Je hebt vast wel eens van de proforma factuur gehoord. Dit is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informeert over de producten of diensten die je van plan bent te leveren. Een proforma factuur wordt vaak verstuurd nadat je klant een offerte aanvaard heeft, maar voordat je werkelijk levert. Je kunt dan om een vervroegde betaling vragen of de koper de informatie verschaffen die hij nodig heeft voor bijvoorbeeld invoervergunningen. In dit artikel gaan we dieper in op de proforma factuur.

Wat betekent proforma precies?

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

Wanneer moet een proforma factuur gebruikt worden?

Een proforma factuur moet in allerlei situaties gebruikt worden. Het meest voorkomende scenario betreft invoer en uitvoer. Wanneer je consument zich in een ander land bevindt en je wil producten invoeren, moet hij vaak door een hele reeks douaneprocedures. Denk aan de nodige vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die aan te vragen moet je klant precies kunnen aantonen wat hij wil invoeren. Een proforma factuur is een oplossing.

Je kunt dit document ook gebruiken om je klant om een voorschot te vragen. Dit komt vaak voor bij belangrijke (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.

Wat is het verschil tussen dit en een gewone factuur?

Het fundamentele onderscheid tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat de eerste geen wettelijk bindend document is. Dit duidt erop dat de koper in theorie niet verplicht is op basis van dit papier te betalen. Je bent niet verplicht te betalen tot de eigenlijke factuur verzonden is (in het geval van een voorschot kun je hierover natuurlijk afspraken maken). Bijgevolg wordt een proforma factuur niet in je boekhouding opgenomen.

Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma?

Nadat je klant de offerte aanvaard heeft, stuur je een proforma factuur, zoals eerder gezegd. Dit is dus niet hetzelfde als een offerte. Bij een offerte moet je je consument vaak overtuigen. De deal is in principe al gesloten als je je proforma factuur geeft. Bijgevolg bevat een offerte vaak extra taal en uitleg.

Aan welke specificaties moet een proforma factuur voldoen?

Een proforma factuur hoeft niet te voldoen aan de factureringsnormen van een gewone factuur, omdat het geen officiële factuur is. Toch moet je altijd duidelijk vermelden dat het om een proforma factuur gaat om verwarring te voorkomen.

De fiscus legt geen beperkingen op voor de nummering. Je facturen worden uitsluitend voor je eigen administratie genummerd. Maar tenzij het overeenstemt met de chronologische volgorde van je facturen, is het niet toegestaan hetzelfde factuurnummer te gebruiken op de proforma factuur en de gewone factuur.

In het kort

In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:

1. Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
2. Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
3. Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
4. Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
5. Voor het aanvragen van vergunningen;
6. Voor het afsluiten van een transportverzekering;
7. Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.

_{Bronnen
Exact Online: https://www.exact.com/benl/blog/financieel/wat-is-een-proforma-factuur
Billit: https://www.billit.be/nl-be/ondersteuning/help-pagina/wat-is-een-proforma-factuur/}