Virtual assistant voor studiebureaus: hoe D+A administratieve pieken overwon met office angels + 3 waardevolle samenwerkingstips

Hans Gielis CEO D+A over samenwerking met virtual assistant

Auteur: Ioana Merola

Als Customer Success Angel en Marketing & Training Angel brengt Ioana Merola een aanstekelijke energie naar het Office Angels team. Met haar creatieve geest en gestructureerde aanpak weet ze als geen ander hoe ze zowel Angels als klanten kan inspireren en begeleiden. Als auteur van "En nu is het aan u" (2024) deelt ze niet alleen haar expertise, maar ook haar passie voor groei en ontwikkeling. Sinds het najaar van 2024 zet ze haar talent in om de stem van Office Angels te versterken en Angels te helpen excelleren in hun rol, waarbij ze haar enthousiasme perfect weet te combineren met een doelgerichte aanpak.

13/01/2025

Een Virtual Assistant voor studiebureaus blijkt de ideale oplossing voor seizoensgebonden administratieve pieken. Dit ontdekte ook D+A, een toonaangevend stedenbouwkundig bureau met veertig medewerkers.

Herken je dit? Je bedrijf draait op volle toeren, maar twee keer per jaar word je overspoeld door administratief werk. Voor veel studiebureaus en architectenbureaus is dit een herkenbare uitdaging.

Van Uitdaging naar Oplossing met Virtual Assistance

“Vroeger lag mijn focus op werk binnenhalen,” vertelt Hans Gielis, CEO van D+A, tijdens ons gesprek. “Nu hebben we werk in overvloed, maar zoeken we slimme manieren om onze administratieve processen te stroomlijnen.” Met een team van veertig professionals heeft D+A een stevige positie in de markt van stedenbouwkundige studies en openbare ruimte design.

Waarom een Virtual Assistant voor een Studiebureau?

D+A’s werkterrein strekt zich uit over de hele Vlaamse ruit – van Brussel tot Antwerpen en van Gent tot Leuven. Hun klantenportefeuille bestaat voor twee derde uit overheidsopdrachten en een derde uit private projectontwikkelaars en architecten. “Bij het controleren van groenonderhoud komen er twee keer per jaar enorme administratieve pieken kijken,” licht Hans toe. “Onze vaste administratieve medewerkers kunnen dit er niet zomaar bij nemen.”

Flexibele Administratieve Ondersteuning: De Virtual Assistant Oplossing

De keuze voor een virtual assistant via Office Angels bleek de perfecte match. “Het grote voordeel? Super flexibel én kostenefficiënt,” deelt Hans enthousiast. “We schakelen ondersteuning in voor exact de periode die we nodig hebben – meestal twee tot drie maanden. Zodra de piek voorbij is, bouwen we de ondersteuning weer af. Een virtual assistant past zich perfect aan aan dit ritme.”

Virtual Assistant voor Studiebureaus

Meer dan Alleen Administratie: De Voordelen van een Virtual Assistant

De samenwerking opende nieuwe perspectieven: “We ontdekken steeds meer taken die een virtual assistant voor ons kan oppakken,” vertelt Hans. “Van documentbeheer tot projectadministratie – de mogelijkheden zijn veel breder dan we aanvankelijk dachten.”

De Impact van Virtual Assistance op Bedrijfsgroei

Het succes van deze aanpak blijkt uit de resultaten. Niet alleen heeft D+A hun administratieve uitdagingen onder controle, ze zijn zelfs ambassadeur geworden. “We hebben al verschillende collega-bedrijven doorverwezen naar Office Angels,” zegt Hans trots. “Waaronder Techwin, die nu ook gebruik maakt van virtual assistance.”

3 praktische Tips voor het Werken met een Virtual Assistant in je Studiebureau

Voor studiebureaus die overwegen met een virtual assistant te werken, deelt Hans enkele waardevolle tips:

  1. Begin met Duidelijke Processen “Zorg dat je precies weet welke taken je wilt uitbesteden aan je virtual assistant,” adviseert Hans. “Bij ons waren de seizoensgebonden administratieve taken een perfect startpunt.”
  2. Bouw de Samenwerking Stap voor Stap Op “Begin met één specifiek proces en breid dit geleidelijk uit. Zo kunnen zowel jij als je virtual assistant wennen aan de werkwijze en ontstaat er een natuurlijke flow.”
  3. Communiceer Helder “Wees duidelijk in je verwachtingen en sta open voor feedback van je virtual assistant. Zij hebben vaak ervaring met verschillende bedrijven en kunnen waardevolle inzichten delen.”

Virtual Assistant als Strategische Keuze

Voor groeiende studiebureaus en andere kennisintensieve bedrijven biedt een virtual assistant de perfecte balans tussen flexibiliteit en professionele ondersteuning. Je krijgt toegang tot expertise wanneer je die nodig hebt, zonder de overhead van vast personeel.

Start met Virtual Assistance voor je Studiebureau

Ben je geïnspireerd door het verhaal van D+A? Overweeg dan deze stappen:

  1. Breng je piekmomenten in kaart
  2. Identificeer terugkerende administratieve taken
  3. Begin met een proefperiode
  4. Evalueer en pas aan waar nodig

Conclusie: Virtual Assistance als Groeiversneller

Het verhaal van D+A toont aan dat virtual assistance meer is dan alleen een tijdelijke oplossing. Het is een strategisch instrument dat groei mogelijk maakt zonder dat administratieve taken een bottleneck vormen.

Benieuwd naar meer succesverhalen? Ontdek hoe Feetocare groeide van eenmanszaak naar twee praktijken met de hulp van een virtual assistant.


Worstel jij ook met administratieve pieken? Ontdek hoe een virtual assistant van Office Angels jouw bedrijf kan ondersteunen. Bezoek www.officeangels.be voor meer informatie.

Office Angels virtual assistant team

Ongetwijfeld wil je deze ook lezen…

0 Comments

Submit a Comment