mails te wissen zonder erover na te denken? Dit essay laat je zien hoe je Inbox Zero gemakkelijk in je dagelijkse routine kunt opnemen. Wie weet moedigen ze je aan om meer op te ruimen dan alleen je inbox!

Ga je gang en maak er een eind aan!

1. Maak een lijst van je meest gewenste en minst gewenste items.

De volgorde waarin je je e-mails prioriteert, verraadt veel over het type mens dat je bent. Hier bekijken we twee benaderingen:

• De Eisenhower Matrix
• Brian Tracy’s Prioriteringssysteem

De Eisenhower Matrix

“Wat belangrijk is, is zelden dringend, en wat dringend is, is zelden belangrijk.” Dwight D. Eisenhower

Als je realisme verkiest boven emoties, dan is de Eisenhower Matrix, een theorie gericht op de urgentie en het belang van de taak, iets voor jou. De 34ste president van de Verenigde Staten had duidelijk veel op zijn bord, en dit is hoe hij prioriteiten stelde:

Uitvoeren (do) (dringend en belangrijk)

Het is nu of nooit. Voorbeeld: je ontvangt een e-mail waarin je wordt uitgenodigd voor een bestuursvergadering vandaag.

Beslissen (decide) (belangrijk maar niet dringend)

Je mag het uitvoeren van deze e-mail uitstellen. Voorbeeld: De boekhoudploeg heeft maandelijks informatie over de uitgaven nodig.

Delegeer (delegate) (niet belangrijk maar wel dringend)

Je kunt de taak aan iemand anders delegeren. Voorbeeld: stel dat een collega je vraagt een presentatie na te kijken.

Verwijderen (delete) (niet belangrijk, niet dringend)

Je hebt het niet nodig. Voorbeelden: reclame, meldingen sociale media

Pas deze matrix toe op je takenlijst en organiseer je e-mails dienovereenkomstig; je bent dan niet alleen een stap dichter bij Inbox Zero, maar je weet ook hoeveel aandacht elke taak of e-mail verdient.

Brian Tracy’s prioriteringsmechanisme

Als je daarentegen vanuit je hart denkt en gevoelens verbindt aan e-mails, dan is Brian Tracy’s Prioritisation Mechanism iets voor jou. Het is geïnspireerd op Mark Twain’s gezegde:

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”

Brian Tracy, een wereldberoemde expert in verkooptraining en persoonlijk succes, onderwijst tijd- en taakbeheer met behulp van Mark Twain’s kikkerconcept. Je kunt je inbox beheren door te beginnen met iets wat je niet wilt doen, zodat de rest van de dag met je inbox een fluitje van een cent is. In termen van Inbox Zero kun je Twain’s concept toepassen om e-mails en taken als volgt te prioriteren:

Dingen die je niet wilt doen maar die je toch niet anders kunt doen.

Bijvoorbeeld het proeflezen van een stuk van 3000 woorden dat vandaag gepubliceerd moet worden!

(Inbox Zero suggestie: Zet deze op je To-Do lijst om je inbox tot een minimum te beperken.)

Dingen die je wilt doen en eigenlijk ook moet doen.

Reageren op e-mails waarbij je specifieke beslissingen moet nemen, zoals ergens groen licht voor geven, is een voorbeeld.

(Inbox Zero suggestie: Dit beperkt het aantal e-mails dat je over hetzelfde onderwerp ontvangt).

Dingen die je wilt doen maar niet hoeft te doen.

Het plannen van vergaderingen is een voorbeeld. Je kunt ze delegeren aan je stagiaire/secretaresse. Sorteer zulke e-mails in een aparte map.

(Inbox Zero suggestie: Verplaats ze naar een gedelegeerde map of stuur ze door naar de persoon aan wie je ze wilt delegeren.) In elk geval houd je het aantal inboxen bescheiden.)

Dingen die je niet wilt doen en niet hoeft te doen.

E-mails  waar je in CC staat die je niet dwingen iets te doen of reclame e-mails die je niet wilt of hoeft na te streven zijn voorbeelden.

(Inbox Zero suggestie: Wis deze e-mails om sneller naar Inbox Zero te gaan.)

Hoewel Eisenhower’s en Tracy’s ideologieën een gemeenschappelijk doel hebben, verschillen hun benaderingen. Terwijl Eisenhower’s matrix realistisch en plichtsgericht is, staat de kikker-filosofie je toe e-mails te behandelen op basis van hoe je je erbij voelt.

Welk type ben jij? Dwight D. Eisenhower (plicht-gestuurd) of Mark Twain (emotioneel-gestuurd)? Schrijf je antwoord in de comments.