Als ondernemer is het bijhouden van je financiën noodzakelijk voor het runnen van je bedrijf. Hoewel veel ondernemers Excel gebruiken voor hun boekhouding, is dit niet altijd de beste oplossing. In dit artikel vind je vijf tips om te investeren in goede boekhoudsoftware en zo je boekhouding te optimaliseren.
Kies software die makkelijk in gebruik is.
Voordat je op zoek gaat naar boekhoudsoftware is het belangrijk om te weten wat je precies nodig hebt. Maak een lijst van eisen en wensen, zoals facturatie, bankkoppelingen en rapportages. Kies voor software met een intuïtief overzicht en eenvoudige navigatie, zodat je meteen aan de slag kunt.
Zorg ervoor dat de software die je kiest aan je behoeften voldoet.
Denk goed na over wat je bedrijf nodig heeft van boekhoudsoftware. Zoek naar software die voldoet aan de lokale wetgeving.
Veel softwarepakketten bieden verschillende functies aan, zoals facturering, rapportage, belastingberekening en inventarisbeheer. Bepaal welke functies je nodig hebt en zoek software die deze functies biedt.
Zorg ervoor dat de software die je gebruikt veilig is en voldoet aan de GDPR.
Het is belangrijk dat de software die je gebruikt veilig is en voldoet aan de GDPR, zodat je bedrijfs- en persoonsgegevens niet op de verkeerde manier worden gebruikt of opgeslagen.
Koop software die regelmatig wordt bijgewerkt en die je helpt problemen op te lossen als dat nodig is.
Zorg ervoor dat de software die je kiest kan meegroeien met je bedrijf.
Je bedrijf kan in de loop van de tijd veranderen. Kies daarom voor software die flexibel is en die kan worden aangepast aan je veranderende behoeften. Zo voorkom je dat je telkens op zoek moet naar nieuwe software en kun je je concentreren op je bedrijf in plaats van op de software.
Houd rekening met de prijs-kwaliteitverhouding.
Er zijn veel verschillende boekhoudprogramma’s op de markt en de prijzen kunnen sterk variëren. Kijk niet alleen naar de prijs, maar ook naar de functionaliteiten en de kwaliteit van de software. Zoek naar software die betaalbaar is, maar ook aan je behoeften voldoet. Houd ook rekening met eventuele bijkomende kosten, zoals onderhoud, training en ondersteuning.
Ten slotte is het aan te raden om te kiezen voor een cloudoplossing. Dit betekent dat je boekhouding altijd en overal toegankelijk is en je geen software hoeft te installeren op je computer. Zo werk je altijd met de nieuwste versie van het programma en kun je bijvoorbeeld vanuit huis of onderweg facturen maken en versturen.
Kortom, investeer in goede boekhoudsoftware om je boekhouding te optimaliseren en meer tijd te besteden aan je bedrijf.
Office Angels weet dat het lastig kan zijn om de juiste boekhoudsoftware te vinden, dus helpen we je graag met het kiezen van de juiste boekhoudsoftware die aan je behoeften voldoet en die GDPR-compliant is.
Wij kunnen ook je boekhouding doen, zodat je je kunt concentreren op andere belangrijke dingen in je bedrijf.
Partnerdeal
Als Officiële Partner van Billit kunnen we jou 14 dagen gratis laten testen en spelen met de Billit Facturatiesoftware voor kleine en middelgrote ondernemingen. Klik op onderstaande banner en maak een gratis account bij Billit. Je kan de software zelfs gratis blijven gebruiken als je enkel facturen wilt maken.
Wil je efficiënter omgaan met je administratie? Dat is zeker een goed idee! Er zijn veel manieren waarop je dit kunt doen, en in dit blogartikel bespreken we er 5. We beginnen met het bespreken van software die kan helpen bij het efficiëntere werken, en daarna gaan we over tot het outsourcen van administratieve taken. Doe je voordeel met deze tips en ervaar hoe gemakkelijker het leven kan zijn als alles op orde is!
1. Centraliseer jouw administratie
Wij raden aan dat je je taken zoveel mogelijk centraliseert met software. Dit maakt het overzichtelijker en zorgt ervoor dat je efficiënter kunt werken. Er zijn veel verschillende soorten software beschikbaar, en je kunt er vaak een gratis proefversie van downloaden om uit te proberen of het iets voor je is. Office 365 van Microsoft is hier een goed voorbeeld, waar je heel veel apps en Sharepoint kunt gebruiken. Dit zal je helpen bij het efficiënt beheren van je administratie. Daarnaast zijn er veel andere opties beschikbaar, dus bekijk goed wat het beste bij je past en maak hier gebruik van!
2. Besteed uit waar je geen kennis van hebt
Hoewel software een geweldige manier kan zijn om je administratie efficiënter te beheren, is het niet altijd het allesomvattende middel. Soms is het nodig om bepaalde taken uit te besteden om ze sneller en nauwkeuriger gedaan te krijgen. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om een Virtuele Assistent in te huren om te helpen met sommige van je administratieve taken. Dit kan een geweldige manier zijn om wat van de druk weg te nemen, zodat je je op andere dingen kunt concentreren. Er zijn veel verschillende soorten Virtuele Assistenten beschikbaar, dus doe je onderzoek en zoek er een die bij je past. Je zult blij zijn dat je dat gedaan hebt!
3. Plan jouw taken in
Als je efficiëntere resultaten wilt behalen, dan is het belangrijk om je administratieve taken goed in te plannen. Maak een schema of lijst met alle taken die je moet doen, en probeer hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Door je hieraan te houden, zal je merken dat je veel efficiënter werkt en dat alles op orde is!
4. Outsourcing is meestal goedkoper dan staffing
Leer werk uitbesteden. Het geeft je flexibiliteit en het is een pak goedkoper dan personeel aanwerven. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het uitbesteden van administratieve taken of het inhuren van een Virtuele Assistent. Door dit te doen, zal je merken dat je veel efficiënter werkt en dat alles op orde is! Het uitbesteden van administratieve taken aan specialisten is een goede manier om deze efficiënter uit te voeren. Zo weet je zeker dat de werkzaamheden juist en efficiënt worden verricht, en dat jij er geen omkijken naar hebt. Er zijn verschillende bedrijven die zich hierin specialiseren. Lees zeer ook ons stuk over Teams as a Service.
5. Ga digitaal met jouw boekhouding
Als je op zoek bent naar meer efficiëntie als het gaat om je boekhouding, dan zijn er veel dingen die je kunt doen. Met de juiste hulpmiddelen wordt het beheren van je financiën veel gemakkelijker! Zoek een samenwerking met een boekhouder dat volledig digitaal gaat. Dat bespaart jou tijd en geld. Zo kan je zelf al een heel groot deel van jouw administratie en boekhouding doen, en heb je snel een duidelijk overzicht van facturen die je nog moet betalen of die reeds betaald zijn. Wil jij ook digitaal gaan met jouw boekhouding en facturatie? Lees zeker het artikel over het softwarepakket Billit.
Tegenwoordig rekenen boekhouders tussen de € 70,00 en € 90,00 EUR voor secretarieel werk. Dus als je digitaal gaat en je zou zelf de facturen inboeken, dan heb je al een grote kost per maand dat van jouw bord afvalt. Je bent trouwens ook goedkoper als je zou werken met bedrijven zoals Office Angels die voor jou het secretariële werk overnemen en efficiënter omgaan met je administratie. Bekijk onze prijzen.
Maak kennis met Office Angels – uw totaaloplossing voor bedrijfskundige ondersteuning
Ben je een drukbezette ondernemer die wel wat hulp kan gebruiken op het gebied van administratie, personeelszaken, marketing, verkoop of webdesign? Zo ja, dan moet je kennismaken met Office Angels – jouw one-stop oplossing voor bedrijfsondersteuning. Wij zijn hybride assistenten die er speciaal zijn om je werk te verlichten en je leven gemakkelijker te maken. Lees verder voor meer informatie over wat we voor je kunnen doen.
Wat we voor je kunnen doen
Bij Office Angels bieden we een breed scala aan diensten om bedrijven in alle soorten en maten te ondersteunen. Of je nu hulp nodig hebt bij de boekhouding of bij het opzetten van de perfecte marketingcampagne, bij ons kun je terecht. En omdat we hybride assistenten zijn, kunnen we zowel persoonlijk als op afstand ondersteuning bieden, afhankelijk van je behoeften.
Dit zijn slechts enkele manieren waarop we je kunnen helpen:
Administratieve taken zoals het plannen van afspraken, het boeken van reizen en het opstellen van rapporten.
Personeelszaken zoals het interviewen van kandidaten en het voeren van functioneringsgesprekken
Marketingtaken zoals het maken van promotiemateriaal en het omgaan met sociale media
Verkooptaken zoals leads genereren en deals sluiten
Web design taken zoals het bijwerken van je website en het maken van afbeeldingen
Conclusie
Als je op zoek bent naar betrouwbare hulp bij alle aspecten van het runnen van een bedrijf, zoek dan niet verder dan Office Angels. Wij zijn er om je te helpen met alles van boekhouding tot webdesign, en alles daartussenin. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over wat we voor je kunnen doen. We horen graag van je!
Om op de moderne werkplek het maximale uit hun personeel te halen, wenden steeds meer bedrijven zich tot teams as a service (TaaS). Office Angels zijn de eenentwintigste-eeuwse werknemers van het TaaS-model. TaaS is een op abonnementen gebaseerde aanpak die werknemers toegang geeft tot een team van professionals die alles kunnen beheren, van personeelszaken tot kantooradministratie, marketing en verkoop, maar Office Angels zorgen ook voor het maken en onderhouden van websites (Web Angels). Hier zijn vijf voordelen van TaaS:
1. Besparing
TaaS kan bedrijven helpen geld te besparen op personeelskosten. Door niet-essentiële functies uit te besteden aan een team van deskundigen, kunnen bedrijven hun werknemers vrijmaken om zich te concentreren op kerntaken. Daardoor kunnen bedrijven voorkomen dat ze extra personeel moeten aannemen of overuren moeten betalen.
2. Verhoogde productiviteit
TaaS kan de productiviteit van werknemers verbeteren. Als werknemers toegang hebben tot een team van deskundigen, kunnen ze hun werk sneller en efficiënter doen. Dit kan leiden tot een betere winstgevendheid voor bedrijven.
3. Voorkomen van Burn-Outs
TaaS kan stressniveaus voor werknemers verlagen. Door niet-essentiële taken te verzorgen kunnen TaaS werknemers zich op hun werk concentreren en een burn-out voorkomen. Dit kan leiden tot meer tevredenheid en behoud van werknemers.
4. Meer flexibiliteit
TaaS kan de flexibiliteit voor bedrijven vergroten. Met TaaS kunnen bedrijven hun teams naar behoefte op- of afschalen, afhankelijk van hun huidige behoeften. Dit kan bedrijven helpen geld te besparen en wendbaarder te zijn in de huidige, steeds veranderende markt.
5. Blijf de concurrentie voor
TaaS kan bedrijven helpen nieuwe talentpools aan te boren. Door te werken met een team van deskundigen krijgen bedrijven toegang tot vaardigheden en kennis die ze misschien niet kunnen vinden binnen hun huidige personeelsbestand. Dit kan bedrijven helpen de curve voor te blijven en een concurrentievoordeel te behouden.
Conclusie
De taken van vandaag vragen meer en meer gespecialiseerde kennis. Beroep kunnen doen om een team zoals Office Angels is niet alleen kostenefficiënter, maar ook veel productiever. Zo kan je al beroep doen op de skills van een heel Office Angels team voor minder dan de prijs van een voltijdse medewerker. Meer weten? Neem contact met ons op!
Debiteurenbeheer heeft een aanzienlijke invloed op de inkomsten en cashflow van uw bedrijf.
Wanneer deze taken efficiënt worden uitgevoerd, kunnen ze resulteren in tijdige betalingen, tevreden klantenrelaties en een hoge liquiditeit van het bedrijf.
Slecht beheer daarentegen kan resulteren in verspilde personeelstijd, boekhoudkundige fouten, verloren inkomsten en een negatieve cashflow in het bedrijf.
Volg deze tips om het debiteurenbeheer van uw bedrijf te verbeteren en het innen van betalingen eenvoudig en efficiënt te maken.
Debiteurenbeheer zegt u?
Debiteuren (Accounts Recevable) verwijst naar al het geld dat uw bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. Debiteurenbeheer is het geheel van processen die u gebruikt om dat geld te traceren, waaronder:
Facturatie en facturering
Verwerking van betalingen.
Communicatie met klanten.
Interne processen en communicatie.
Kredietbeleid en incassoprocedures.
Debiteurenpersoneel werkt nauw samen met verkoop- en financiële teams en is doorgaans belast met het innen van inkomsten, het registreren van transacties, het verifiëren van betalingen en het oplossen van discrepanties tussen rekeningen.
Wat is het doel van debiteurenbeheer?
Effectief debiteurenbeheer is gericht op het optimaliseren van uw facturerings-, betalings- en incassoprocessen om de tijd die het kost om betaald te worden te verkorten en het risico van oninbare vorderingen te elimineren.
AR-beheer houdt in dat u normen en praktijken voor uw bedrijf ontwikkelt en naleeft om efficiënte facturering en betaling voor uw klanten mogelijk te maken. Dit betekent dat u op tijd betaald wordt en late betalingen vermijdt.
De beste praktijken voor debiteurenbeheer
Volg deze richtlijnen voor een efficiënt en effectief debiteurenbeheer.
1. Maak gebruik van elektronische facturering en betaling.
Schaf papieren facturen en post verzendingen af. Die zijn gemakkelijk te misplaatsen en moeilijk bij te houden. Implementeer in plaats daarvan een elektronisch facturatiesysteem waarmee klanten gemakkelijk online betalingen kunnen doen.
Integreer uw facturerings- en betalingsprocessen. Deze methode automatiseert uw administratie, zodat u minder hoeft bij te houden en minder ruimte hebt voor menselijke fouten.
Gebruik factureringssoftware met geïntegreerde betalingsverwerking, zodat klanten direct vanaf hun factuur kunnen betalen en het systeem de betaling automatisch voor u registreert. Zo kunt u ook opties configureren voor een persoonlijke, systematische follow-up wanneer betalingen te laat zijn. Zonder tijd te verspillen, kan uw bedrijf de betalingen blijven innen terwijl de communicatie op maat blijft van elke klant.
2. Stel een gedetailleerde factureringsprocedure op.
Benader uw factureringsproces met duidelijkheid en consistentie. Documenteer de procedure zodat iedereen in uw organisatie dezelfde procedures volgt.
Uw factureringsprocedure moet de volgende stappen omvatten:
Facturatiedata en facturatieperiodes.
Welke informatie moet elke factuur bevatten? (B.v. inkoopordernummers, adressen, enz.).
Procedures voor het bijhouden van de administratie.
Regelmatige beoordeling en controle van het AR-proces.
Procedures voor het innen van achterstallige betalingen.
Naast de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse stappen die nodig zijn om klanten accuraat te factureren, dient u het volgende in uw documentatie op te nemen:
De contactinformatie voor facturering van elke cliënt.
Indien van toepassing, heeft elke cliënt zijn eigen factureringsgegevens of -stappen.
Betalingsinformatie en notities voor elke cliënt.
3. Stel een krediet- en incassobeleid op – en volg het op
U kunt al dan niet geïnteresseerd zijn in het verstrekken van krediet aan sommige klanten. Als u dat doet, stel dan van tevoren een duidelijk kredietbeleid op om te voorkomen dat u te veel krediet verleent aan sommige klanten en om het voor iedereen in uw bedrijf eenvoudig te maken om te beslissen of u krediet verleent wanneer een klant daarom vraagt.
Een duidelijk beleid voor het innen van achterstallige facturen zorgt er ook voor dat u achterstallige rekeningen proactief kunt aanpakken en uw proces kunt stroomlijnen. Uw incassobeleid moet regelmatige evaluaties van debiteuren omvatten, evenals procedures voor het opvolgen van klanten en het innen van achterstallige saldi.
4. Neem het initiatief
U kunt proactief betalingen innen als u duidelijke procedures hebt. Creëer een proces dat u ertoe aanzet contact op te nemen met een klant op de eerste dag dat een betaling te laat is, zodat ze onmiddellijk op de hoogte zijn van hun betalingstermijnen en eventuele achterstallige saldi, en duidelijke stappen hebben om te betalen.
Elektronische facturerings- en betalingssystemen kunnen helpen bij het centraliseren en oplossen van facturerings- en betalingsproblemen met uw klanten. U kunt bijvoorbeeld factureringssoftware configureren om contact op te nemen met klanten op de eerste dag dat hun betaling te laat is, en vervolgens één keer per week totdat de rekening is voldaan.
5. Maak automatiseringen
Bespaar tijd en voeg consistentie toe aan uw proces door de communicatie met klanten te automatiseren en handmatige processen waar mogelijk te verminderen.
Software voor debiteurenbeheer zou dit voor u moeten doen; u kunt een formulier-e-mail instellen om met een factuur te versturen, een bedank-e-mail om te versturen bij betaling, en herinneringen om te versturen wanneer de betaling achterstallig is.
Zelfs als u nog steeds papieren facturen gebruikt, kunt u uw communicatie automatiseren om tijd te besparen en uw proces te stroomlijnen. Stel triggers in integratiesoftware zoals Zapier in om contact op te nemen met klanten op basis van de invoer in uw administratie. Stel bijvoorbeeld een formulier-e-mail in om naar een klant te sturen wanneer u een betaling in een spreadsheet invoert. Of voeg een taak toe aan uw to-do lijst om een ontvangstbewijs af te drukken en te mailen.
Met boekhoudsoftware zoals Billit en Yuki kunt u de follow-up van late betalingen automatiseren. Met Teamleader kunt u zelfs een geautomatiseerde “Dank u”-mail sturen die u kunt aanpassen met welgemeende woorden.
6. Maak het klanten gemakkelijk
De meeste betalingsproblemen ontstaan omdat klanten moeite hebben met het ontvangen, bekijken of begrijpen van uw facturen, of omdat ze geen toegang hebben tot een snelle en gemakkelijke betalingsmethode.
Elimineer deze problemen door een systeem te implementeren dat eenvoudig te gebruiken is en een positieve klantervaring biedt. Om spamfilters te vermijden, gebruikt u een elektronisch factureringssysteem dat factuurinformatie en links rechtstreeks in een e-mail aflevert. Zet eenvoudige elektronische betalingsportalen op met verschillende betalingsopties waarmee klanten online kunnen betalen (bijvoorbeeld met een creditcard) zodra ze uw factuur hebben gelezen. Als u deze stappen onderneemt, kunt u een sterke klantenrelatie opbouwen en voorkomen dat facturen van klanten niet worden betaald.
7. Gebruik de juiste KPI’s
Houd de volgende KPI’s in de gaten om ervoor te zorgen dat uw debiteurenprocessen soepel verlopen:
Dagen uitstaande verkopen: Dit is de belangrijkste metriek om uw processen voor te optimaliseren. De gemiddelde tijd die nodig is om betalingen te innen, wordt de DUV genoemd. Probeer uw DUV onder de 30 dagen te houden.
Gemiddeld aantal dagen achterstallig: Het aantal dagen dat betalingen van klanten gemiddeld achterstallig zijn. Ook dit cijfer wilt u zo laag mogelijk houden. Als het stijgt, moet u uw processen herzien om ervoor te zorgen dat de facturering vlot verloopt en dat de debiteuren voldoende personeel hebben om de inningen af te handelen.
Omzetratio: Dit cijfer geeft uw cashflow aan en laat zien hoe snel u inkomsten van klanten int (d.w.z. rekeningen omzetten in contanten). Houd een laag cijfer aan. Een hoge ratio wijst op een groot aantal openstaande rekeningen met niet-geïnde inkomsten, waardoor u uw facturerings- en incassoprocessen zou moeten heroverwegen.
Doeltreffendheidsindex voor incasso: Dit is het percentage rekeningen waarop inkomsten worden geïnd. Dit percentage moet zo dicht mogelijk bij 100 liggen, wat aangeeft dat u van al uw klanten betaling hebt geïnd.
Herziene facturen: Vermijd indien mogelijk de noodzaak om klantenfacturen te herzien. Als het aantal herziene facturen in de loop van de tijd of gedurende een bepaalde periode toeneemt, moet u uw factureringsbeleid herzien en eventueel overwegen of u meer personeel nodig hebt om de efficiëntie te waarborgen en fouten te voorkomen die de betaling vertragen.
8. Betrek alle teamleden bij het proces
Uw debiteurenproces moet niet beperkt blijven tot uw debiteurenteam. Door het proces bekend te maken bij alle teams die met de klant te maken hebben, zoals het verkoopteam, kan iedereen op dezelfde golflengte zitten en deel uitmaken van het proces. Het verbetert de efficiëntie, vermijdt redundantie en elimineert fouten die tijd kunnen verspillen of uw bedrijf geld kunnen kosten.
Samenvatting
Het belangrijkste doel van debiteurenbeheer in uw bedrijf is het maximaliseren van de cashflow, het minimaliseren van de kosten en het onderhouden van een positieve klantrelatie.
Overgaan op elektronische facturering en betalingen is een cruciale stap in het stroomlijnen en organiseren van dit proces om fouten te beperken en het uw klanten gemakkelijker te maken.
Door de juiste systemen in te voeren – en u eraan te houden – zal uw debiteurenadministratie aanzienlijk verbeteren. Een groot deel van dit proces kan worden gesystematiseerd en geautomatiseerd, zodat u zich kunt concentreren op het grotere geheel.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Always active
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
