0800 64 600 hallo@officeangels.be

Praktijkvoorbeeld

Stress in de tuin

Didier is sinds 2015 tuinaannemer. Hij wil terug meer plezier in zijn werk.
De uren achter zijn bureau wil hij uitbesteden. Zo kan hij terug doen wat hem nauw aan het hart ligt.

Inleiding

Didier is een jonge ondernemer die al op zijn achttiende zijn eigen bedrijf startte. Hij heeft hard gewerkt om zijn zaak te laten groeien en nu heeft hij een team van 10 medewerkers, waaronder een administratief assistent.

Didier is ook een trotse vader van een dochtertje dat zes maanden geleden geboren is. Hij vindt het belangrijk om betrokken te zijn bij haar opvoeding en om quality time met haar door te brengen.

Tuinier plant duurzaam met administratieve hulp van Office Angels

profielschets

Didier heeft een tuinonderhoudsbedrijf.

Hij heeft 10 mensen in dienst, waarvan 1 administratief persoon.

Hij houdt zich voornamelijk bezig met offertes, verkoop en de planning van zijn teams.
Didier zit teveel op kantoor en wil graag meer de tuinen bezoeken van zijn klanten voor opvolging.
Didier beleeft nog weinig plezier en verlangt naar vakantie met zijn gezin.
Didier en zijn team werken in een seizoensgebonden omgeving.

WAT WE DOEN

Office

  • Personeelsplanning
  • Dagelijkse administratie

  • Orderverwerking
  • Sociaal secretariaat

  • E-mails van klanten opvolgen

Sales

  • Offertes voorbereiden

Marketing

  • Foto’s van tuinen posten op Insta en FB

  • Blog schrijven

Web

  • Blog posten op Website

ACADEMY

  • Training Excel en Powerpoint aan administratieve

MEER WETEN?

Olivier Stroobant is zaakvoerder van Stolm Totaalinterieur en is vaste klant voor al de diensten van Office Angels.

Wat zegt OLIVIER van ons?

Bij Stolm verzorgen we het complete interieur van woningen, wat weinig tijd overlaat voor onze eigen administratie. Gelukkig kunnen we daarvoor altijd rekenen op Office Angels. Zij hebben niet alleen onze nieuwe website gecreëerd, waar we enorm tevreden over zijn, maar hebben ook onze online aanwezigheid versterkt. Bovendien vormen de Business Angels een uitstekende sparringpartner om onze ideeën te bespreken. We maken bijna gebruik van alle diensten die Office Angels biedt, wat voor mij een ware zegen is. Ik heb een team van professionals tot mijn beschikking die snel kunnen schakelen en precies begrijpen hoe ik werk.

Olivier Stroobant
Zaakvoerder Stolm Totaalinterieur
www.stolm.be 

Heb je nog vragen?

Wat is het verschil tussen Virtual, Hybrid en On Premise Angels?

Een hybride assistent is iemand die zowel vanuit huis als op locatie werkt. Dit betekent dat je persoonlijk contact kunt hebben met je assistent, maar ook kunt profiteren van de flexibiliteit en besparing die een virtuele assistent biedt. Bij Angels on Premise werken onze engeltjes voornamelijk bij jou op kantoor, maar hebben ze ook de mogelijkheid om af en toe thuis te werken. Zo krijg je het beste van beide werelden!

Krijg ik een vaste Office Angel

Een Office Angel is je vaste aanspreekpunt binnen het bedrijf. Maar we hebben meerdere helpers, en we verdelen het werk zodat de juiste mensen aan de juiste taken werken.

Kan ik ongebruikte abonnementsuren overdragen naar de volgende maand?

Nee, ongebruikte abonnementsuren kunnen niet worden overgedragen naar de volgende maand. Bij Office Angels hanteren we een maandelijks vernieuwingssysteem om onze dienstverlening flexibel en up-to-date te houden. Dit stelt je in staat om elke maand je behoeften opnieuw te evalueren en je abonnement indien nodig aan te passen. Zo zorgen we ervoor dat onze ondersteuning altijd aansluit bij je actuele situatie en prioriteiten.

Wat gebeurt er indien we met vakantie gaan?

Als je er even tussenuit wilt, dan heb je de mogelijkheid om je prestaties te verminderen of zelfs helemaal te stoppen. Je betaalt dan alleen voor wat je nodig hebt, en niet voor wat je niet gebruikt. Je abonnement blijft gewoon doorlopen, tenzij je ervoor kiest om het op te zeggen. Zo geniet je van maximale flexibiliteit en vrijheid tijdens je vakantie.

Ik heb momenteel weinig werk. Kan ik tijdelijk stopzetten.

Ja, je hebt de volledige vrijheid om je abonnement te wijzigen of op te zeggen wanneer je maar wilt. Je hoeft ons alleen maar voor de 15de van elke maand te laten weten wat je beslissing is. Houd er wel rekening mee dat als je besluit om te stoppen, we je taak-beheersysteem moeten verwijderen om aan de GDPR-normen te voldoen. Maar we hopen dat je bij ons blijft, want we hebben een geweldige flexibele oplossing voor je die perfect aansluit bij je behoeften.

Wat gebeurt er als mijn contactpersoon niet beschikbaar is?

Geen zorgen, we hebben een plan voor als je vaste contactpersoon even niet beschikbaar is. Bij Office Angels werken we in teams, dus er staat altijd een collega klaar om in te springen. Deze vervangende engel heeft toegang tot alle nodige informatie over jouw projecten en voorkeuren, zodat de dienstverlening soepel doorloopt.

Bovendien houden we intern alles goed gedocumenteerd, zodat elke angel snel op de hoogte is van jouw situatie. Zo zorgen we ervoor dat je altijd de ondersteuning krijgt die je nodig hebt, ook als je vaste contactpersoon er even niet is.

Mocht je toch liever wachten op je vertrouwde angel, dan kunnen we dat natuurlijk ook regelen. We zijn flexibel en stemmen graag af op wat voor jou het beste werkt.

Wat als de samenwerking met mijn virtuele assistent niet naar wens verloopt?

We begrijpen dat een goede klik essentieel is voor een prettige samenwerking. Als je merkt dat de samenwerking met je virtuele assistent niet helemaal lekker loopt, moedigen we je aan om dit zo snel mogelijk aan te kaarten. Je kunt hiervoor terecht bij je Customer Success Angel of direct contact opnemen met ons kantoor.

We nemen je feedback serieus en zullen samen met jou naar een passende oplossing zoeken. Dit kan variëren van het bespreken van de situatie met je huidige assistent om verbeterpunten aan te pakken, tot het zoeken naar een andere angel binnen ons team die beter bij jouw wensen en werkstijl past.

Onze flexibele aanpak stelt ons in staat om snel te schakelen en aanpassingen te maken. Het doel is altijd om ervoor te zorgen dat je de ondersteuning krijgt die je nodig hebt en verdient. We streven ernaar om elke uitdaging om te zetten in een kans om onze dienstverlening te verbeteren.

Vergeet niet: jouw tevredenheid staat voorop. We zullen er alles aan doen om de samenwerking weer soepel te laten verlopen, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is voor jouw bedrijf.

Hoe zit het met de privacy, vertrouwelijkheid en veiligheid van mijn (bedrijfs)gegevens?

Bij Office Angels hechten we veel belang aan deze belangrijke kwestie. Jouw assistent en wij gaan een (arbeids)overeenkomst aan waarin deze zaken duidelijk worden omschreven en worden gehandhaafd met financiële aansprakelijkheid.

Office Angels beschikt over een thuiswerkprotocol: dit is een wettelijke norm die de exacte voorwaarden bepaalt voor de thuiswerksituatie en de bescherming van gegevens. Je gegevens worden alleen opgeslagen op de server van jouw bedrijf of op onze veilige cloudomgeving. Wij hanteren altijd minimaal 2FA normen om onze omgevingen te beveiligen.

Ik ben heel tevreden van mijn Office Angel en wil hem/haar zelf in dienst nemen. Kan dat?

Wij zijn blij dat je tevreden bent met jouw Office Angel. Onze assistenten zijn echter gebonden aan een contract met ons en kunnen niet zomaar overstappen naar jouw bedrijf. Als je in de toekomst overweegt om een eigen assistent aan te nemen, dan staan we voor je klaar om je te adviseren en te ondersteunen.

Hoe werkt een samenwerking met een hybride assistent eigenlijk?

Elke samenwerking is uniek en hangt af van de wensen van de opdrachtgever. Sommige opdrachtgevers verwachten dat we regelmatig op hun kantoor aanwezig zijn, andere vinden het prima als we af en toe langskomen. Met behulp van cloudtechnologie kunnen we ons werk efficiënt en flexibel vanop afstand uitvoeren. We communiceren via e-mail en telefoon, maar we kunnen ook online vergaderen met apps zoals Teams of Zoom. Je kan ook een afspraak maken met jouw Office Angels in ons kantoor en daar samenwerken. We zijn flexibel en staan open voor alle opties.

Kan mijn Office Angel in mijn naam betalingen verrichten?

Als je je assistent toestemming geeft om namens jou betalingen te doen, is dat een beslissing die je zelf moet nemen. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt, zodat eventuele fouten minimaal zijn. Houd er rekening mee dat Office Angels niet aansprakelijk is voor eventuele financiële fouten. Bespreek dit van tevoren met je engeltje en vraag of ze zich er goed bij voelen.

JOUW PERSOONLIJKE ASSISTENT

Wij begrijpen hoe het voelt om een zelfstandige bedrijfsleider te zijn, en we begrijpen ook hoe moeilijk het is om goede medewerkers te vinden. Het kan allemaal, of het nu gaat om een tijdelijke opdracht of je wilt gewoon kunnen vertrouwen op een team van hardwerkende engelen. We zijn niet alleen gigaflexibel, maar we werken ook alsof jouw bedrijf ons bedrijf is. Onze inspanningen zijn meetbaar en je kunt ze nauwkeurig budgetteren.

Aarzel niet om een afspraak te maken zodat we elkaar kunnen leren kennen. We ontmoeten elkaar bij voorkeur virtueel, maar persoonlijk overleg bij ons op kantoor is ook mogelijk. Heb je moeite om je te verplaatsen? Dan komen wij naar jou toe.