Een van de essentiële documenten in het zakendoen, vooral bij internationale transacties, is de proforma factuur. Dit document fungeert als een voorlopige verklaring van de intentie tot transactie tussen verkoper en koper. Het is een krachtig instrument dat de basis legt voor een soepele handelstransactie door de koper te informeren over de voorgestelde producten of diensten en de bijbehorende kosten. In dit artikel gaan we dieper in op de proforma factuur en ontdekken we de belangrijke rol die het speelt in het commerciële landschap.

Wat is een Proforma Factuur?

Een proforma factuur is een niet-officiële, voorlopige factuur die door een verkoper aan een potentiële koper wordt verstrekt. Het document geeft gedetailleerde informatie over de voorgestelde producten of diensten, inclusief de hoeveelheden, prijzen en andere relevante voorwaarden. Het wordt vaak gebruikt nadat de koper een offerte heeft aanvaard, maar voordat de daadwerkelijke levering plaatsvindt. Het belangrijkste doel van een proforma factuur is om de koper te voorzien van alle benodigde informatie om een geïnformeerde beslissing te nemen over de aankoop en om eventuele administratieve procedures zoals invoervergunningen te vergemakkelijken.

Wat betekent proforma precies?

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

Wanneer moet een proforma factuur gebruikt worden?

Een proforma factuur moet in allerlei situaties gebruikt worden. Het meest voorkomende scenario betreft invoer en uitvoer. Wanneer je consument zich in een ander land bevindt en je wil producten invoeren, moet hij vaak door een hele reeks douaneprocedures. Denk aan de nodige vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die aan te vragen moet je klant precies kunnen aantonen wat hij wil invoeren. Een proforma factuur is een oplossing.

Je kunt dit document ook gebruiken om je klant om een voorschot te vragen. Dit komt vaak voor bij belangrijke (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.

Wat is het verschil tussen dit en een gewone factuur?

Het essentiële verschil tussen een proforma factuur en een standaard factuur is dat de proforma versie geen juridisch afdwingbaar document vormt. Dit betekent dat de koper niet wettelijk verplicht is om op basis van dit document te betalen. Betaling is niet vereist tot de definitieve factuur is uitgegeven (hoewel er natuurlijk afspraken gemaakt kunnen worden over een aanbetaling). Daarom wordt een proforma factuur niet in de boekhouding verwerkt.

Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma?

Zodra je klant de offerte heeft geaccepteerd, verstuur je een proforma factuur, zoals eerder vermeld. Dit verschilt van een offerte; een offerte vereist vaak overtuigingskracht richting de consument. Echter, met het verstrekken van een proforma factuur is de deal in feite al beklonken. Daarom bevat een offerte doorgaans meer uitgebreide taal en uitleg.

Aan welke specificaties moet een proforma factuur voldoen?

Een proforma factuur is niet gebonden aan de standaard factureringsnormen omdat het geen officiële status heeft. Het is echter cruciaal om expliciet aan te geven dat het een proforma factuur betreft om misverstanden te voorkomen. Voor de nummering van deze facturen stelt de belastingdienst geen eisen; deze zijn puur voor interne administratie.

Het is echter niet toegestaan om eenzelfde factuurnummer te hanteren voor zowel een proforma als een reguliere factuur, tenzij dit aansluit bij de chronologische reeks van uitgegeven facturen. Nauwkeurigheid en volledigheid zijn van groot belang bij het opmaken van een proforma factuur.

Belangrijke punten om rekening mee te houden zijn:

• Correcte Product- en Dienstomschrijving: Zorg ervoor dat alle aangeboden producten of diensten duidelijk en nauwkeurig worden omschreven, inclusief specificaties, hoeveelheden en prijzen.
• Verzendings- en Betalingsvoorwaarden: Geef duidelijk de verzendings- en betalingsvoorwaarden aan, inclusief eventuele kosten voor verzending, verzekering en belastingen.
• Contactinformatie: Verstrek volledige contactgegevens voor zowel de verkoper als de koper, inclusief adres, telefoonnummer en e-mailadres, om communicatie en follow-up te vergemakkelijken.
• Geldigheidsduur: Vermeld de geldigheidsduur van de proforma factuur om te voorkomen dat verouderde informatie wordt gebruikt voor latere transacties.

Samengevat

In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:

1. Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
2. Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
3. Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
4. Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
5. Voor het aanvragen van vergunningen;
6. Voor het afsluiten van een transportverzekering;
7. Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.

_{Bronnen
Exact Online: https://www.exact.com/benl/blog/financieel/wat-is-een-proforma-factuur
Billit: https://www.billit.be/nl-be/ondersteuning/help-pagina/wat-is-een-proforma-factuur/}

---

Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.