Een bedrijfsovername brengt altijd uitdagingen met zich mee, zeker als het gaat om het stroomlijnen van administratieve processen. Dit werd duidelijk bij Techwin, waar Erika van Office Angels in augustus 2023 startte in opdracht van toenmalig oprichter en directeur André De Weerdt. Wat begon als een opdracht voor Techwin, ontwikkelde zich tot een cruciale rol in de soepele overgang naar Matrix Software Group.
De timing bleek perfect. Toen Matrix Software Group in oktober 2023 Techwin overnam, was Erika al volledig ingewerkt in de administratieve processen. Dit bleek een groot voordeel toen Bertina Verhoeks in december 2023 aantrad als nieuwe financieel verantwoordelijke voor de Nederlandse en Belgische activiteiten.
De uitdaging van verandering
“Ik kwam in een uitdagende situatie terecht,” vertelt Bertina. “Twee ervaren administratieve krachten gingen met pensioen en we hadden slechts een maand om alle kennis over te dragen. De aanwezigheid van Erika, die de processen bij Techwin al beheerste, was cruciaal voor een soepele overgang.”
Het bedrijf stond voor een complexe transitie. De bestaande systemen waren verouderd, processen verliepen grotendeels op papier en de administratieve workflow was toe aan een grondige modernisering. Deze situatie is herkenbaar voor veel bedrijven die een overname doormaken – het samenvoegen van verschillende werkwijzen en systemen vormt vaak een van de grootste uitdagingen.
Van papier naar digitaal
Erika’s rol ging veel verder dan alleen het overnemen van administratieve taken. Ze werd een belangrijke schakel in het moderniseren van verouderde processen. Van de implementatie van SD Worx voor personeelsbeheer tot het opzetten van nieuwe administratieve workflows, CRM-beheer en personeelsplanning – Erika pakte alles grondig en gestructureerd aan.
De transformatie begon met een grondige analyse van bestaande processen. Welke workflows waren essentieel? Waar lagen de grootste inefficiënties? En vooral: hoe kon digitalisering zorgen voor een betere, snellere en meer betrouwbare administratie? Deze vragen vormden de basis voor een uitgebreid verbeterplan.
De kracht van persoonlijk contact
“De combinatie van Erika’s kennis van Techwin en haar vermogen om processen te optimaliseren was precies wat we nodig hadden,” legt Bertina uit. “We werken veel digitaal, maar voor belangrijke overdrachten en het finetunen van nieuwe processen is persoonlijk contact onmisbaar. Die dagen dat we samen op kantoor zitten, kunnen we ongelooflijk efficiënt werken en direct bijsturen waar nodig.”
Deze hybride aanpak – het combineren van digitaal werken met persoonlijke interactie – bleek een sleutelfactor in het succes van de transitie. Tijdens fysieke ontmoetingen konden complexe processen worden doorgesproken, kon er direct worden bijgestuurd en werden nieuwe ideeën geboren. De digitale samenwerking zorgde vervolgens voor een efficiënte uitvoering en opvolging.
Meetbare resultaten
De impact van deze aanpak is duidelijk zichtbaar in de dagelijkse operatie. Waar eerst papieren administratie en handmatige processen de norm waren, beschikt Matrix Software Group nu over gestroomlijnde, digitale workflows. Dit heeft geleid tot:
Significant snellere verwerkingstijden voor administratieve taken Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten Betere toegankelijkheid van informatie voor alle betrokkenen Efficiëntere samenwerking tussen Nederlandse en Belgische kantoren Verminderde papierverbruik en duurzamere werkprocessen
“Erika’s werk is uitmuntend,” prijst Bertina. “Ze volgt alles tot in de puntjes op en denkt steeds twee stappen vooruit.” Deze proactieve aanpak heeft ervoor gezorgd dat potentiële problemen vaak al worden opgelost voordat ze zich manifesteren.
Toekomstperspectief
Nu de processen grotendeels geautomatiseerd zijn, nadert deze fase van de samenwerking zijn einde. Maar voor Bertina staat vast dat dit niet het laatste contact met Office Angels zal zijn. “Bij toekomstige overnames of scale-ups staat Office Angels bovenaan mijn lijst. De manier waarop zij complexe transities ondersteunen en processen optimaliseren is precies wat je nodig hebt in zulke uitdagende periodes.”
Een blauwdruk voor succes
Dit succesverhaal toont hoe de juiste ondersteuning op het juiste moment het verschil kan maken bij een bedrijfsovername. Het laat zien dat modernisering niet alleen draait om nieuwe systemen implementeren, maar vooral om de mensen die de transitie mogelijk maken. Voor bedrijven die voor vergelijkbare uitdagingen staan, biedt deze ervaring een waardevol inzicht: investeer in ondersteuning die technische expertise combineert met persoonlijke betrokkenheid.
De ervaring bij Matrix Software Group bewijst dat een succesvolle digitale transformatie mogelijk is, zelfs onder de complexe omstandigheden van een bedrijfsovername. Met de juiste partner, een duidelijke visie en een evenwichtige aanpak tussen digitaal en persoonlijk contact, kunnen bedrijven hun administratieve processen naar een hoger niveau tillen. Het resultaat? Een efficiëntere organisatie die klaar is voor de toekomst.
Over Matrix Software Group
Matrix Software, sinds 2021 onderdeel van de Civenso Group, vertegenwoordigt een nieuwe generatie in softwareoplossingen voor de bouwsector. Als onderdeel van deze snelgroeiende internationale groep levert Matrix specialistische software voor constructeurs, beton-, staal- en kozijnfabrieken.
De aansluiting bij Civenso Group past perfect in de groeistrategie van Matrix Software. Door het delen van kennis en praktijkervaringen met andere Civenso-bedrijven versterkt Matrix niet alleen haar eigen positie, maar ook die van haar klanten. Deze synergie, gecombineerd met de ambitie om marktleider te zijn in elk segment, zorgt voor continue innovatie en de beste service en ondersteuning.
Het succesverhaal van de samenwerking tussen Matrix Software Group en Office Angels illustreert perfect hoe deze ambitie in de praktijk wordt gebracht: door te investeren in digitalisering en procesoptimalisatie, maar vooral door te bouwen op menselijke expertise en betrokkenheid. Het is deze combinatie die het verschil maakt in een wereld waar technologie en persoonlijk contact hand in hand gaan.
De KMO awards van Unizo behoren tot de meest prestigieuze ondernemersprijzen in Vlaanderen. Ze belonen niet alleen bedrijfseconomisch succes, maar kijken ook naar innovatie, duurzaamheid en maatschappelijke impact. Het ondernemersverhaal van Office Angels blijft zich in deze context op bijzondere wijze ontwikkelen. Waar we vorig jaar nog de trotse winnaar waren van ‘Beloftevolle KMO van het jaar 2023’ voor Vlaams-Brabant en Brussel, nam onze CEO Vincent Van Leemputten dit jaar plaats aan de andere kant van de tafel als jurylid. Een evolutie die perfect illustreert hoe snel een onderneming kan groeien en impact kan maken in het Vlaamse bedrijfslandschap.
De zoektocht naar excellentie
Het jurytraject voor de KMO awards is grondig en veeleisend. Kandidaten worden beoordeeld op verschillende criteria, waaronder financiële gezondheid, innovatiekracht, personeelsbeleid en toekomstvisie. Als jurylid kreeg Vincent dit jaar een uniek inzicht in de kwaliteit en diversiteit van het Vlaamse ondernemerslandschap. Het niveau van de kandidaten was indrukwekkend en maakte de selectie tot een uitdagende opdracht.
In Vlaams-Brabant en Brussel was het een spannende race tussen drie sterke finalisten voor KMO van het jaar: NightBorn, EventPay en Gus Food. De spanning was voelbaar tijdens de uitreiking, waar elke finalist een sterk verhaal van groei en innovatie kon voorleggen. Uiteindelijk kroonde de jury EventPay, onder leiding van Klaas De Proost, tot winnaar. Hun innovatieve aanpak van digitale betaaloplossingen transformeert de evenementensector op indrukwekkende wijze. Het bedrijf heeft niet alleen een technologische oplossing ontwikkeld, maar creëert een volledig nieuwe standaard voor evenementbetalingen.
Vincent was aanwezig bij de uitreiking en legde het moment vast waarop EventPay de felbegeerde titel in ontvangst nam. Na hun overwinning werd hij uitgenodigd om samen met Unizo Vlaams-Brabant voorzitter Bernard Walravens hun succes te vieren tijdens een gezellig ontbijt bij EventPay – een moment dat ook werd vereeuwigd op de gevoelige plaat. Tijdens dit informele samenzijn werd niet alleen teruggeblikt op hun prestatie, maar ook vooruitgekeken naar de toekomst van ondernemerschap in de regio. De gedrevenheid en visie van het EventPay team waren inspirerend om te zien.
In dezelfde provincie werd De Sutter Naturally, met zaakvoerder Jeffrey De Sutter aan het roer, uitgeroepen tot Beloftevolle KMO van het jaar. Hun toewijding aan natuurlijke producten en duurzame bedrijfsvoering onderscheidde hen van de andere kandidaten. Het bedrijf bewijst dat economisch succes en ecologisch bewustzijn hand in hand kunnen gaan.
Innovatieve koplopers in elke provincie
De provincie Antwerpen demonstreerde haar innovatiekracht met E-Demonstrations uit Geel als hoofdprijswinnaar. Hun unieke aanpak van professionele demonstraties en productpresentaties voor technologische bedrijven toont hoe Vlaamse expertise internationaal kan doorbreken. In een sterk deelnemersveld met gevestigde namen als Fluxa, Du Pont en pvd concept wist E-Demonstrations zich te onderscheiden door hun vooruitstrevende visie op technische communicatie en kennisdeling.
OKONO uit Turnhout, onder de bezielende leiding van Luka Bresseel, veroverde de titel van Beloftevolle KMO. In competitie met sterke kanshebbers als Metis Supplements toonde OKONO aan hoe innovatie in de voedingssector kan leiden tot duurzame groei. Hun focus op gezonde voedingsoplossingen en suikerreductie raakt een gevoelige snaar in een tijd waarin gezondheid steeds belangrijker wordt.
Technologische excellentie in Limburg
Limburg bevestigde haar reputatie als technologische hub met Vansichen Lineairtechniek als KMO van het jaar. Het familiebedrijf, onder leiding van Maxime Vansichen en Vera Landmeters, heeft zich ontwikkeld tot een toonaangevende speler in lineaire bewegingscomponenten en mechatronica. In concurrentie met sterke kandidaten als Deusjevoo en Fietsen Gaethofs onderscheidden ze zich door hun combinatie van technische expertise en innovatief ondernemerschap.
De titel van Beloftevolle KMO ging naar CTESO, waar Rob en Stijn Creemers samen met medevennoot Kristof Dirkx een indrukwekkend groeitraject hebben neergezet. Ze lieten daarbij onder andere Vlegel Technology achter zich. CTESO’s succes illustreert perfect hoe technologische innovatie en praktische toepasbaarheid elkaar kunnen versterken.
Traditie meets innovatie in West-Vlaanderen
West-Vlaanderen bracht met Hanssens een KMO van het jaar voort die bewijst dat traditie en innovatie perfect samengaan. In een sterk deelnemersveld met bedrijven als Kixx en Sales Note wist Hanssens zich te onderscheiden door hun vooruitstrevende visie op traditioneel vakmanschap.
Certipower werd bekroond als Beloftevolle KMO, waarbij ze zich wisten te onderscheiden van sterke finalisten als Social Taco en Encima. Hun innovatieve aanpak van energievraagstukken toont aan dat West-Vlaamse bedrijven klaar zijn voor de uitdagingen van morgen.
Oost-Vlaamse ondernemerskracht
In Oost-Vlaanderen zette Locquet, onder leiding van Vincent Locquet, een sterke prestatie neer als KMO van het jaar. In een competitieve strijd met Very Food Catering en Grondwerken Eggermont toonde Locquet aan hoe je door consequente innovatie en klantgerichtheid kunt uitgroeien tot een toonaangevend bedrijf.
Bizzcontrol van Nicholas Denil, Wim Hoornaert en Lode Cools veroverde de titel Beloftevolle KMO. In concurrentie met innovatieve spelers als Bizzy en Otamiser wist Bizzcontrol zich te onderscheiden door hun vernieuwende aanpak van bedrijfsprocessen en digitalisering.
De kracht van digitale transformatie
De winnaars van 2024 laten zien hoe digitalisering elk aspect van het bedrijfsleven transformeert. EventPay heeft de evenementensector opgeschud door een complex probleem – betalingen tijdens events – om te zetten in een naadloze digitale ervaring. Hun oplossing gaat verder dan alleen technologie; ze hebben het hele concept van evenementbetalingen herontworpen met het oog op gebruiksgemak en efficiëntie.
E-Demonstrations toont op haar beurt hoe digitalisering geografische grenzen doet vervagen. Door technische demonstraties te digitaliseren en te professionaliseren, maken ze complexe technologie begrijpelijk en toegankelijk voor een wereldwijd publiek. Hun succes bewijst dat je vanuit Vlaanderen een internationale impact kunt hebben als je durft te innoveren.
De menselijke factor als sleutel tot succes
Ondanks alle technologische vooruitgang blijft het menselijke aspect doorslaggevend voor succes. De winnaars van 2024 onderscheiden zich door hun vermogen om technologie en menselijk talent te laten samensmelten. CTESO bijvoorbeeld, heeft een cultuur gecreëerd waarin technische expertise en persoonlijke ontwikkeling hand in hand gaan. Hun medewerkers krijgen niet alleen de ruimte om te groeien in hun vakgebied, maar worden ook gestimuleerd om nieuwe ideeën aan te dragen.
Bizzcontrol demonstreert hoe je technologie kunt inzetten om mensen effectiever te laten samenwerken. Hun oplossingen zijn niet alleen gericht op procesoptimalisatie, maar vooral op het verbeteren van de werkervaring van hun gebruikers. Het is deze mensgerichte aanpak die hen onderscheidt in een markt vol technologische oplossingen.
Duurzaamheid als business driver
De integratie van duurzaamheid in het businessmodel is niet langer een keuze, maar een noodzaak. De winnaars van 2024 tonen hoe je hier op verschillende manieren invulling aan kunt geven. De Sutter Naturally heeft duurzaamheid tot kern van hun bedrijfsvoering gemaakt, van productie tot verpakking. Hun succes bewijst dat er een groeiende markt is voor bedrijven die ecologische verantwoordelijkheid serieus nemen.
Hanssens laat zien hoe je traditioneel vakmanschap kunt combineren met moderne, duurzame praktijken. Door te investeren in duurzame productieprocessen en materialen bouwen ze aan een toekomstbestendig bedrijf. Ook Certipower draagt bij aan de verduurzaming van onze economie door hun focus op energie-efficiëntie en hernieuwbare energie.
Lessen voor de toekomst
De winnaars van de KMO awards 2024 reiken belangrijke lessen aan voor andere ondernemers. Hun succes is geen toeval, maar het resultaat van doordachte keuzes en consistent handelen. Ze tonen dat groei en innovatie hand in hand kunnen gaan met duurzaamheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid.
Enkele cruciale inzichten die naar voren komen:
Focus op kernexpertise: De meest succesvolle bedrijven hebben een duidelijke focus en durven daarin te excelleren. Of het nu gaat om EventPay in betaaltechnologie of Vansichen in lineaire techniek, ze zijn elk expert in hun domein.
Investeer in mensen: Technologie mag dan een enabler zijn, uiteindelijk maken mensen het verschil. De winnaars investeren consequent in hun teams en creëren een cultuur waarin talent kan floreren.
Denk duurzaam: Duurzaamheid is geen marketingtool maar een fundamenteel aspect van moderne bedrijfsvoering. De winnaars integreren dit in elk aspect van hun operaties.
Blijf innoveren: Ook in traditionele sectoren is innovatie mogelijk en noodzakelijk. De winnaars zoeken constant naar manieren om hun producten, diensten en processen te verbeteren.
De weg vooruit
Terwijl deze provinciale kampioenen zich opmaken voor de strijd om de titel van Vlaamse KMO van het jaar, is één ding duidelijk: het Vlaamse ondernemerslandschap bruist van talent en innovatie. De winnaars van 2024 zijn niet alleen succesvol in hun eigen domein, ze zijn ook rolmodellen voor de volgende generatie ondernemers.
Hun verhalen inspireren en motiveren. Ze tonen dat er, ondanks alle uitdagingen, nog steeds volop kansen zijn voor wie durft te ondernemen en te innoveren. Want dat is misschien wel de belangrijkste les van deze awards: succesvol ondernemerschap draait niet om individuele prestaties, maar om het verschil dat je maakt voor je klanten, je medewerkers en de hele maatschappij.
Terwijl we bij Office Angels terugkijken op ons eigen traject van award-winnaar naar jury-deelname, beseffen we meer dan ooit dat ondernemerschap draait om constante groei en ontwikkeling. De winnaars van 2024 zijn het levende bewijs dat het Vlaamse ondernemerslandschap klaar is voor de uitdagingen van morgen. Hun succes inspireert ons om nog beter te worden in wat we doen: ondernemers ondersteunen zodat zij kunnen excelleren in wat zij doen. http://officeangels.be
Op een zonnige najaarsdag spreken we met Sjaak Schipper, eigenaar van SJSD, een gespecialiseerd ingenieursbureau. Met een kop koffie erbij vertelt hij openhartig over zijn reis van Nederland naar België en hoe hij zijn bedrijf succesvol transformeerde met de juiste ondersteuning.
Inhoudstafel
Vertel eens, wat doe je precies met je bedrijf?
Ik ben burgerlijk ingenieur en maak statische berekeningen voor woningen en bedrijfspanden. Eigenlijk bereken ik alles wat met de constructie te maken heeft. Ik hou het bewust kleinschalig en werk volledig op afstand. Dat was een bewuste keuze, want zo kan ik er ook zijn voor mijn kinderen. Het grappige is dat al mijn klanten nog in Nederland zitten, terwijl ik nu vanuit België werk.
Dat klinkt als een behoorlijke verandering. Wat bracht je naar België?
Het begon eigenlijk als iets tijdelijks, maar je weet hoe dat gaat – soms lopen dingen anders dan gepland. Inmiddels wonen we hier permanent en dat bevalt prima. Maar die overgang, dat was wel even wat. Vooral omdat ik in Nederland een eenmanszaak had en hier ineens met een heel ander systeem te maken kreeg. Ik maakte me best zorgen over die beruchte 0% BTW-regeling en alle Belgische regelgeving.
Hoe ben je bij Office Angels terechtgekomen?
Ik zocht eigenlijk naar iemand die me kon helpen met die overgang. Het toeval wilde dat ik in contact kwam met Margaux, mijn Customer Success Angel. We hadden meteen een klik. Ze begreep precies waar ik tegenaan liep en nam me met veel geduld mee in het hele proces. Wat me echt verraste was hoe snel ze andere specialisten binnen Office Angels inschakelde als dat nodig was. Zo had ik ineens een heel team dat me hielp om vanuit België mijn Nederlandse klanten te blijven bedienen.
Wat maakt die samenwerking voor jou zo waardevol?
Het fijne is dat ik nu eindelijk die taken kan loslaten waar ik eigenlijk geen energie van kreeg. Weet je, als ingenieur wil je gewoon bezig zijn met je berekeningen en je klanten. Nu heb ik altijd iemand om mee te overleggen over planning of mijn overvolle mailbox. Ilse helpt me met het uitzoeken van dossiers en de facturatie loopt ook gewoon. Het klinkt misschien simpel, maar het geeft zoveel rust als dat soort dingen gewoon geregeld worden.
We horen dat je bedrijf behoorlijk geprofessionaliseerd is?
Ja, dat is echt een wereld van verschil! Ik zou zeggen dat wel 80% van mijn bedrijfsprocessen verbeterd zijn. Vroeger was het allemaal wat rommelig, maar nu heeft alles structuur. Mijn e-mails zien er professioneel uit, elk project heeft een duidelijke structuur en alles is makkelijk terug te vinden. Het werkt gewoon veel prettiger wanneer alles een logische plek heeft.
Wat zou je andere ondernemers aanraden die voor dezelfde uitdaging staan?
Kijk, als je vanuit Nederland hier komt ondernemen, dan komt er echt veel op je af. Het is zo waardevol om dan een partij te hebben die flexibel kan meedenken en schakelen. Of het nu gaat om software, IT-ondersteuning of administratie – ze pakken het allemaal op. En het fijne is dat ze niet alleen maar uitvoeren, maar echt meedenken over hoe je je bedrijf kunt verbeteren.
Hoe kijk je nu terug op die hele transitie?
Het was soms best spannend, maar ik ben zo blij dat ik deze stap heb gezet. Mijn werk is nog steeds hetzelfde, maar alles eromheen loopt nu veel soepeler. Ik kan me focussen op waar ik goed in ben, terwijl ik weet dat de rest in goede handen is. En misschien nog wel het belangrijkste: ik heb meer tijd voor mijn gezin, terwijl mijn bedrijf blijft groeien.
Zou je Office Angels aanbevelen aan vrienden en collega’s?
Absoluut! Kijk, als ondernemer ken je dat wel – je bent constant aan het zoeken naar de juiste balans. Wat ik zo sterk vind aan Office Angels is dat ze echt met je meedenken. Het is niet zomaar een bedrijf dat taken overneemt, ze worden echt onderdeel van je verhaal.
Als ik kijk naar mijn eigen ervaring, dan heeft het me zoveel gebracht. Niet alleen praktisch met alle administratie en IT-ondersteuning, maar ook in de manier waarop ik nu mijn bedrijf run. Ze hebben me geholpen om structuur aan te brengen waar ik die nodig had, terwijl ik de flexibiliteit behield om mijn werk op mijn eigen manier te doen.
Wat ik vooral waardeer is hun persoonlijke aanpak. Je bent geen nummer, maar ze kennen je bij naam en weten precies wat er speelt in je bedrijf. Ze denken proactief mee en komen vaak zelf met oplossingen waar ik nog niet aan gedacht had. Dat maakt het verschil tussen gewoon wat taken uitbesteden en echt samen bouwen aan je bedrijf.
Voor andere ondernemers die worstelen met hun administratie, IT of bedrijfsprocessen zou ik zeggen: ga eens met ze in gesprek. Vooral als je op zoek bent naar een partij die niet alleen maar uitvoert, maar echt met je meedenkt over hoe je je bedrijf kunt laten groeien. Het heeft mij in ieder geval enorm geholpen om mijn bedrijf naar een hoger niveau te tillen, terwijl ik meer tijd overhield voor wat echt belangrijk is – mijn klanten en mijn gezin.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Always active
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
