“Ons lokaal bedrijf groeit en onze noden veranderen continu. We hebben steeds vaker mensen nodig met specifieke expertise, waarbij we dan per project bij Office Angels terecht kunnen.”
Olivier Ramos nam in 2011 De Zeeman PRO over met één duidelijke visie: het beste beroepsduikmateriaal leveren en onderhouden. Vandaag, meer dan een decennium later, is zijn bedrijf uitgegroeid tot een internationale speler die actief is in vier landen en zowel professioneel als militair duikmateriaal levert.
Hoe maakte Olivier deze groei mogelijk? Door de juiste expertise op het juiste moment in te schakelen via Office Angels.
Van lokaal naar internationaal: De groei van De Zeeman pro
Toen Olivier Ramos in 2011 de leiding overnam van De Zeeman PRO, was het een lokaal bedrijf gespecialiseerd in beroepsduikmateriaal. “Oorspronkelijk waren we voornamelijk actief in het leveren en onderhoud van beroepsduikmateriaal,” vertelt Olivier. “Ondertussen zijn we in vier landen operationeel en leveren we zowel beroepsduikmateriaal als militair duikmateriaal.”
Deze transformatie van lokaal naar internationaal gebeurde niet zomaar. Het vereiste strategische beslissingen, nieuwe expertise en vooral: de juiste ondersteuning op de juiste momenten.
De uitdagingen van internationale expansie
Internationale groei brengt unieke uitdagingen met zich mee. “De grootste uitdagingen in ons bedrijf vandaag zijn voornamelijk de groei van het bedrijf zelf en het feit van het opstellen van kantoren in andere landen en de synergie tussen die kantoren,” legt Olivier uit.
Het beheren van verschillende locaties, het coördineren van teams across borders, en het waarborgen van kwaliteit en service op elk niveau – dat zijn complexiteiten die veel groeiende bedrijven herkennen. Voor De Zeeman PRO was de oplossing niet het aannemen van voltijds personeel voor elke uitdaging, maar het strategisch inzetten van gespecialiseerde expertise wanneer nodig.
Exponentiële groei in militair duikmateriaal
Naast de traditionele beroepsmarkt ontdekte De Zeeman PRO een groeiende kans in militair duikmateriaal. “Het militaire duiken heeft een exponentiële groei gekend, voornamelijk door de situatie waarin we ons bevinden,” aldus Olivier, verwijzend naar de huidige geopolitieke context.
Deze plotselinge groei in een nieuwe markt vereiste andere vaardigheden, andere marketing aanpak, en specifieke administratieve processen. Precies het soort uitdagingen waarbij externe expertise het verschil kan maken tussen een gemiste kans en succesvolle expansie.
Office Angels als partner in groei
“Met ons bedrijf dat groeit en onze noden die continu veranderen, hebben we steeds vaker mensen nodig met specifieke expertise, waarbij we dan per project bij Office Angels terecht kunnen,” vertelt Olivier over de samenwerking.
De keuze voor Office Angels was strategisch: in plaats van voltijds personeel aan te nemen voor elke nieuwe uitdaging, kan De Zeeman PRO nu flexibel inspelen op veranderende behoeften. “Deze samenwerking met Office Angels vinden we vlot lopen. Het was wel een leerproces om te weten te komen dat de Office Angels allemaal voor ons komen te zorgen.”
Het dream team: 5 Angels – 5 specialisaties
Voor De Zeeman PRO werken momenteel vijf verschillende Angels, elk met hun eigen specialisatie:
Erika & Kasia – Office Angels voor administratieve en ondersteuning Michael & Didier – Marketing Angels voor de groeiende marketing behoeften Lorette – Customer Success Angel en Project Angel
Vooral over Customer Success Angel Lorette is Olivier zeer te spreken: “Mijn Customer Success Angel Lorette, daar zijn we heel tevreden mee. Ze is reactief, responsief, werkt proactief mee. Ze denkt ook mee in welke Angel ons het beste zou kunnen dienen en wie het beste zou passen in de cultuur van ons bedrijf.”
Deze strategische matching – waarbij niet alleen naar vaardigheden maar ook naar bedrijfscultuur gekeken wordt – maakt het verschil tussen externe ondersteuning en echte partnerships.
Toekomstplannen: Meer Angels, meer groei
“Ik zie zeker uitbreiding naar meer samenwerking met Office Angels en het gebruik van andere Angels,” vertelt Olivier over zijn toekomstvisie. “Want onze noden gaan continueel groot worden, anders worden, en we vaak iemand nodig hebben met specifieke kwaliteiten voor specifieke jobs.”
Deze flexibele aanpak stelt De Zeeman PRO in staat om te blijven groeien zonder de overhead van permanent personeel voor elke nieuwe uitdaging. Het is groei op maat, precies afgestemd op wat het bedrijf nodig heeft.
Waarom Olivier andere ondernemers Office Angels aanbeveelt
“Ik zou zeker Office Angels aanbevelen aan anderen,” zegt Olivier zonder aarzelen. “Het is een ideale oplossing voor ad-hoc en specifieke projecten waarvoor misschien niet direct de juiste mensen binnen ons bedrijf zitten met de juiste eigenschappen of kwaliteiten om dat uit te voeren.”
Voor groeiende bedrijven zoals De Zeeman PRO, die geconfronteerd worden met steeds complexere uitdagingen en kansen, biedt Office Angels de perfecte combinatie van expertise en flexibiliteit.
Van lokaal bedrijf naar internationale speler
Het verhaal van De Zeeman PRO toont aan dat groei niet altijd betekent dat je alles intern moet oplossen. Soms is de slimste strategie het inschakelen van specialisten die je helpen je doelen te bereiken, zonder de complexiteit van permanent personeel.
Door samen te werken met Office Angels kon Olivier zich focussen op wat hij het beste doet – het leiden van zijn bedrijf en het ontwikkelen van nieuwe markten – terwijl gespecialiseerde Angels zorgen voor administratie, marketing en projectcoördinatie.
Ben je ook bezig met internationale groei of nieuwe markten?
Want zoals Olivier het zegt: “Het is een ideale oplossing voor specifieke projecten waarvoor je niet direct de juiste mensen binnen het bedrijf hebt.” En dat is precies waar wij voor staan bij Office Angels.
“Het persoonlijk geluk dat ik eruit haal is de voldoening. Ik kom ergens terecht bij een klant en aan het einde van de dag krijg ik te horen: dat is goed gedaan. Dat is goed geregeld.”
Al anderhalf jaar brengt Shanna positieve energie naar bedrijven als Customer Success Angel. Met haar aanstekelijk enthousiasme en toewijding voor kwaliteit zorgt zij voor de perfecte match tussen Angels en projecten.
In dit interview deelt Shanna haar ervaringen binnen Office Angels, legt zij uit wat haar rol precies inhoudt en verklapt zij het grote verschil tussen Office Angels en traditionele uitzendbureaus. Ontdek waarom deze Angel elke dag met plezier haar vleugels uitslaat.
Inhoudstafel
Wat is een Customer Success Angel?
Als we Shanna vragen haar rol uit te leggen, wordt meteen duidelijk waarom zij zo waardevol is voor het team: “Een Customer Success Angel is iemand die de perfecte Angel gaat matchen met een project. Iemand met de ideale expertise die daar als een reddende engel aan te pas komt.”
Maar haar rol gaat veel verder dan alleen het maken van die initiële match:
“Ik ben dan die persoon die op zoek gaat naar die match. En ik neem ook op maandelijkse basis contact op met die projecten. Om te horen: hoe gaat het met jou? Verloopt de samenwerking naar wens? Zijn er zaken waar we nog mee kunnen helpen?”
Shanna benadrukt dat de Angels niet alleen ondersteunend zijn, maar ook adviserend werken: “We kijken mee naar oplossingen. We lopen mee in het verhaal van de onderneming.”
De kracht van positiviteit
Voor Shanna is het Angel-zijn onlosmakelijk verbonden met positiviteit. Wanneer we vragen wat het voor haar persoonlijk betekent om een Angel te zijn, is haar antwoord helder:
“Wat het voor mij betekent om een Angel te zijn is pure positiviteit uitdragen. Naar alle bedrijven waar ik mee in contact kom. Het is absoluut heel belangrijk om je werkdag te kunnen starten met een goed gevoel. Bij Office Angels draait het daarom: we doen enkel en alleen wat we graag doen.”
Die focus op taken die Angels met passie uitvoeren zorgt voor een win-win situatie. Shanna legt uit: “Een C-taak van dat project is een A-taak voor ons. En dat is gewoon een match. Dat is pure positiviteit. Want je kan hier personen serieus uit de nood helpen met dingen waar wij onze passie van maken.”
Van alleen freelancen naar een community van experts
Toen Shanna begon als freelancer, dacht zij er helemaal alleen voor te staan. Office Angels veranderde dat beeld compleet:
“In het begin dacht ik: ik sta er helemaal alleen voor. Maar eigenlijk niet, het is een community geworden. Je krijgt opdrachten die bij je passen, waar je je passie in kunt laten uitblinken.”
De realiteit heeft haar verwachtingen overtroffen: “Het is niet enkel opdrachten krijgen. Je krijgt een community met allemaal talenten die samenkomen. Als ik een vraag heb die ineens opkomt of een probleem, hoef ik het alleen maar in de groep te gooien en ik krijg meteen diverse antwoorden.”
Deze onderlinge verbondenheid wordt versterkt door regelmatige contactmomenten: “Drie keer per week komen we online samen, om zeven uur ’s ochtends of samen ’s middags. Dat is een belangrijk moment wanneer de Angels online komen. Daar is al een binding. Met wat ben je bezig deze week? Wat komt er op je af? Zijn er problemen? Ik heb hier een oplossing voor!”
Office Angels vs. traditionele uitzendbureaus
Shanna is duidelijk over wat Office Angels onderscheidt van traditionele uitzendbureaus:
“Het verschil tussen Office Angels en een klassiek uitzendkantoor zit in het feit dat alles op maat is. Wij komen ergens binnen bij een klant met een bepaalde noodzaak, en daarop gaan wij inspelen.”
In tegenstelling tot traditionele bureaus biedt Office Angels flexibiliteit: “Je zit niet vast aan een fulltime bezetting. Het kan allemaal op afroep. Heb je iemand nodig voor office? Marketing? HR? Training? Daar heb je allemaal Office Angels voor. Je start eventueel met een Office Angel, maar op termijn kun je zelfs een dienst bijnemen, al is het maar voor een uurtje.”
Zij contrasteert dit met traditionele uitzendbureaus: “Daar hang je vast aan een bepaald contractuur, in verband ook met een bepaalde expertise en vaak een parttime of fulltime bezetting.”
De perfecte balans tussen zelfstandigheid en teamwork
Als freelancer bij Office Angels ervaart Shanna het beste van twee werelden:
“De balans tussen zelfstandigheid en teamwork zit eigenlijk in het feit dat je freelancer bent. Je bent zelf ondernemend. Je neemt de verantwoordelijkheid. Maar aan de andere kant ben je als freelancer niet alleen. Je zit in een team. Als je een bepaalde vraag hebt, dan kun je altijd terecht bij je community, die heb je gewoon achter de hand.”
Deze combinatie van vrijheid en ondersteuning ziet Shanna als een groot voordeel: “Het voordeel om met Office Angels samen te werken in plaats van zelf op je eentje van alles te moeten doen, is de expertise. Je kunt altijd bouwen of vertrouwen op een andere Angel die wel die expertise heeft in een bepaald domein.”
En wanneer je zelf vastloopt bij een taak? “Als je voor een uitdaging staat, een bepaalde taak wat er van je verwacht wordt, maar je staat stil … Je denkt, oei, dat kan ik niet, dat is niet mijn ding. Dan neem ik contact op met de andere Angels. Is hier een Angel die expertise heeft hierin? En ongetwijfeld springen er een paar op die mee willen helpen.”
Advies voor nieuwe Angels
Als we Shanna vragen naar haar advies voor nieuwe Angels, is haar antwoord kristalhelder:
“Een Angel die bij ons net zou starten zou ik zeggen: wees jezelf, doe wat je graag doet. En al de rest, al die magie om een engel-functie uit te dragen, dat komt allemaal vanzelf. Ik heb dat een aantal keer mogen beleven. Langsgaan bij een klant … top tevreden. En dat gevoel dat je mee naar huis neemt, dat is fantastisch. Maar wees vooral jezelf. Dat is de key.”
Overweeg je om zelf Angel te worden?
Shanna sluit af met een warme boodschap: “Je bent niet alleen. Je kunt compleet jezelf zijn. En je helpt iedereen om je heen. Dat is het voornaamste.”
Of zoals we bij Office Angels graag zeggen: “Spread your wings!”
Ben je ondernemer en wil je ervaren wat de kracht van een Customer Success Angel zoals Shanna voor jouw bedrijf kan betekenen?
“It’s not what, it’s who.” Deze wijze woorden komen van Nico Van de Venne, een man met een missie die verder reikt dan conventioneel succes. Als coach voor visionaire leiders ontdekte hij hoe een team van virtual assistants zijn praktijk transformeerde. Want hoewel hij anderen helpt hun weg te vinden, weet hij als geen ander hoe eenzaam het pad naar de top kan zijn. En laat dat nu net zijn waar zijn eigen verhaal begint.
Inhoudstafel
De Paradox van Succes
Stel je voor: je hebt alles bereikt wat de maatschappij als ‘succesvol’ bestempelt. Je bedrijf draait, de cijfers kloppen, en toch … Er knaagt iets. Dit was precies waar Nico zich in bevond toen hij besloot dat er iets moest veranderen.
“Constant stress, isolement, overweldiging … het zijn de stille sluipmoordenaars van ondernemersgeluk,” deelt Nico. “En geloof me, ik spreek uit ervaring.”
Waarom een team van Virtual Assistants het Verschil Maakt
Het keerpunt kwam toen Nico besefte dat een team van virtual assistants van Office Angels meer is dan alleen administratieve ondersteuning. Het gaat om het vinden van de juiste partner die je praktijk begrijpt.
Inzicht 1: Doe Niet Alles Zelf
“Ik kan heel veel zaken zelf,” lacht hij, “maar daarvoor is het niet per se je expertise. Je doet het meestal voor 70 à 75 procent. En waarom zou je genoegen nemen met driekwart als er Angels zijn die het voor 100 procent kunnen?”
Inzicht 2: Kies de Juiste Online Partner
Zo kwam hij in contact met Michael, onze Web Angel. “Michael heeft niet alleen een website voor me gebouwd, hij heeft een volledig digitaal ecosysteem gecreëerd. Van het design van mijn e-book tot de complete online uitstraling – hij begreep precies wat ik nodig had om mijn boodschap over te brengen. Dat kan geen AI-tool evenaren.”
Inzicht 3: Denk in Teams, Niet in Taken
“Het mooie aan Office Angels is dat ze zoveel meer zijn dan alleen web development,” vertelt Nico. “Ze bieden een complete oplossing. Of het nu gaat om je online presence, administratie of marketing – er is altijd wel een Angel die precies weet wat je nodig hebt.”
En hier komt een interessant detail: Nico is zelfs getrouwd met een Office Angel! “Dat maakt me misschien wat bevooroordeeld,” grapt hij, “maar het bewijst ook dat ik echt geloof in het concept.”
Inzicht 4: Gebruik de ABC-methode
“Wat ik zo mooi vind aan de Office Angels aanpak is de ABC-methode,” vertelt Nico. “Je A-taken doe je zelf – dat zijn je kerntaken, je passie. De B- en C-taken? Die besteed je uit. En weet je wat het mooie is? Voor elke vraag die ik heb, heeft Office Angels wel een antwoord. Dat is uniek.”
Inzicht 5: Kijk naar de ROI
Voor de cijfermatige ondernemers onder ons heeft Nico een interessante berekening: “Als ik een Angel inschakel, levert me dat 45 procent winst op per uur. Waarom? Omdat ik dat uur kan investeren in een klant, tegen een tarief dat 45 procent hoger ligt dan wat ik de Angel betaal. Dat is pure winst.”
Het resultaat: een strategisch partnership
“Office Angels is geen gewone leverancier,” benadrukt Nico. “Ze zijn een partner geworden in mijn ondernemersverhaal. Van het bouwen van mijn online platform tot het stroomlijnen van mijn processen – ze maken deel uit van mijn strategie. En het mooiste? Je krijgt er een hele hoop collega’s bij. In een wereld waar ondernemerschap soms eenzaam kan zijn, is dat goud waard.”
Een Blik naar de Toekomst
Hoewel zijn eigen zaak momenteel een andere wending heeft genomen, blijft Nico overtuigd van de waarde die Office Angels biedt. “Het feit dat mijn eigen zaak niet bloeide zoals gepland, staat los van de excellente samenwerking met Office Angels. Ze hebben me juist in staat gesteld om mijn core business te blijven doen en me te focussen op wat echt belangrijk is.”
De Les
Nico’s verhaal leert ons een belangrijke les: soms betekent groeien niet méér doen, maar slimmer delegeren. Het gaat niet om wat je doet, maar met wie je het doet. En soms heb je gewoon een engel (of een heel team van Angels) nodig om je daar aan te herinneren.
Ben jij ook klaar om je onderneming naar het volgende niveau te tillen met virtual assistants? Ontdek hoe onze Angels jou kunnen helpen focussen op wat écht telt. Van web development tot complete praktijkondersteuning – wij staan voor je klaar. Bezoek www.officeangels.be voor meer informatie of boek vrijblijvend een kennismakingsgesprek.
Herken je dit? Je bedrijf draait op volle toeren, maar twee keer per jaar word je overspoeld door administratief werk. Voor veel studiebureaus en architectenbureaus is dit een herkenbare uitdaging.
Inhoudstafel
Van Uitdaging naar Oplossing met Virtual Assistance
“Vroeger lag mijn focus op werk binnenhalen,” vertelt Hans Gielis, CEO van D+A, tijdens ons gesprek. “Nu hebben we werk in overvloed, maar zoeken we slimme manieren om onze administratieve processen te stroomlijnen.” Met een team van veertig professionals heeft D+A een stevige positie in de markt van stedenbouwkundige studies en openbare ruimte design.
Waarom een Virtual Assistant voor een Studiebureau?
D+A’s werkterrein strekt zich uit over de hele Vlaamse ruit – van Brussel tot Antwerpen en van Gent tot Leuven. Hun klantenportefeuille bestaat voor twee derde uit overheidsopdrachten en een derde uit private projectontwikkelaars en architecten. “Bij het controleren van groenonderhoud komen er twee keer per jaar enorme administratieve pieken kijken,” licht Hans toe. “Onze vaste administratieve medewerkers kunnen dit er niet zomaar bij nemen.”
Flexibele Administratieve Ondersteuning: De Virtual Assistant Oplossing
De keuze voor een virtual assistant via Office Angels bleek de perfecte match. “Het grote voordeel? Super flexibel én kostenefficiënt,” deelt Hans enthousiast. “We schakelen ondersteuning in voor exact de periode die we nodig hebben – meestal twee tot drie maanden. Zodra de piek voorbij is, bouwen we de ondersteuning weer af. Een virtual assistant past zich perfect aan aan dit ritme.”
Meer dan Alleen Administratie: De Voordelen van een Virtual Assistant
De samenwerking opende nieuwe perspectieven: “We ontdekken steeds meer taken die een virtual assistant voor ons kan oppakken,” vertelt Hans. “Van documentbeheer tot projectadministratie – de mogelijkheden zijn veel breder dan we aanvankelijk dachten.”
De Impact van Virtual Assistance op Bedrijfsgroei
Het succes van deze aanpak blijkt uit de resultaten. Niet alleen heeft D+A hun administratieve uitdagingen onder controle, ze zijn zelfs ambassadeur geworden. “We hebben al verschillende collega-bedrijven doorverwezen naar Office Angels,” zegt Hans trots. “Waaronder Techwin, die nu ook gebruik maakt van virtual assistance.”
3 praktische Tips voor het Werken met een Virtual Assistant in je Studiebureau
Voor studiebureaus die overwegen met een virtual assistant te werken, deelt Hans enkele waardevolle tips:
Begin met Duidelijke Processen “Zorg dat je precies weet welke taken je wilt uitbesteden aan je virtual assistant,” adviseert Hans. “Bij ons waren de seizoensgebonden administratieve taken een perfect startpunt.”
Bouw de Samenwerking Stap voor Stap Op “Begin met één specifiek proces en breid dit geleidelijk uit. Zo kunnen zowel jij als je virtual assistant wennen aan de werkwijze en ontstaat er een natuurlijke flow.”
Communiceer Helder “Wees duidelijk in je verwachtingen en sta open voor feedback van je virtual assistant. Zij hebben vaak ervaring met verschillende bedrijven en kunnen waardevolle inzichten delen.”
Virtual Assistant als Strategische Keuze
Voor groeiende studiebureaus en andere kennisintensieve bedrijven biedt een virtual assistant de perfecte balans tussen flexibiliteit en professionele ondersteuning. Je krijgt toegang tot expertise wanneer je die nodig hebt, zonder de overhead van vast personeel.
Start met Virtual Assistance voor je Studiebureau
Ben je geïnspireerd door het verhaal van D+A? Overweeg dan deze stappen:
Breng je piekmomenten in kaart
Identificeer terugkerende administratieve taken
Begin met een proefperiode
Evalueer en pas aan waar nodig
Conclusie: Virtual Assistance als Groeiversneller
Het verhaal van D+A toont aan dat virtual assistance meer is dan alleen een tijdelijke oplossing. Het is een strategisch instrument dat groei mogelijk maakt zonder dat administratieve taken een bottleneck vormen.
Worstel jij ook met administratieve pieken? Ontdek hoe een virtual assistant van Office Angels jouw bedrijf kan ondersteunen. Bezoek www.officeangels.be voor meer informatie.
“Het was eigenlijk heel simpel,” vertelt Kristof De Meyer, bestuurder van CloudPoint, terwijl hij terugblikt op zijn ervaring met Office Angels. “We hadden een overvloed aan administratief werk, maar niet genoeg om iemand voltijds aan te nemen.” Dit dilemma zal voor veel ondernemers herkenbaar klinken – te veel werk voor één persoon, maar te weinig voor een fulltime medewerker.
De Uitdaging: Groeiende Administratieve Taken
CloudPoint, een bedrijf dat zich specialiseert in het leveren van zorgeloze IT- en telefoniediensten aan zelfstandigen en KMO’s, stond voor een typische groeipijn. De dagelijkse administratieve taken stapelden zich op, procedures moesten worden uitgewerkt, en er was behoefte aan structuur. “We hadden zeker niet genoeg werk voor iemand om 5 werkdagen zijn agenda vol te zetten,” legt Kristof uit.
De Oplossing: Flexibele Ondersteuning door Julie en Shanna
De oplossing kwam eerst in de vorm van Office Angel Julie, die later werd opgevolgd door Shanna. Beiden richtten zich op algemene administratie en het opvolgen van klantendebiteuren, en brachten precies die flexibele ondersteuning die CloudPoint nodig had. Wat Kristof vooral verraste, was de technische bekwaamheid van de Angels. Voor zowel Julie als haar opvolger Shanna was het werk bij CloudPoint een geweldige ervaring. De sfeer was er bijzonder aangenaam en de medewerkers stonden altijd open voor hun input en ondersteuning. “Wij werken met verschillende softwarepakketten die allemaal aan elkaar vasthangen. Die kennis, of toch een groot stuk ervan, was al aanwezig bij de Office Angels, waardoor we heel snel aan de slag konden.”
Het Resultaat: Gestroomlijnde Processen en Tijdsbesparing
Het resultaat? Een opmerkelijke transformatie in de bedrijfsprocessen. “Er is goed werk geleverd, heel correct werk,” benadrukt Kristof. “Er was veel communicatie, efficiënte en goede communicatie vooral.” Maar het meest indrukwekkende resultaat kwam later: “Wij hebben op een bepaald moment bepaalde zaken terug zelf in handen genomen, maar dat was grotendeels te danken aan onze Office Angels. Zij hebben ons geholpen om die procedures op hun plaats te krijgen en bepaalde zaken correct in te stellen. Het is eigenlijk dankzij hun dat de administratieve tijd die we vandaag spenderen, heel beperkt is.”
Waarom CloudPoint Koos voor Office Angels
Voor Kristof is de meerwaarde van Office Angels zo duidelijk dat hij niet aarzelt om het aan anderen aan te bevelen: “Ik zou zelfs verder durven gaan en iedereen durven aanraden om verder te kijken dan iemand puur in dienst te nemen. Om de simpele reden dat je dan meer focus kan leggen op je eigen core business. Dat is uiteindelijk het belangrijkste, en dan alle administratieve zaken over te laten aan een Office Angel die je eigenlijk flexibel kan inzetten.”
Het verhaal van CloudPoint illustreert perfect hoe de juiste ondersteuning op het juiste moment een bedrijf kan helpen groeien en professionaliseren. Door de flexibele inzet van Julie en Shanna als Office Angels kon het bedrijf niet alleen zijn immediate administratieve uitdagingen aanpakken, maar ook duurzame systemen en procedures ontwikkelen die het bedrijf nog steeds ten goede komen.
“Het korte antwoord op de vraag of ik Office Angels zou aanraden is ja,” concludeert Kristof met een glimlach. Een eenvoudig antwoord dat voortkomt uit een succesverhaal van efficiëntie, professionaliteit en doelgerichte groei.
Wanneer vakmanschap en ondersteuning samenkomen, ontstaat er iets moois. Dat bewijst het verhaal van Mathieu Berteele, zaakvoerder van Feetocare. Als orthopedisch schoentechnoloog met dertig jaar ervaring en een specialisatie in orthopedische maatschoenen en steunzolen, besloot hij in februari 2022 zijn eigen weg in te slaan. Een keuze die voortkwam uit een diepgewortelde wens om zorg op zijn eigen manier te verlenen.
“In grote bedrijven wordt er helaas soms te veel naar cijfers gekeken in plaats van naar wat echt werkt voor de patiënt,” vertelt Mathieu. “Ik wilde het op mijn manier doen, met de focus op wat het beste is voor elke individuele patiënt.” Deze visie bleek succesvol: door zijn jarenlange ervaring in verschillende settings – van centra voor mensen met een beperking tot neurologische centra en centra voor amputatiepatiënten, aangevuld met huisbezoeken in rusthuizen en ziekenhuizen – had hij al een stevig netwerk opgebouwd.
De weg naar Office Angels liep via een bijzondere connectie. Mathieus vader, Xavier Berteele, is voorzitter van de Belgische Beroepsfederatie van Orthopedisch Technologen (BBOT). Met zijn achtergrond als prothesist en vijftien jaar directeurschap bij Cebelor, een vooraanstaand bedrijf in de orthopedische sector, wist Xavier als geen ander het belang van goede ondersteuning. Na een succesvolle samenwerking rond opleidingen tussen de BBOT en Office Angels, was het Xavier die zijn zoon de weg wees naar professionele ondersteuning.
Van Eenmanszaak naar Twee Praktijken
De start van Feetocare was voorspoedig. “Ik had direct heel veel werk,” herinnert Mathieu zich. “Veel kinesisten en artsen die me al lang kenden, en ook oud-collega’s die zelf zelfstandig waren geworden maar geen orthopedische schoenen maken, stuurden patiënten door.” Deze snelle groei werd nog versterkt door een bijzondere kans: de overname van een steunzolenpraktijk van een collega die met pensioen ging.
“Die overname was een ideale gelegenheid,” legt Mathieu uit. “Ik had al veel ervaring met steunzolen uit mijn vorige werk, en het brengt een heel ander, gevarieerd publiek met zich mee – van kinderen tot ouderen. Het maakt het werk nog interessanter.” Deze uitbreiding in juli droeg bij aan de stevige groei van het bedrijf.
Uitdagingen in Administratieve Groei
Maar succes brengt ook uitdagingen met zich mee. In het eerste jaar werkte Mathieu vanuit beperkte ruimte, waar hij een kamer had ingericht als orthopedieruimte voor zijn passchoenen, leesten en schoenen die klaar waren voor levering. “Het was niet ideaal,” geeft hij toe. “Je probeert wel wat werkplaatstaken uit te voeren, maar de ruimte was beperkt.”
Een uitkomst kwam via zijn eerste werkgever, die hem toestond om tegen een kleine huurprijs gebruik te maken van een professionele schoenmakersmachine. “Dat stelde me in staat om al het atelierwerk op één dag te bundelen,” vertelt Mathieu. In mei 2024 volgde de grote stap naar een eigen pand in Meise, inclusief eigen machine.
Flexibele Administratieve Ondersteuning
De snelle groei van Feetocare bracht intense werkdagen met zich mee. “Ik werkte bijna zeven op zeven,” herinnert Mathieu zich. “Het was duidelijk dat er ondersteuning nodig was om dit vol te houden.” De oplossing kwam in de vorm van een team van gespecialiseerde Angels.
Erik, de vaste Office Angel, werd al snel onmisbaar. “Hij komt één dag per week naar Meise en doet veel meer dan alleen administratie,” vertelt Mathieu enthousiast. “Van materiaal aanvullen tot kaders ophangen – geen taak is hem te veel. Het zijn allemaal kleine dingen die samen enorm veel tijd in beslag namen.” Erik werkt ook regelmatig vanuit huis, wat de flexibiliteit vergroot. “Als ik iets nodig heb, stuur ik hem een bericht of mail. Zelfs als ik in de auto zit, kan ik een spraakbericht sturen dat hij dan op de to-do lijst zet. Hij is echt uitgegroeid tot mijn persoonlijke assistent.”
Shanna, de Customer Success Angel, houdt alle ontwikkelingen in de gaten. Via maandelijkse check-ins met Mathieu en wekelijkse stand-up meetings met Erik zorgt ze ervoor dat alle processen soepel verlopen. “Deze aanpak zorgt ervoor dat we snel kunnen schakelen als er uitdagingen zijn,” legt ze uit. “Door de korte communicatielijnen kunnen we proactief meedenken en oplossingen aanreiken nog voor ze echt problemen worden.”
Expertise op elk gebied
De ondersteuning breidde zich uit naar andere expertisegebieden. Matti, de IT Angel, zorgde voor een vlotte computerinfrastructuur. “Hij heeft ervoor gezorgd dat al mijn computers op dezelfde manier werken en heeft verschillende technische problemen opgelost,” vertelt Mathieu. Ellen, de Marketing Angel, zette een doelgerichte Google Ads-campagne op om de naamsbekendheid in Meise te vergroten. Met succes: gemiddeld verwelkomt Feetocare nu acht nieuwe klanten per maand via deze weg.
“De marketinginvestering verdient zichzelf terug,” vertelt Mathieu tevreden. “We zien niet alleen een mooie return on investment, maar kunnen het extra rendement ook direct herinvesteren in nieuwe marketinginitiatieven.” Er liggen ook plannen klaar voor een website-update, die de online aanwezigheid van Feetocare verder moet versterken.
De kracht van flexibele ondersteuning
Een sprekend voorbeeld van de toegevoegde waarde kwam toen Mathieu een probleem had met de elektriciteit van zijn machine. “Erik bood spontaan aan om naar Meise te komen om de elektricien binnen te laten en ervoor te zorgen dat alles in orde kwam,” vertelt Mathieu. “Dat was perfect, want ik was op dat moment ergens anders. Dit soort flexibiliteit maakt echt het verschil.”
De voordelen van werken met freelance Office Angels zijn volgens Mathieu duidelijk merkbaar. “Je merkt dat deze mensen vaak meer gemotiveerd zijn dan iemand die als vaste kracht voor een groot bedrijf werkt,” observeert hij. “Ze denken echt mee met je bedrijf en komen vaak met eigen initiatieven.”
Digitale communicatie als sleutel tot succes
De dagelijkse samenwerking verloopt soepel dankzij moderne communicatiemiddelen. “We hebben een gedeelde werkruimte waar alle taken worden bijgehouden,” legt Mathieu uit. “Als ik onderweg ben, stuur ik Erik een WhatsApp of spraakbericht met taken die opgepakt moeten worden. Het werkt allemaal heel intuïtief en natuurlijk.”
De groei van één naar twee praktijken
Een bijzonder succesverhaal is de uitbreiding met de steunzolenpraktijk. “Een collega die bijna met pensioen ging, besloot haar patiëntenbestand over te dragen,” vertelt Mathieu. “Ze had haar hele carrière alleen steunzolen gemaakt. Voor mij was dit een ideale kans omdat ik deze expertise al had vanuit mijn vorige werk. Het brengt ook een heel ander publiek met zich mee – van kinderen tot jongvolwassenen en ouderen. Die variatie maakt het werk extra boeiend.”
Office Angels speelde een cruciale rol bij het stroomlijnen van deze overgang. “Je moet je voorstellen dat zo’n overname veel extra administratief werk met zich meebrengt,” legt Mathieu uit. “Dankzij de ondersteuning van het team kon ik me blijven focussen op mijn kernactiviteit: het helpen van patiënten.”
Het belang van een sterk netwerk
Het succes van Feetocare is mede te danken aan een sterk netwerk van verwijzers. “Ik werk samen met veel kinesisten die me al lang kennen, evenals artsen en oud-collega’s die zich ook als zelfstandige hebben gevestigd,” vertelt Mathieu. “Door goede zorg te leveren, krijg je vanzelf mond-tot-mondreclame. Als artsen en kinesisten tevreden zijn, komen er vanzelf meer verwijzingen.”
Toekomstplannen
Met de verhuizing naar het pand in Meise en de aanschaf van een eigen schoenmakersmachine zijn belangrijke mijlpalen bereikt. “Nu kunnen we eindelijk alle werkzaamheden onder één dak uitvoeren,” zegt Mathieu tevreden. De website-update staat gepland voor januari, en er zijn plannen om de online marketing verder uit te breiden.
Advies voor andere ondernemers
“Ik raad Office Angels absoluut aan aan andere scale-ups en groeiende bedrijven,” besluit Mathieu. “Vooral omdat het zo flexibel is. Als startend bedrijf heb je vaak nog niet de financiële ruimte om direct iemand fulltime in dienst te nemen. Office Angels biedt de perfecte oplossing om mee te groeien met je behoeften. Heb je extra ondersteuning nodig? Dan wordt er vanuit Office Angels altijd meegedacht en een passende Angel gezocht.”
Een warm hart voor Office Angels
“Tot nu toe ben ik ongelofelijk tevreden,” vat Mathieu samen. “Ik heb eigenlijk geen enkel punt van kritiek. Alle Angels zijn gemotiveerd en denken proactief mee. Of het nu gaat om administratie, IT, marketing of ad-hoc ondersteuning – voor elke vraag is er een oplossing. Die persoonlijke touch, gecombineerd met hun professionele aanpak, maakt dat ik hen met een gerust hart aanbeveel bij collega’s en andere ondernemers.”
Het verhaal van Feetocare toont hoe de juiste ondersteuning een bedrijf kan laten groeien zonder dat de zaakvoerder overweldigd raakt. Van vader op zoon werd niet alleen vakmanschap doorgegeven, maar ook het belang van slim delegeren. Met de combinatie van Mathieus expertise in orthopedische zorg en de veelzijdige ondersteuning van Office Angels, lijkt een gezonde groei voor de toekomst verzekerd.
Ps.: Wist je dat Office Angels en Virtual Assistants heel wat taken kunnen uitvoeren: lees zeker deze blog…
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
