Wat hebben David Allen, Time Management en productiviteit gemeen?

David Allen is een Amerikaanse schrijver en productiviteitsconsultant die vooral bekend is door zijn boek “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Dit boek, vaak afgekort als GTD, is in 2001 gepubliceerd en heeft een wereldwijde aanhang gekregen. Allen’s GTD-methode helpt mensen hun werk en persoonlijke taken te organiseren met behulp van een uitgebreid systeem van lijsten, actieplannen en regelmatige reviews om productiviteit te verhogen en stress te verminderen.

Voor hij zijn eigen consulting bedrijf, David Allen & Co, oprichtte, werkte hij in verschillende professionele rollen, waaronder manager, consultant en trainer. Zijn GTD-systeem is gebaseerd op zijn jarenlange ervaring in het coachen van managers en professionals over effectieve werkpraktijken. David Allen heeft ook andere boeken geschreven, waaronder “Ready for Anything” en “Making It All Work”, die verder ingaan op aspecten van productiviteit en het bereiken van persoonlijke en professionele doelen.

Best verkochte zelfhulpboek

David Allen’s “Getting Things Done” (GTD) is niet alleen een van de best verkochte zelfhulpboeken; het heeft ook een blijvende impact op de manier waarop mensen hun administratie en time management aanpakken, zowel thuis als in de office. Met miljoenen verkochte exemplaren wereldwijd en talloze succesverhalen, blijft de vraag actueel: is GTD nog steeds relevant en wie zou dit boek moeten lezen?

GTD: Een revolutie in productiviteit en administratie

GTD heeft de manier waarop freelancers en professionals hun werk en taken beheren radicaal veranderd. Het biedt een flexibele, maar gestructureerde aanpak die individuen helpt om hun werk niet alleen efficiënter uit te voeren, maar ook hun stressniveau te verminderen. Dit proces begint met een eenvoudige, maar krachtige vraag: “Wat is de volgende actie?” Door deze vraag te stellen, kunnen mensen snel en effectief besluiten hoe ze met inkomende taken en informatie moeten omgaan.

David Allen bracht in 2001 Getting Things Done uit om mensen te helpen met werkstress om te gaan en overzicht te houden over hun taken. Het belangrijkste doel van Getting Things Done (GTD) was om het gemakkelijker te maken taken te kiezen, te ordenen en te beheren. Het boek laat je zien hoe je dit kunt doen met behulp van verschillende werkschema’s die je ook in andere delen van je leven kunt gebruiken. 

“Getting Things Done” is essentieel voor iedereen die worstelt met time management en op zoek is naar methoden om hun werklast efficiënt te beheren. Het is bijzonder nuttig voor freelancers en professionals die in een office omgeving werken, maar ook voor studenten en thuiswerkers die hun dagelijkse taken beter willen organiseren.

De vijf stappen van GTD uitgelegd

Het boek is gestructureerd rond een vijfstappen-proces dat helpt om nieuwe taken en informatie effectief te categoriseren en te beheren:

1 Leg vast: Identificeer alles wat je aandacht vereist.

De eerste stap in het GTD-systeem is het vastleggen van alles wat je aandacht trekt. Dit kan variëren van kleine taken zoals het sturen van een e-mail tot grotere projecten zoals het plannen van een meeting. Het doel is om alles uit je hoofd te krijgen en op te slaan in een betrouwbaar systeem dat je regelmatig controleert. Dit kan een notitieboek zijn, een digitale app of een combinatie van beide. Door alles vast te leggen, verminder je stress en verhoog je je focus.

2 Leg uit: Beslis wat elke item betekent en wat ermee gedaan moet worden.

Zodra je alles hebt vastgelegd, moet je elk item evalueren en beslissen wat het betekent en welke actie vereist is. Dit kan inhouden dat je beslist of iets een onmiddellijke actie vereist, of het voor later gepland moet worden, of dat het misschien helemaal niet belangrijk is. Deze stap helpt je om prioriteiten te stellen en te bepalen welke acties nodig zijn om je doelen te bereiken.

3 Organiseer: Plaats alles waar het hoort.

In deze fase organiseer je de acties die je hebt geïdentificeerd. Dit kan inhouden dat je taken toewijst aan specifieke dagen op je kalender, ze onderbrengt in projectlijsten of ze categoriseert onder hoge, middelmatige of lage prioriteit. Je kunt ook specifieke contexten toewijzen zoals ‘kantoor’, ‘thuis’, of ‘onderweg’. Een georganiseerd systeem zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment weet wat je volgende stap moet zijn.

4 Herzie: Bekijk regelmatig je lijsten en pas aan waar nodig.

Herzien is cruciaal om effectief te blijven in GTD. Dit betekent dat je regelmatig (dagelijks, wekelijks) je lijsten doorneemt om ervoor te zorgen dat ze actueel zijn en dat alle taken en projecten nog steeds relevant zijn. Deze regelmatige herziening helpt je ook om veranderingen aan te brengen als je prioriteiten verschuiven.

5 Doe: Voer de taken uit.

De laatste stap is het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. Dit vereist discipline en de bereidheid om je aan het systeem te houden dat je hebt opgezet. Het succes van GTD hangt af van je vermogen om de taken die je hebt georganiseerd te vertrouwen en er consequent aan te werken. Door gefocust te blijven op je volgende acties, kun je aanzienlijke vooruitgang boeken in je projecten en dagelijkse verplichtingen.

Deze stappen zijn ontworpen om flexibiliteit en controle te bieden, waardoor mensen van alle achtergronden kunnen profiteren van de GTD-methode.

Voorbeeldscenario bij Office Angels

Office Angels, oftewel administratieve ondersteuners, spelen een cruciale rol in de efficiëntie van een kantooromgeving. Ze beheren een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel functioneren van een bedrijf. Door de Getting Things Done (GTD) methode toe te passen, kunnen ze hun werkprocessen optimaliseren. Hier volgt een voorbeeld van hoe een Office Angel de vijf stappen van GTD kan toepassen op administratieve ondersteuning:

1. Leg Vast: Creëer een Compleet Inzamelsysteem

Voor een Office Angel begint alles met een efficiënt inzamelsysteem waarin alle inkomende taken worden vastgelegd. Dit omvat e-mails, documenten, vergaderverzoeken, en telefoongesprekken. Het is belangrijk dat alles direct wordt opgenomen in een digitaal beheersysteem of fysiek dossier. Bijvoorbeeld, het gebruik van een e-mail inbox en fysieke in-trays helpt om alles wat aandacht vereist op één plek te verzamelen.

2. Leg Uit: Analyseer en Classificeer Taken

Elk item dat binnenkomt moet worden beoordeeld op urgentie en belangrijkheid. De Office Angel moet beslissen of een taak onmiddellijk actie vereist, of het gepland moet worden voor een latere datum, of dat het gedelegeerd kan worden aan een andere collega. Bijvoorbeeld, een dringend verzoek om documentatie voor een vergadering die dezelfde dag plaatsvindt, vereist directe actie, terwijl het bijwerken van een contactenlijst kan wachten tot later.

3. Organiseer: Systematiseer Taken en Verantwoordelijkheden

Na het analyseren van taken, is het tijd om ze te organiseren. Dit omvat het instellen van herinneringen, het prioriteren van taken op basis van deadlines, en het onderbrengen van vergelijkbare activiteiten samen. Tools zoals digitale kalenders, taakbeheer apps, of zelfs een goed georganiseerde fysieke planner zijn essentieel. Taken kunnen ook worden gegroepeerd per project of per afdeling.

4. Herzie: Onderhoud de Systemen Dagelijks en Wekelijks

Consistentie in het herzien van alle georganiseerde systemen is cruciaal. Een dagelijkse snelle scan van wat er die dag moet gebeuren en een grondigere wekelijkse review zorgen ervoor dat geen enkele taak wordt gemist en dat alles up-to-date blijft. Dit is ook het moment om vooruit te plannen en voorbereidingen te treffen voor komende taken.

5. Doe: Voer de Taken Actief Uit

De laatste stap is het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. Voor een Office Angel betekent dit het effectief beheren van hun tijd en prioriteiten zodat taken worden voltooid binnen de gestelde deadlines. Dit kan variëren van het voorbereiden van vergaderruimtes, het beheren van correspondentie, tot het bijwerken van databases en het afhandelen van facturen.

Door deze stappen te volgen, kunnen Office Angels hun dagelijkse werklast beheren, hun productiviteit verhogen, en een onmisbare steunpilaar worden in hun office omgeving. GTD helpt niet alleen bij het beheren van tijd en taken, maar vermindert ook de stress die komt kijken bij het jongleren van meerdere verantwoordelijkheden, wat essentieel is voor de dynamische rol van een Office Angel.

Deze video is een mooie manier om deze vijf stappen te gebruiken. David laat dit in real time zien aan de Nederlandse TV presentatrice Linda Geerdink, wat een leuke manier is om er in een werksetting over te leren.

Het mooie van GTD is dat het op 99 procent van de omstandigheden kan worden toegepast, wat best handig is. Door de open benadering van de workflow kan het op een groot aantal uiteenlopende scenario’s worden toegepast en maakt het geen onderscheid naar gelang de hulpmiddelen of hulpbronnen die je ter beschikking staan.

GTD’s aanpassingsvermogen en tijdloze aantrekkingskracht

GTD’s kracht ligt in zijn aanpassingsvermogen; het kan worden toegepast op bijna elke situatie, wat het een krachtig hulpmiddel maakt voor bijna iedereen. In tegenstelling tot veel andere productiviteitsboeken, die zich richten op specifieke ideeën of trends, biedt GTD een tijdloze aanpak die in bijna elke levens- of werksituatie kan worden geïntegreerd.

De open en toegankelijke benadering van GTD heeft een breed scala aan mensen aangetrokken, waaronder professionals, werknemers, huismoeders en -vaders, studenten en arbeiders. De methodologie omvat een breed scala aan toepassingen, waardoor het boek een essentiële bron blijft voor iedereen die zijn of haar productiviteit wil verhogen.

Conclusie

“Getting Things Done” van David Allen blijft een invloedrijk boek in de wereld van time management en productiviteit. Met zijn praktische benadering en universele toepasbaarheid is het een onmisbare gids voor iedereen die zijn dagelijkse leven en werk wil optimaliseren. Of je nu een freelancer bent, een drukbezette ouder, of een student, GTD biedt de tools om controle te nemen over je taken en je tijd effectief te beheren.

---

Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.