Een van de essentiële documenten in het zakendoen, vooral bij internationale transacties, is de proforma factuur. Dit document fungeert als een voorlopige verklaring van de intentie tot transactie tussen verkoper en koper. Het is een krachtig instrument dat de basis legt voor een soepele handelstransactie door de koper te informeren over de voorgestelde producten of diensten en de bijbehorende kosten. In dit artikel gaan we dieper in op de proforma factuur en ontdekken we de belangrijke rol die het speelt in het commerciële landschap.
Wat is een Proforma Factuur?
Een proforma factuur is een niet-officiële, voorlopige factuur die door een verkoper aan een potentiële koper wordt verstrekt. Het document geeft gedetailleerde informatie over de voorgestelde producten of diensten, inclusief de hoeveelheden, prijzen en andere relevante voorwaarden. Het wordt vaak gebruikt nadat de koper een offerte heeft aanvaard, maar voordat de daadwerkelijke levering plaatsvindt. Het belangrijkste doel van een proforma factuur is om de koper te voorzien van alle benodigde informatie om een geïnformeerde beslissing te nemen over de aankoop en om eventuele administratieve procedures zoals invoervergunningen te vergemakkelijken.
Wat betekent proforma precies?
Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.
Wanneer moet een proforma factuur gebruikt worden?
Een proforma factuur moet in allerlei situaties gebruikt worden. Het meest voorkomende scenario betreft invoer en uitvoer. Wanneer je consument zich in een ander land bevindt en je wil producten invoeren, moet hij vaak door een hele reeks douaneprocedures. Denk aan de nodige vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die aan te vragen moet je klant precies kunnen aantonen wat hij wil invoeren. Een proforma factuur is een oplossing.
Je kunt dit document ook gebruiken om je klant om een voorschot te vragen. Dit komt vaak voor bij belangrijke (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.
Wat is het verschil tussen dit en een gewone factuur?
Het essentiële verschil tussen een proforma factuur en een standaard factuur is dat de proforma versie geen juridisch afdwingbaar document vormt. Dit betekent dat de koper niet wettelijk verplicht is om op basis van dit document te betalen. Betaling is niet vereist tot de definitieve factuur is uitgegeven (hoewel er natuurlijk afspraken gemaakt kunnen worden over een aanbetaling). Daarom wordt een proforma factuur niet in de boekhouding verwerkt.
Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma?
Zodra je klant de offerte heeft geaccepteerd, verstuur je een proforma factuur, zoals eerder vermeld. Dit verschilt van een offerte; een offerte vereist vaak overtuigingskracht richting de consument. Echter, met het verstrekken van een proforma factuur is de deal in feite al beklonken. Daarom bevat een offerte doorgaans meer uitgebreide taal en uitleg.
Aan welke specificaties moet een proforma factuur voldoen?
Een proforma factuur is niet gebonden aan de standaard factureringsnormen omdat het geen officiële status heeft. Het is echter cruciaal om expliciet aan te geven dat het een proforma factuur betreft om misverstanden te voorkomen. Voor de nummering van deze facturen stelt de belastingdienst geen eisen; deze zijn puur voor interne administratie.
Het is echter niet toegestaan om eenzelfde factuurnummer te hanteren voor zowel een proforma als een reguliere factuur, tenzij dit aansluit bij de chronologische reeks van uitgegeven facturen. Nauwkeurigheid en volledigheid zijn van groot belang bij het opmaken van een proforma factuur.
Belangrijke punten om rekening mee te houden zijn:
Correcte Product- en Dienstomschrijving: Zorg ervoor dat alle aangeboden producten of diensten duidelijk en nauwkeurig worden omschreven, inclusief specificaties, hoeveelheden en prijzen.
Verzendings- en Betalingsvoorwaarden: Geef duidelijk de verzendings- en betalingsvoorwaarden aan, inclusief eventuele kosten voor verzending, verzekering en belastingen.
Contactinformatie: Verstrek volledige contactgegevens voor zowel de verkoper als de koper, inclusief adres, telefoonnummer en e-mailadres, om communicatie en follow-up te vergemakkelijken.
Geldigheidsduur: Vermeld de geldigheidsduur van de proforma factuur om te voorkomen dat verouderde informatie wordt gebruikt voor latere transacties.
Samengevat
In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:
Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
Voor het aanvragen van vergunningen;
Voor het afsluiten van een transportverzekering;
Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.
Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.
Cashflow kan beschouwd worden als de levensader van je onderneming. Het is cruciaal om voldoende financiële middelen te hebben om je bedrijfsactiviteiten voort te zetten. Een snelle omzetting van verkopen naa
r liquide middelen vergroot je capaciteit om rekeningen te voldoen en biedt meer kansen voor investeringen in bedrijfsgroei. Een gezonde cashflow is daarom essentieel. In een ideale wereld betalen klanten onmiddellijk, blijven verkopen stabiel en is de inkomstenstroom groter dan de uitgaven. De realiteit wijkt echter vaak af van dit scenario. Gelukkig bestaan er verschillende strategieën om je cashflow te verbeteren. Hier volgen tien tips om in overweging te nemen.
Wat is cashflow en waarom is die belangrijk?
Het is essentieel om te begrijpen wat cashflow inhoudt. Cashflow verwijst naar het geld dat een bedrijf binnenkomt en verlaat. Voor elke onderneming is een stabiele cashflow cruciaal. Wanneer je cashflow suboptimaal is, bijvoorbeeld doordat klanten laat of helemaal niet betalen, kunnen er tekorten in je boekhouding ontstaan. Dit kan leiden tot problemen met het nakomen van je financiële verplichtingen, iets wat je uiteraard wilt vermijden. Volg deze tips om je cashflow te verbeteren en zorg voor een financieel gezonde onderneming.
1. Stuur onmiddellijk facturen
Het levensbloed van een kleine onderneming is verkoop en facturering. Je wordt niet betaald als je geen facturen stuurt. Dat is alles wat er bij komt kijken.
Zorg dat je bovenop de facturering van al je klanten zit. Zodra je facturen verstuurt, des te eerder zul je betaald worden. Overweeg het gebruik van een cloud-gebaseerde boekhoudsoftware met visueel aantrekkelijke, eenvoudig te maken facturen als je huidige facturatie procedure tijdrovend is. Als het om online facturatie software gaat, zijn het Belgische Billit en Nederlandse Exact Online twee goede voorbeelden. Beide kunnen je facturatie proces versnellen en zo ook je cash flow vergroten.
Een jonge man zit verontrust te staren naar het resultaat van zijn cashflow. Office Angels zullen hem helpen zodat hij niet meer ongerust hoeft te zijn.
2. Laat jouw klanten tijdig betalen
Een andere tip om je cash flow te vergroten is je klanten hun facturen op tijd te laten betalen. We weten dat dit gemakkelijker gezegd dan gedaan is, maar er zijn tal van praktische strategieën om de kans te vergroten dat je facturen sneller betaald worden. Hier zijn enkele van onze beste tips voor facturering:
Volg op met factuur herinneringen
Zorg ervoor dat je je klanten eraan herinnert wanneer hun facturen verschuldigd zijn. Stuur e-mail herinneringen een paar dagen voordat de factuur verschuldigd is, op de dag dat de factuur verschuldigd is, en een paar dagen daarna. Als ze nog steeds niet betaald hebben, bel je ze op en blijf je herinneringen sturen. Veel boekhoudprogramma’s en facturatie software hebben ingebouwde factuurherinneringen die je automatisch naar te laat betalende klanten kunt sturen.
Geef je klanten stimulansen
Overweeg een korting aan te bieden aan klanten die hun facturen vóór een bepaalde tijd betalen. Als je factuurtermijnen Net 30 zijn (30 dagen na verzending van de factuur verschuldigd), maar je wilt echt dat je klanten binnen een week na ontvangst van hun factuur betalen, bied dan een kleine korting aan. Klanten die op een deal uit zijn zullen eerder geneigd zijn hun facturen sneller te betalen, wat betekent dat je sneller geld krijgt.
Breng een boete voor te late betaling in rekening
Een andere sleutel tot succesvol factureren is het voeren van een sterk facturatie beleid. Kies een consequent tijdstip waarop facturen verschuldigd zijn (bijvoorbeeld, verschuldigd bij ontvangst, Net-15, Net-30, enz.) en houd je eraan. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en een specifieke vervaldatum opnemen om verwarring uit te sluiten. Laat een boete op te late betaling instellen voor klanten die de vervaldatum overschrijden. Niet alleen vergroot dit je kansen om je geld te krijgen, maar het onderscheidt je ook als een professional.
Als het gaat om boetes voor te late betaling, wees dan openhartig over de boete, wanneer ze zal worden aangerekend, en hoeveel ze zal bedragen. Je kunt dit vaak vermelden in de voorwaarden op je factuur. Doe wat onderzoek naar hoe een typisch boetebeleid voor te late betaling er in jouw bedrijfstak uitziet, voordat je er zelf één invoert.
Overweeg factoring
Als de bovenstaande strategieën niet werken, of als je meteen geld nodig hebt, is factoring een andere optie. Factoring van facturen is het proces waarbij je je onbetaalde facturen aan een bedrijf verkoopt in ruil voor onmiddellijk geld. De factoringmaatschappij neemt een klein deel van het geld dat je verdient, maar de beloning is dat je niet vastzit aan het wachten op klanten. Bespreek de mogelijkheden met jouw bank.
3. Prijsverhogingen
Als je cash flow eronder lijdt, kan het tijd zijn om te overwegen de prijzen van je producten of diensten te verhogen. Overweeg het volgende:
Hoeveel vragen mijn concurrenten?
Zijn de kosten van apparatuur of inventaris gestegen?
Hoeveel mensen heb ik nodig om mijn inventaris samen te stellen of diensten te verlenen?
Weerspiegelen mijn prijzen de tijd die ik besteed aan de ontwikkeling van mijn producten?
Zijn mijn prijzen overdreven laag? Lijken mijn producten goedkoop of waardevol?
Je wilt een evenwicht vinden tussen je prijzen concurrerend houden en voldoende gecompenseerd worden voor het harde werk van jou en je medewerkers. Je wilt omzet maken, maar je wilt aan het eind van de dag ook winst maken. Je kunt jezelf te kort doen als je prijzen te laag zijn. Lagere kosten kunnen je organisatie soms minder gekwalificeerd doen lijken.
Ook al lijken je prijzen op dit moment aanvaardbaar, het is belangrijker dan ooit om de huidige marktprijzen en trends in de gaten te houden en zo nodig bij te sturen. Als gevolg van de door de pandemie veroorzaakte aanbodbeperkingen op alles van voedsel tot bouwbenodigdheden, hebben bedrijven hun uitgaven zien stijgen. Als je je prijs niet aanpast aan deze hogere kosten kan dat de ondergang voor je bedrijf betekenen. Hoewel je je klanten nog steeds concurrerende prijzen wilt bieden, is het ook van cruciaal belang de tarieven te verhogen als dat nodig is om de cash flow te verbeteren en je bedrijf draaiende te houden.
4. Vergroot de afzetmarkt
Een andere manier om je positieve cash flow op te krikken is het bedenken van nieuwe inkomstenstromen. Verzamel je dream team, pak een kop koffie, en brainstorm over vernieuwende strategieën om je afzetmarkt uit te breiden. Om je op weg te helpen, volgen hier een paar frisse verkoopmogelijkheden:
Voeg nieuwe producten of diensten toe
Overweeg de huidige spullen of diensten die je levert en of er nog meer spullen of diensten zijn waarvan je denkt dat ze goed bij je bedrijf zouden passen. Denk buiten de kaders en overweeg alternatieve bronnen van inkomsten.
Voor de zomer zou je koffiehuis zelfgemaakte limonade kunnen gaan serveren, of je event bedrijf zou een schoonmaakdienst kunnen toevoegen om de inkomsten te verhogen. Als je werkplaats niet in gebruik is, kun je misschien de enorme buitenruimte verhuren voor feesten en evenementen in het weekend. Bedenk vernieuwende strategieën om inkomsten voor je bedrijf te genereren, wat de cash flow ten goede zal komen.
Gebruik een crisis om jezelf opnieuw uit te vinden
Ga na hoe de pandemie je bedrijf beïnvloed heeft bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. Heeft de epidemie je gedwongen je restaurant te sluiten? Zie je minder consumenten in je winkel? Onderzoek hoe COVID je bedrijf heeft beïnvloed en kom met nieuwe ideeën die inkomsten genereren.
Als je restaurant het moeilijk heeft, denk dan na over de invoering van afhaal of bezorg mogelijkheden, of zelfs over de verkoop van “take and bake” artikelen of lokale groenten en producten om in de winkel te verkopen. Overweeg, als je een fysieke winkel bezit, een online zaak te starten. Je kunt je inkomende cashflow mogelijk vergroten door een paar nieuwe artikelen of diensten toe te voegen.
Fris je marketingstrategie op
Als je producten momenteel uitstekend zijn, overweeg dan je marketinginspanningen uit te breiden. Overweeg frisse benaderingen om je bedrijf bekend te maken. Overweeg of er extra groepen zijn die baat kunnen hebben bij wat je bedrijf te bieden heeft. Het vergroten van je klantenbestand is een uitstekende methode om je cashflow te vergroten.
Moedig klanten aan meer aankopen te doen. Je huidige consumenten ertoe brengen meer uit te geven is een andere goede methode om je cash flow te verbeteren. Er zijn twee benaderingen om dit te doen:
Bundel dingen: Bevorder hogere uitgaven door verwante artikelen samen te verkopen. Je kan dit principe van upselling zowel fysiek als online toepassen. Vb.: koop een fototoestel en krijg de batterijen erbij met 5% korting.
Promoot verwante producten: Adverteer extra producten waarin de koper “geïnteresseerd kan zijn” of die “anderen gekocht hebben” als je een eCommerce platform gebruikt.
Vergeet jouw trouwe klanten niet
Een andere geweldige manier om je markt uit te breiden is door tevreden klanten het voor je te laten doen. Moedig trouwe klanten aan door kortingen te geven of beloningsprogramma’s uit te voeren, zoals stempelkaarten voor meerdere aankopen. Overweeg ook een verwijzingsprogramma in te voeren. Zo kun je je trouwe klanten aanmoedigen om je bedrijf voor je te laten groeien door mond-tot-mondreclame. Ecommerce platformen zoals Shopify, Lightspeed en het Belgische Tilroy hebben zelfs Omnichannel-oplossingen waar jouw klanten hun Loyalty-punten zowel online als in de winkel kunnen sparen. Handig toch.
5. Evalueer de bedrijfsuitgaven opnieuw
De cash flow beheren gaat er niet alleen om meer geld in je zaak te krijgen. Het is ook belangrijk om het geld dat je bedrijf verlaat zo veel mogelijk te verminderen. Hier zijn vier tips om de bedrijfsuitgaven van je bedrijf te verminderen zodat je meer geld overhoudt.
Onnodige uitgaven schrappen
Kijk zorgvuldig naar je kasstroomoverzicht en analyseer de bedrijfsuitgaven van je bedrijf. Stel jezelf deze twee vragen:
Zijn deze uitgaven noodzakelijk?
Als ze noodzakelijk zijn, is er dan een goedkoper alternatief?
Overweeg je huidige uitgaven zorgvuldig. Schrap alles wat overbodig is en probeer de noodzakelijke uitgaven zo veel mogelijk te beperken. Het lijkt misschien moeilijk om te doen, maar jij (en je portemonnee) zullen je veel beter voelen als je weet dat je je geldstroom en uitgaven effectief beheert.
Opgelet: goedkoper betekent niet altijd beter. Vooral niet als je diensten inhuurt van freelancers of leveranciers. Soms geef je beter wat meer uit, om uiteindelijk het werk in half de tijd opgelost te zien.
Stroomlijn je bedrijfsprocessen
Een ander belangrijk aspect van het beheren van je geldstroom is ervoor zorgen dat je bedrijf zo efficiënt mogelijk werkt. Richt je op tijdsbesparing, niet alleen op kostenbesparing. Analyseer al je huidige bedrijfsprocessen en beoordeel hoe efficiënt het huidige proces is om te zien of er een manier is om dat proces te versnellen.
Misschien betekent dat het implementeren van boekhoudsoftware om sneller facturen te sturen of het heroverwegen van het inventarisatieproces van je werknemers. Door tijd efficiënt te gebruiken kun je meer gedaan krijgen, minder uitgeven aan lonen, en buitensporig veel overwerk vermijden (dat een enorme deuk in de cashflow van je bedrijf kan slaan).
Koop meer efficiënte uitrusting
Een manier om de snelheid en efficiëntie van je bedrijf te verhogen is door betere, bijgewerkte technologie en apparatuur aan te schaffen. Hoewel de aanschaf van de apparatuur aanvankelijk wat kan kosten, bespaar je tijd, waardoor de loonkosten dalen. Dit kan ook leiden tot verhoogde productie of de mogelijkheid om extra projecten aan te nemen, wat leidt tot meer binnenkomend geld.
Overweeg uitrusting te leasen
Als je niet genoeg geld hebt om materieel te kopen, of als je niet in aanmerking komt voor een werkkapitaal lening, kan het de moeite waard zijn te overwegen materieel te leasen. In het algemeen raden we het leasen van uitrusting af, omdat het duur kan worden. Maar in sommige situaties kan leasen een haalbare oplossing zijn. Je verliest het voordeel dat je de apparatuur als vaste activa voor je bedrijf hebt, maar je kunt lagere maandelijkse betalingen krijgen, en dat is misschien wat je nodig hebt om je cash flow onder controle te houden.
Welke oplossingen ken jij nog om cashflow te optimaliseren? Schrijf het hieronder in de comments.
Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Always active
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
