ALGEMENE EN FACTUURVOORWAARDEN OFFICE ANGELS BV

Deze voorwaarden zijn integraal onderdeel van alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten ter zake van door ons te verrichten diensten. Huidige algemene en factuurvoorwaarden zijn van toepassing. De Klant doet uitdrukkelijk afstand van zijn integrale algemene voorwaarden en factuurvoorwaarden, en aanvaardt uitdrukkelijk huidige algemene en factuurvoorwaarden. Afwijkingen van en uitzonderingen op deze voorwaarden zijn alleen van toepassing indien deze schriftelijk tussen partijen werden bedongen. Indien er in een overeenkomst voor onbepaalde tijd geen opzegtermijn is opgenomen, geldt voor ieder der partijen een opzegtermijn van een maand. Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing verwijzend naar de Nederlandstalige rechtbank te Mechelen.

Opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging wordt geacht juist en volledig te zijn, tenzij de wederpartij daartegen onmiddellijk schriftelijk heeft geprotesteerd. Een ondertekend voorstel heeft de status van opdrachtbevestiging.

Aanvullende afspraken of wijzigingen binden alleen indien deze schriftelijk zijn bevestigd.

Definities

Medewerker: iedere natuurlijke persoon die namens ons – al dan niet in dienstverband – de overeengekomen werkzaamheden uitvoert.

Guardian Angel: een toegewijde contactpersoon die het team samenstelt, periodieke evaluatiegesprekken houdt en als centraal aanspreekpunt fungeert voor alle vragen en wensen van de klant.

Inspanningsverplichting

Wij verbinden ons tot het met zorg verrichten van de ons verstrekte opdracht. Wij staan in voor de deugdelijkheid en kwaliteit van de door ons verrichte diensten.

Uitvoeringstermijn

Door ons genoemde termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die ons bij het aangaan van de overeenkomst zijn bekend gemaakt. Vastgestelde termijnen worden zo veel mogelijk in acht genomen. Een excessieve overschrijding van termijnen, welke niet het gevolg is van een gedraging van Klant, kan worden beschouwd als een grond tot ontbinding van de overeenkomst.

Expliciet meerwerk

Indien door additionele wensen van Klant onze werkzaamheden aantoonbaar worden verzwaard in welk geval uitgebreid, is er sprake van expliciet meerwerk. Expliciet meerwerk valt niet onder de prijs die aanvankelijk is overeengekomen. Onder meerwerk wordt tevens verstaan het feitelijk afwijken van de gemaakte afspraken in die zin dat er feitelijk meer werkzaamheden worden verricht dan afgesproken.

Prijs en betaling

De prijs is exclusief btw en ter uitvoering van de opdracht gemaakte onkosten zoals telecomvergoeding, computervergoeding, kilometervergoeding, kantoorartikelen, portokosten etc. Indien wij voorafgaand aan of tijdens de uitvoering van de dienstverlening te maken krijgen met (kost)prijsverhogende omstandigheden door wijzigingen in de wet- en regelgeving of overheidsmaatregelen, mogen wij de overeengekomen prijzen/tarieven conform deze wijzigingen verhogen en aan Klant het in het vorige artikel genoemde bedrag zal jaarlijks worden aangepast overeenkomstig de consumentenprijsindex (CPI), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS): het jaar 2021 = 100.

Abonnementen

De abonnementen worden automatisch verlengd voor dezelfde duur en aan dezelfde voorwaarden als de oorspronkelijke periode, tenzij er uiterlijk 15 kalenderdagen schriftelijk voor het einde wordt opgezegd. Er kan ook 15 kalenderdagen schriftelijk voor het einde de abonnementsformule gewijzigd worden naar een formule die beter past. Het abonnement wordt steeds vooraf gefactureerd voor de periode die volgt.

Earth mode, Lite & Professional zijn een membership en geen prepay abonnementen. Bij prepay abonnementen (Air, Angel, Heaven en God mode) blijft het prepay tegoed cumulatief beschikbaar zolang het abonnement loopt. Bij opzegging kan het resterende tegoed nog gebruikt worden in de laatste actieve maand. De toegepaste kortingen op uurtarieven blijven geldig zolang het abonnement loopt. Niet-gebruikt tegoed wordt in geen geval terugbetaald. De cloud werkruimte blijft beschikbaar tijdens het klantschap, met 14 dagen toegang na beëindiging voor het verwijderen van documenten.

Betalingsvoorwaarden

Alle facturen zullen door de Klant worden betaald binnen 14 kalenderdagen na verzenddatum van desbetreffende factuur. Klachten over facturen dienen gemotiveerd per aangetekende brief te worden ingediend en wel binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum. Bij geschillen over het aantal bestede/aan Klant berekende uren, is onze urenregistratie bindend, tenzij de Klant aantoont dat deze registratie niet correct is. Indien door welke oorzaak ook slechts een gedeelte van de opdracht door ons uitgevoerd kan worden, ontheft dit de Klant niet van zijn verplichting tot betaling na het verstrijken van de overeengekomen betalingstermijn, van het wegens uitvoering in rekening gebrachte.

Niet-betaling op vervaldag

Als de Klant de overeengekomen betalingstermijn van 14 kalenderdagen overschrijdt, is het gehele of resterende factuurbedrag onmiddellijk en volledig opeisbaar. Procedure bij niet tijdige betaling: Automatische herinneringen: Wanneer een factuur 2 dagen na de vervaldatum nog niet is betaald, wordt automatisch een eerste herinnering verzonden. Vervolgens wordt om de 7 dagen een herinnering verstuurd. 1. Eerste herinnering: De Klant ontvangt een gratis eerste aanmaning met een extra betalingstermijn van 14 kalenderdagen, ingaande op de 3e werkdag na verzending van deze aanmaning. 2. Tweede herinnering: Indien ook deze termijn wordt overschreden, ontvangt de Klant een tweede aanmaning waarbij administratiekosten als volgt in rekening worden gebracht: €45,00 als het openstaande bedrag ≤ €250,00 is, of €45,00 plus 10% van het verschuldigde bedrag als het openstaande bedrag > €250,00 is, met een maximum van €2.000,00. 3. Wettelijke handelsrente: Bij niet tijdige betaling is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling rente verschuldigd over het openstaande bedrag overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. 4. Externe incasso: Na het verstrijken van de termijn in de tweede herinnering volgt geen herinnering meer, maar een melding dat het dossier is overgedragen aan een externe incassopartner. Bij overdracht wordt een incassokostenvergoeding van 10% van de openstaande schuld in rekening gebracht, met een minimum van € 150,00 per factuur. Alle bijkomende kosten die voortvloeien uit de inschakeling van deze externe partij worden volledig aan de klant doorberekend. Office Angels behoudt zich het recht voor om de uitvoering van lopende werkzaamheden op te schorten of alle bestaande overeenkomsten zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst te beëindigen, onverminderd het recht om bovendien schadevergoeding te vorderen. Gedeeltelijke betalingen worden eerst aangewend ter dekking van kosten, rente en schadevergoeding, waarna ze in mindering worden gebracht op de hoofdsom. De klant kan bedragen die hij aan Office Angels verschuldigd is, niet verrekenen met eventuele tegenvorderingen die hij heeft. Dit geldt ook indien de klant (voorlopige) opschorting van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard.

Guardian Angels

De Guardian Angel is een premium dienst waarbij een toegewijde contactpersoon het team samenstelt en periodieke evaluatiegesprekken houdt om de dienstverlening te optimaliseren. De kick-off door de Guardian Angel is gratis voor klanten. Voor de overige diensten fungeert de Guardian Angel als centraal aanspreekpunt voor alle vragen en wensen van de klant en zorgt voor een naadloze communicatie tussen alle betrokken partijen. Deze diensten worden aangeboden tegen een uurtarief, conform onze tariefstructuur voor professionele dienstverlening. Het exacte uurtarief wordt vastgelegd in de offerte.

Cloud werkruimte

Office Angels voorziet een beveiligde cloud werkruimte voor optimale samenwerking. Bij beëindiging van de samenwerking heeft de klant nog 14 dagen toegang om documenten en taken te beheren, waarna de werkruimte uit veiligheids- en privacy-overwegingen wordt verwijderd.

Geheimhouding

Wij verbinden er ons toe om geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, handelsinformatie of andere informatie, waarvan wij kennis hebben gekregen in de uitvoering van deze overeenkomst, openbaar te maken, te verspreiden, te gebruiken of mede te delen aan derden. Wij zullen de ter beschikking gestelde documenten en overige bescheiden zorgvuldig bewaren en behandelen.

Intellectuele eigendomsrechten

De intellectuele eigendomsrechten van Office Angels BV, op welke wijze ook ter beschikking gesteld, berusten uitsluitend bij Office Angels BV zoals de intellectuele eigendomsrechten van Klant, op welke wijze ook ter beschikking gesteld, uitsluitend bij Klant (blijven) berusten. Klant verkrijgt voor alle verrichte diensten de niet-exclusieve gebruiksrechten die bij de overeenkomst uitdrukkelijk zijn toegekend.

Medewerking door Klant

Klant verleent zijn medewerking aan het uitvoeren van de overeenkomst en zal ons steeds tijdig alle nuttige en noodzakelijke gegevens verschaffen. Indien voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijke gegevens niet (tijdig) of onvolledig tot onze beschikking staan of indien Klant op andere wijze niet aan zijn verplichtingen voldoet, zijn wij bevoegd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten. Hieruit voortvloeiende kosten, die volgens de gebruikelijke tarieven zullen worden berekend, komen voor rekening van Klant. Indien wij de hoogte van onze betaling voor een deel afhankelijk hebben gesteld van een objectief bepaalbaar resultaat, en dit resultaat niet wordt behaald of niet kan worden behaald omdat Klant weigert de benodigde medewerking te verlenen, is Klant verplicht aan ons te voldoen een honorarium ter hoogte van het bedrag dat Klant aan ons verschuldigd zou zijn als het resultaat wel was behaald.

Wijziging werkzaamheden

Indien tijdens de uitvoering van een opdracht blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen wij tijdig met Klant in overleg treden over bijstelling van de overeengekomen werkzaamheden. Indien uit voornoemd overleg voortvloeit dat gemaakte afspraken zullen worden bijgesteld zal de overeenkomst dienovereenkomstig worden gewijzigd of aangevuld. De nieuwe afspraken zullen schriftelijk worden bevestigd. Een wijziging van de opdracht kan het tijdstip waarop de opdracht zou zijn beëindigd beïnvloeden alsmede de hoogte van de betaling.

Verlof of afwezigheid van Klant

Indien wij ingepland staan op een vooraf overeengekomen dag en indien Klant dit tijdstip wenst te wijzigen, dient Klant ons minstens 7 kalenderdagen op voorhand hiervan schriftelijk te verwittigen. Indien wij de voorziene diensten niet kunnen uitvoeren op die overeengekomen dag wegens nalatigheid van Klant of indien er niet tijdig geannuleerd wordt, zal Klant deze diensten alsnog dienen te betalen.

Controle en goedkeuring opdrachten

Klant zal door of namens ons overgelegde stukken terstond na ontvangst controleren op juistheid en volledigheid. Bij constatering van onjuistheid of onvolledigheid is Klant verplicht (de contactpersoon van) Office Angels BV daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen. Office Angels BV zal ervoor zorgdragen dat de gesignaleerde onjuistheid of onvolledigheid wordt hersteld.

Indien Klant de inhoud van door ons overgelegde stukken niet heeft betwist binnen 14 kalenderdagen nadat die stukken redelijkerwijze geacht kunnen worden Klant te hebben bereikt, geldt de inhoud van die stukken als door Klant te zijn goedgekeurd. Indien in dergelijke stukken reken- en/of taalfouten voorkomen, zijn wij bevoegd en verplicht die reken- en/of taalfouten te herstellen, ook nadat genoemde termijn van 14 kalenderdagen is verstreken. Onze aansprakelijkheid ten gevolge van onjuistheden of onvolledigheden in door ons overgelegde stukken is uitdrukkelijk beperkt tot herstelwerkzaamheden zoals in de twee voorafgaande bepalingen omschreven. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zullen wij slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van de aansprakelijkheid bepaald onder de titel “aansprakelijkheid”.

Beperking bevoegdheden

Klant is niet gerechtigd een Medewerker bevoegdheden te verlenen die buiten de overeengekomen werkzaamheden vallen. Zo zal Klant Medewerker geen stukken laten tekenen of betalingen laten uitvoeren. Indien een Klant een dergelijke bevoegdheid wel verstrekt geschiedt dit geheel voor risico van Klant.

Vervanging medewerkers

Wij zijn gerechtigd om bij de uitvoering van een opdracht een Medewerker tijdelijk dan wel definitief te laten vervangen, mits de vervangende medewerker over dezelfde vaardigheden beschikt.

Verbod op tewerkstelling

Klant of (een) aan deze gelieerde onderneming(en) is niet gerechtigd om zonder onze uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming Medewerker rechtstreeks dan wel indirect, hetzij tegen betaling hetzij om niet, tewerk te stellen buiten het kader van de opgedragen werkzaamheden, zowel gedurende de looptijd van een opdracht als gedurende een periode van twee jaar, te rekenen vanaf afronding van werkzaamheden ter uitvoering van de laatste opdracht. Bij overtreding van deze bepaling is Klant aan ons verschuldigd een direct opeisbare boete van € 25.000. Partijen erkennen dat voormelde schadevergoeding een redelijke schatting uitmaakt van de schade die wij lijden (of kunnen lijden) ingevolge een inbreuk op de verbintenissen van dit artikel.

Aansprakelijkheid

Behoudens in geval van opzet of zware fout, zal in alle gevallen waarin Office Angels BV aansprakelijk wordt gesteld, de aansprakelijkheid voor directe schade als gevolg van een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst, een onrechtmatige daad of anderszins, is beperkt tot het bedrag dat de Klant op grond van de overeenkomst aan Office Angels BV heeft betaald gedurende 6 maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade, met een maximum van € 5.000,00. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan; (1) redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, (2) de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Office Angels BV aan de overeenkomst te laten beantwoorden en (3) de redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van de schade. Vervolgschade en dataverlies, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie vallen niet onder direct schade. Behoudens in geval van opzet, fraude, bedrog of zware fout is Office Angels BV in geen geval aansprakelijk voor enige vorm van immateriële, indirecte of gevolgschade geleden door de Klant.

Overmacht

Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Office Angels BV redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen, doch waardoor Office Angels BV niet in staat is haar verplichtingen na te komen. Dergelijke omstandigheden omvatten, maar zijn niet beperkt tot, werkstakingen, pandemieën, epidemieën, ziekte van een Angel, en het niet kunnen verkrijgen van toegang tot digitale middelen of telecommunicatie door toedoen van derden, zoals aanhoudende storingen bij een provider. Gedurende elke periode van overmacht worden de verplichtingen van Office Angels BV opgeschort. In geval van een dergelijke overmachtsituatie is Office Angels BV niet aansprakelijk voor het niet nakomen van haar verplichtingen jegens de Klant. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door Office Angels BV niet mogelijk is, langer duurt dan 2 maanden, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat. Indien Office Angels BV bij het intreden van de overmacht reeds gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of indien Office Angels BV slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is Office Angels BV gerechtigd om het reeds uitgevoerde gedeelte, respectievelijk het uitvoerbare gedeelte, afzonderlijk te factureren. De Klant is gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke overeenkomst. Deze bepaling is echter niet van toepassing indien het reeds uitgevoerde gedeelte, respectievelijk het uitvoerbare gedeelte, geen zelfstandige waarde heeft.

Splitsbaarheid

Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden ongeldig of nietig zouden worden verklaard of onafdwingbaar zouden worden omwille van een wetswijziging of van een andere reden, zal hierdoor de geldigheid en het afdwingbare karakter van de overige bepalingen niet worden aangetast. De ongeldige of niet-afdwingbare regels worden vervangen door bepalingen die, in zo ver als mogelijk, de bedoeling van de partijen benaderen.

Bijzondere voorwaarden voor het ontwikkelen van websites, grafisch materiaal en presentaties

Deze bepalingen zijn, naast de algemene en factuurvoorwaarden, van toepassing op de ontwikkeling van websites, grafisch materiaal en presentaties door Office Angels.

Tarieven en facturatie

De ontwikkeling van websites, grafisch materiaal en presentaties gebeurt steeds op basis van het uurtarief dat hoort bij het gekozen abonnement van de klant. De gewerkte uren worden maandelijks gefactureerd volgens de normale facturatiecyclus. Voor klanten zonder actief abonnement wordt een uurtarief van €120 excl. btw gehanteerd voor aanpassingen aan door ons ontwikkelde websites die nog bij ons gehost worden.

Intellectuele eigendomsrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten op het ontwikkelde materiaal, waaronder maar niet beperkt tot de broncode, het grafisch materiaal en de content, blijven te allen tijde eigendom van Office Angels. De klant krijgt een niet-exclusief gebruiksrecht dat beperkt is tot het normale gebruik van de website of het materiaal, zoals het aanpassen van content, plaatsen van foto’s en toevoegen van pagina’s. Dit gebruiksrecht wordt pas verleend na volledige betaling van alle openstaande facturen, inclusief eventuele interesten en kosten.

Toegang tot broncode

De klant krijgt in geen geval toegang tot de broncode van de website of andere ontwikkelde materialen. De broncode blijft exclusief eigendom van Office Angels en wordt niet gedeeld of overgedragen.

Content management

Het gebruiksrecht omvat de mogelijkheid voor de klant om content aan te passen via het content management systeem. Dit beperkt zich tot het wijzigen van teksten, het toevoegen of aanpassen van afbeeldingen, het aanmaken van nieuwe pagina’s binnen de bestaande templates en het beheren van content binnen de bestaande structuur.

Hosting en onderhoud

Het onderhoud van websites kan op verzoek van de klant door Office Angels worden uitgevoerd tegen het dan geldende uurtarief. Voor klanten zonder actief abonnement geldt het hogere tarief van €120 per uur excl. btw. Bij hosting door Office Angels worden regelmatig back-ups gemaakt van de website. Office Angels neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de website en data te beveiligen. Indien de website offline gaat door toedoen van een klant, worden de kosten van het terugplaatsen van de laatste back-up doorgerekend aan de klant.

Office Angels hanteert specifieke tarieven voor hosting en domeinnamen. Deze prijzen zijn op aanvraag beschikbaar. Hosting en domeinnamen worden steeds op jaarbasis gefactureerd. Deze diensten kunnen worden opgezegd tot drie maanden voor het einde van de lopende periode.

Beëindiging

Bij beëindiging van de dienstverlening kan de klant ervoor kiezen om de website te laten hosten bij Office Angels, waarbij het hogere uurtarief van €120 excl. btw van toepassing blijft voor eventuele aanpassingen, of de hosting te beëindigen waarbij de website offline gaat. Office Angels zal in geen geval de broncode, databases of andere technische elementen overdragen aangezien deze intellectueel eigendom blijven van Office Angels.

Wijziging van de Algemene Voorwaarden

Office Angels BV behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 15 kalenderdagen vóór de inwerkingtreding schriftelijk bekendgemaakt aan de Klant. Indien de Klant niet binnen 15 kalenderdagen na kennisgeving schriftelijk bezwaar maakt tegen de wijzigingen, wordt de Klant geacht deze te hebben aanvaard. Bij bezwaar blijven de bestaande voorwaarden van kracht tot het einde van de lopende contractperiode, waarna de gewijzigde voorwaarden alsnog van toepassing worden.

Geschillen

Een geding ter zake van de overeenkomst of deze voorwaarden zal met uitsluiting van elke andere rechterlijke instantie in eerste aanleg worden onderworpen aan het oordeel van de bevoegde rechter voor Ondernemingsrechtbank te Mechelen.

Versie: Maandag 7 juli 2025

Algemene en factuurvoorwaarden Office Angels BV – Maatschappelijke zetel: Moniestraat 23a, 1981 Zemst – Ondernemingsnummer: 0786.838.363