In een van zijn inspirerende voordrachten beschrijft productiviteitsdeskundige Merlin Mann, de grondlegger van het concept Inbox Zero in 2004, de evolutie van e-mail: van een ‘internationaal netwerk van omhelzingen’ naar ‘een overweldigende lawine’. Wat begon als een middel voor snelle communicatie, groeide uit tot een bron van constante stress.
Inbox Zero is niet slechts een methodiek; het is een filosofie van e-mailbeheer die streeft naar een lege of bijna lege inbox, waardoor onze communicatie efficiënt en relevant blijft. Het idee heeft geleid tot diverse apps en oplossingen die een nieuwe e-mailcultuur creëren: een cultuur waarin wij onze inbox beheren, niet andersom.
Verschillende interpretaties van Inbox Zero bestaan: sommigen zien het als een haalbaar doel, anderen als een onbereikbare droom, en weer anderen als een vervelende taak. Maar wat als we het instinctief konden aanpakken? Dit artikel verkent hoe je met de juiste mindset Inbox Zero gemakkelijk kunt integreren in je dagelijkse routine.
Merlin Mann en het Inbox Zero Concept voor e-mailbeheer
Merlin Mann, een naam die synoniem staat voor revolutionair denken op het gebied van productiviteit, heeft een fascinerende achtergrond die veel zegt over zijn creatieve en onconventionele aanpak. Geboren in Cincinnati, Ohio, en opgegroeid aan de zonovergoten kust van Florida, toonde Merlin al vroeg een neiging om het ongebruikelijke pad te bewandelen. In zijn laatste jaar van de middelbare school koos hij ervoor om zijn ochtendklas BASIC te laten vallen, zodat hij akkoorden kon spelen in de stageband van de school. Dit detail uit zijn jeugd illustreert Merlins voorliefde voor het creatieve boven het conventionele, een thema dat in zijn latere werk duidelijk naar voren komt.
In 1990 studeerde Merlin af aan het prestigieuze New College of Florida, waar hij ondanks een middelmatige thesis over de ideologische hegemonie van televisie toch een Bachelor of Arts behaalde. Zijn academische reis weerspiegelt zijn vermogen om grenzen te verleggen, zelfs als de resultaten niet altijd aan de conventionele verwachtingen voldoen.
Na zijn studie heeft Merlin diverse rollen vervuld die zijn veelzijdigheid en aanpassingsvermogen tonen. Hij heeft gewerkt als webontwikkelaar, projectmanager, ober, verbouwer van een ijzerhandel, ontwerper van rechtszaal exposities, terughoudende telemarketeer en enthousiaste, maar niet winstgevende indie rock muzikant. Deze eclectische mix van banen onderstreept zijn brede scala aan vaardigheden en zijn vermogen om in verschillende omgevingen te floreren.
Merlins schrijfwerk heeft bijgedragen aan vooraanstaande tijdschriften zoals WIRED, Make, Popular Science en MacWorld. Zijn blog, 43 Folders, heeft lof gekregen van The New York Times Magazine, The Washington Post, Time en The Wall Street Journal. Deze erkenningen bevestigen zijn invloed en deskundigheid in de wereld van de productiviteit en persoonlijke organisatie.
De levensloop van Merlin Mann biedt inzicht in de ontwikkeling van zijn ideeën, zoals Inbox Zero, die niet alleen gebaseerd zijn op zijn professionele ervaringen, maar ook op zijn persoonlijke levensverhaal. Zijn benadering van e-mailbeheer en productiviteit weerspiegelt zijn levensfilosofie: omarm creativiteit, doorbreek conventies en streef naar efficiëntie op je eigen voorwaarden.
Mann is een vooraanstaande denker op het gebied van productiviteit, lanceerde het concept van Inbox Zero tijdens een presentatie bij Google. Zijn filosofie draait om het idee dat e-mails niet alleen gelezen en gesorteerd moeten worden, maar dat de inbox zelf een reflectie is van hoe we onze professionele en persoonlijke taken beheren. Inbox Zero is niet letterlijk bedoeld als het hebben van nul e-mails in je inbox, maar als het bereiken van een staat waarin je e-mail je leven niet beheerst. Dit bereik je door elk binnenkomend bericht direct te verwerken aan de hand van beslissingen met de Eisenhower Matrix: doen, delegeren, uitstellen, of verwijderen.
Generaal en 34ste president van de V.S.A.: Dwight D. Eisenhower
Dwight D. Eisenhower, oorspronkelijk David Dwight genoemd, groeide op in Abilene, Kansas, en ontwikkelde tijdens de Eerste Wereldoorlog een interesse in gemechaniseerde oorlogsvoering. Na de oorlog bekleedde hij diverse militaire staffuncties en diende onder andere in de Filipijnen. Voorafgaand aan de Tweede Wereldoorlog werd hij in 1941 bevorderd tot brigadegeneraal.
Na Pearl Harbor leidde Eisenhower de Amerikaanse troepen in Europa, waar hij cruciale rollen speelde in de invasies van Noord-Afrika, Sicilië en later Italië. Als opperbevelhebber van de geallieerde troepen in West-Europa coördineerde hij de invasie van Normandië. Post-oorlog leidde hij de bezettingstroepen in Duitsland en werd onderscheiden met vijf Army Distinguished Service Medals. Hij behoorde tot “De klas waar de sterren op vielen” van West Point, en was een van de twee die generaal met vijf sterren werd.
Eisenhowers managementvaardigheden worden nog steeds erkend, vooral door de naar hem vernoemde Eisenhower Matrix (ook wel Eisenhowerprincipe of Eisenhowermethode genoemd). Deze tool helpt bij het categoriseren van taken op basis van urgentie en belangrijkheid, een aanpak die in de managementliteratuur vaak wordt aangehaald hoewel nooit bewezen is dat Eisenhower deze methode zelf gebruikte. Dit principe wordt treffend samengevat in een citaat dat aan hem wordt toegeschreven: “Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit dringend.” Deze methode verdeelt taken in vier categorieën om prioriteiten te stellen en effectief tijdbeheer te bevorderen.
Wat belangrijk is, is zelden dringend, en wat dringend is, is zelden belangrijk.
Dwight D. Eisenhower
De Eisenhower Matrix
Maak een duidelijke lijst van wat je wel en niet wilt in je inbox. De manier waarop je e-mails prioriteert, zegt veel over jou als persoon. Laten we eerst de methode bekijken gebaseerd op de uitspraak van Dwight D. Eisenhower, “Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk,” helpt deze matrix je realistisch je taken te ordenen:
Doen: Dringend en belangrijk (bijv. een uitnodiging voor een bestuursvergadering vandaag).
Beslissen: Belangrijk maar niet dringend (bijv. maandelijkse financiële updates).
Delegeren: Niet belangrijk maar wel dringend (bijv. het nakijken van een presentatie door een collega).
Verwijderen: Niet belangrijk en niet dringend (bijv. reclamemails).
Office Angels plannen taken in, delegeren B -en C-Taken, voeren A-taken uit en vermijden C-taken. Zo werken ze het meest efficiënt voor hun klanten.
Pas deze matrix toe op je takenlijst en organiseer je e-mails dienovereenkomstig; je bent dan niet alleen een stap dichter bij Inbox Zero, maar je weet ook hoeveel aandacht elke taak of e-mail verdient.
Brian Tracy’s prioriteringsmechanisme
Als je daarentegen vanuit je hart denkt en gevoelens verbindt aan e-mails, dan is Brian Tracy’s Prioritisation Mechanism iets voor jou. Het is geïnspireerd op Mark Twain‘s gezegde:
Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.
Mark Twain
Brian Tracy is een invloedrijke Canadees-Amerikaanse spreker en schrijver op het gebied van zelfontwikkeling. Met een oeuvre van meer dan tachtig boeken, vertaald in vele talen, heeft hij een aanzienlijke impact gemaakt. Zijn bekendste werken omvatten titels als Earn What You’re Really Worth, Eat That Frog!, No Excuses! The Power of Self-Discipline en The Psychology of Achievement.
Als voorzitter en CEO van Brian Tracy International richt hij zich op de ontwikkeling en training van zowel individuen als organisaties. Zijn missie is om mensen te helpen hun persoonlijke en zakelijke doelen te bereiken, sneller en gemakkelijker dan ze voor mogelijk hadden gehouden. In zijn carrière heeft Tracy meer dan duizend bedrijven geadviseerd en heeft hij gesproken voor meer dan vijf miljoen mensen wereldwijd, in landen als de VS, Canada en zeventig andere naties.
Jaarlijks spreekt hij voor meer dan 250.000 mensen en heeft hij drie decennia gewijd aan het studeren en onderwijzen in de velden van economie, geschiedenis, bedrijfskunde, filosofie en psychologie. Tracy is niet alleen een bestsellerauteur van meer dan zeventig boeken, maar hij heeft ook meer dan driehonderd audio- en videoprogramma’s ontwikkeld, waaronder het wereldwijd populaire Psychology of Achievement.
Brian Tracy staat bekend als een expert in verkooptraining en persoonlijke ontwikkeling, en gebruikt vaak Mark Twain’s concept van ‘het eten van een levende kikker’ om tijd- en taakbeheer te onderwijzen. Deze methode beveelt aan om de dag te beginnen met de meest onaangename of uitdagende taak, waardoor de rest van de dag gemakkelijker lijkt. Toegepast op e-mailbeheer, betekent dit dat je begint met de meest lastige e-mails, waardoor de rest van je taken gemakkelijker te beheren zijn.
Effectief e-mailbeheer met Brian Tracy en Inbox Zero
Om effectief je inbox te beheren en te streven naar Inbox Zero, is het essentieel om je taken en e-mails strategisch te categoriseren. Hieronder volgt een uitgebreidere beschrijving van hoe je verschillende soorten taken kunt aanpakken:
1. Onvermijdelijke taken die je liever niet doet: Sommige taken zijn onaangenaam, maar noodzakelijk. Denk aan het proeflezen van een lang document dat dezelfde dag nog gepubliceerd moet worden. Hoewel dit misschien niet je favoriete bezigheid is, kan het niet worden vermeden. Inbox Zero Tip: Voeg deze taken onmiddellijk toe aan je to-do lijst. Dit helpt je om je inbox overzichtelijk te houden en zorgt ervoor dat je aandacht kunt besteden aan essentiële taken zonder afleiding.
2. Taken die je wilt en moet doen: Deze taken zijn vaak cruciaal voor je werkzaamheden. Een voorbeeld is het reageren op e-mails die vereisen dat je specifieke beslissingen neemt of goedkeuring geeft. Inbox Zero Tip: Door deze e-mails efficiënt te behandelen, voorkom je een ophoping van berichten over hetzelfde onderwerp, wat bijdraagt aan een gestroomlijnde communicatie.
3. Wenselijke maar niet essentiële taken: Er zijn taken die je graag doet, maar die niet noodzakelijkerwijs door jou uitgevoerd hoeven te worden, zoals het plannen van vergaderingen. Deze kun je vaak delegeren aan een assistent of collega. Inbox Zero Tip: Door deze e-mails naar een speciale map te verplaatsen of direct door te sturen naar de verantwoordelijke persoon, houd je je inbox schoon en overzichtelijk.
4. Overbodige taken die je noch wilt noch moet doen: Dit betreft vaak e-mails waarin je op de CC-lijst staat zonder directe betrokkenheid, of reclamemails die niet relevant zijn voor je werk. Inbox Zero Tip: Verwijder deze e-mails meteen om je inbox te ontlasten en sneller richting een lege inbox te werken.
Hoewel de methoden van Eisenhower en Brian Tracy beide gericht zijn op efficiëntie, benaderen ze tijd- en taakbeheer vanuit verschillende hoeken. De Eisenhower Matrix is praktisch en gefocust op het prioriteren van taken op basis van urgentie en belangrijkheid, terwijl Tracy’s benadering, geïnspireerd door Mark Twain’s advies om “de grootste kikker eerst te eten”, je aanmoedigt om emotioneel beladen of uitdagende taken als eerste aan te pakken. Beide strategieën kunnen worden geïntegreerd voor een dynamische en effectieve aanpak van e-mailbeheer en productiviteit.
Office Angels en de Eisenhower, Tracy Matrix
Herken je ook de ABC-prioriteitenlijst die we bij Office Angels hanteren? Deze methode is vergelijkbaar met de Eisenhower Matrix en Brian Tracy’s Eat That Frog-principe. Bij ons gaat het als volgt:
A-taken zijn de activiteiten die niet alleen essentieel zijn voor onze bedrijfsvoering, maar die ook energie geven en direct bijdragen aan onze inkomsten. Ze vormen de kern van ons succes.
B-taken zijn noodzakelijk en moeten worden uitgevoerd, maar ze inspireren ons niet en leveren geen directe energieboost.
C-taken zijn die taken die we het best kunnen uitbesteden aan werknemers of freelancers. Ze zijn vaak tijdrovend en energievretend, en door ze te delegeren kunnen we onze focus houden op de A- en B-taken.
Deze indeling helpt ons om efficiënter te werken en zorgt ervoor dat iedereen zich kan richten op wat echt belangrijk is. Heb je vragen over onze werking. Neem snel contact op met ons.
Welk type ben jij? Dwight D. Eisenhower (plicht-gestuurd) of Brian Tracy (emotioneel-gestuurd)? Schrijf je antwoord in de comments.
Wat hebben David Allen, Time Management en productiviteit gemeen?
David Allen is een Amerikaanse schrijver en productiviteitsconsultant die vooral bekend is door zijn boek “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Dit boek, vaak afgekort als GTD, is in 2001 gepubliceerd en heeft een wereldwijde aanhang gekregen. Allen’s GTD-methode helpt mensen hun werk en persoonlijke taken te organiseren met behulp van een uitgebreid systeem van lijsten, actieplannen en regelmatige reviews om productiviteit te verhogen en stress te verminderen.
Voor hij zijn eigen consulting bedrijf, David Allen & Co, oprichtte, werkte hij in verschillende professionele rollen, waaronder manager, consultant en trainer. Zijn GTD-systeem is gebaseerd op zijn jarenlange ervaring in het coachen van managers en professionals over effectieve werkpraktijken. David Allen heeft ook andere boeken geschreven, waaronder “Ready for Anything” en “Making It All Work”, die verder ingaan op aspecten van productiviteit en het bereiken van persoonlijke en professionele doelen.
Best verkochte zelfhulpboek
David Allen’s “Getting Things Done” (GTD) is niet alleen een van de best verkochte zelfhulpboeken; het heeft ook een blijvende impact op de manier waarop mensen hun administratie en time management aanpakken, zowel thuis als in de office. Met miljoenen verkochte exemplaren wereldwijd en talloze succesverhalen, blijft de vraag actueel: is GTD nog steeds relevant en wie zou dit boek moeten lezen?
GTD: Een revolutie in productiviteit en administratie
GTD heeft de manier waarop freelancers en professionals hun werk en taken beheren radicaal veranderd. Het biedt een flexibele, maar gestructureerde aanpak die individuen helpt om hun werk niet alleen efficiënter uit te voeren, maar ook hun stressniveau te verminderen. Dit proces begint met een eenvoudige, maar krachtige vraag: “Wat is de volgende actie?” Door deze vraag te stellen, kunnen mensen snel en effectief besluiten hoe ze met inkomende taken en informatie moeten omgaan.
Freelancers werken volgens de principes van Getting Things Done en time manangement
David Allen bracht in 2001 Getting Things Done uit om mensen te helpen met werkstress om te gaan en overzicht te houden over hun taken. Het belangrijkste doel van Getting Things Done (GTD) was om het gemakkelijker te maken taken te kiezen, te ordenen en te beheren. Het boek laat je zien hoe je dit kunt doen met behulp van verschillende werkschema’s die je ook in andere delen van je leven kunt gebruiken.
“Getting Things Done” is essentieel voor iedereen die worstelt met time management en op zoek is naar methoden om hun werklast efficiënt te beheren. Het is bijzonder nuttig voor freelancers en professionals die in een office omgeving werken, maar ook voor studenten en thuiswerkers die hun dagelijkse taken beter willen organiseren.
De vijf stappen van GTD uitgelegd
Het boek is gestructureerd rond een vijfstappen-proces dat helpt om nieuwe taken en informatie effectief te categoriseren en te beheren:
1 Leg vast: Identificeer alles wat je aandacht vereist.
De eerste stap in het GTD-systeem is het vastleggen van alles wat je aandacht trekt. Dit kan variëren van kleine taken zoals het sturen van een e-mail tot grotere projecten zoals het plannen van een meeting. Het doel is om alles uit je hoofd te krijgen en op te slaan in een betrouwbaar systeem dat je regelmatig controleert. Dit kan een notitieboek zijn, een digitale app of een combinatie van beide. Door alles vast te leggen, verminder je stress en verhoog je je focus.
2 Leg uit: Beslis wat elke item betekent en wat ermee gedaan moet worden.
Zodra je alles hebt vastgelegd, moet je elk item evalueren en beslissen wat het betekent en welke actie vereist is. Dit kan inhouden dat je beslist of iets een onmiddellijke actie vereist, of het voor later gepland moet worden, of dat het misschien helemaal niet belangrijk is. Deze stap helpt je om prioriteiten te stellen en te bepalen welke acties nodig zijn om je doelen te bereiken.
3 Organiseer: Plaats alles waar het hoort.
In deze fase organiseer je de acties die je hebt geïdentificeerd. Dit kan inhouden dat je taken toewijst aan specifieke dagen op je kalender, ze onderbrengt in projectlijsten of ze categoriseert onder hoge, middelmatige of lage prioriteit. Je kunt ook specifieke contexten toewijzen zoals ‘kantoor’, ‘thuis’, of ‘onderweg’. Een georganiseerd systeem zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment weet wat je volgende stap moet zijn.
4 Herzie: Bekijk regelmatig je lijsten en pas aan waar nodig.
Herzien is cruciaal om effectief te blijven in GTD. Dit betekent dat je regelmatig (dagelijks, wekelijks) je lijsten doorneemt om ervoor te zorgen dat ze actueel zijn en dat alle taken en projecten nog steeds relevant zijn. Deze regelmatige herziening helpt je ook om veranderingen aan te brengen als je prioriteiten verschuiven.
5 Doe: Voer de taken uit.
De laatste stap is het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. Dit vereist discipline en de bereidheid om je aan het systeem te houden dat je hebt opgezet. Het succes van GTD hangt af van je vermogen om de taken die je hebt georganiseerd te vertrouwen en er consequent aan te werken. Door gefocust te blijven op je volgende acties, kun je aanzienlijke vooruitgang boeken in je projecten en dagelijkse verplichtingen.
Deze stappen zijn ontworpen om flexibiliteit en controle te bieden, waardoor mensen van alle achtergronden kunnen profiteren van de GTD-methode.
Voorbeeldscenario bij Office Angels
Office Angels, oftewel administratieve ondersteuners, spelen een cruciale rol in de efficiëntie van een kantooromgeving. Ze beheren een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel functioneren van een bedrijf. Door de Getting Things Done (GTD) methode toe te passen, kunnen ze hun werkprocessen optimaliseren. Hier volgt een voorbeeld van hoe een Office Angel de vijf stappen van GTD kan toepassen op administratieve ondersteuning:
1. Leg Vast: Creëer een Compleet Inzamelsysteem
Voor een Office Angel begint alles met een efficiënt inzamelsysteem waarin alle inkomende taken worden vastgelegd. Dit omvat e-mails, documenten, vergaderverzoeken, en telefoongesprekken. Het is belangrijk dat alles direct wordt opgenomen in een digitaal beheersysteem of fysiek dossier. Bijvoorbeeld, het gebruik van een e-mail inbox en fysieke in-trays helpt om alles wat aandacht vereist op één plek te verzamelen.
2. Leg Uit: Analyseer en Classificeer Taken
Elk item dat binnenkomt moet worden beoordeeld op urgentie en belangrijkheid. De Office Angel moet beslissen of een taak onmiddellijk actie vereist, of het gepland moet worden voor een latere datum, of dat het gedelegeerd kan worden aan een andere collega. Bijvoorbeeld, een dringend verzoek om documentatie voor een vergadering die dezelfde dag plaatsvindt, vereist directe actie, terwijl het bijwerken van een contactenlijst kan wachten tot later.
3. Organiseer: Systematiseer Taken en Verantwoordelijkheden
Na het analyseren van taken, is het tijd om ze te organiseren. Dit omvat het instellen van herinneringen, het prioriteren van taken op basis van deadlines, en het onderbrengen van vergelijkbare activiteiten samen. Tools zoals digitale kalenders, taakbeheer apps, of zelfs een goed georganiseerde fysieke planner zijn essentieel. Taken kunnen ook worden gegroepeerd per project of per afdeling.
4. Herzie: Onderhoud de Systemen Dagelijks en Wekelijks
Consistentie in het herzien van alle georganiseerde systemen is cruciaal. Een dagelijkse snelle scan van wat er die dag moet gebeuren en een grondigere wekelijkse review zorgen ervoor dat geen enkele taak wordt gemist en dat alles up-to-date blijft. Dit is ook het moment om vooruit te plannen en voorbereidingen te treffen voor komende taken.
5. Doe: Voer de Taken Actief Uit
De laatste stap is het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. Voor een Office Angel betekent dit het effectief beheren van hun tijd en prioriteiten zodat taken worden voltooid binnen de gestelde deadlines. Dit kan variëren van het voorbereiden van vergaderruimtes, het beheren van correspondentie, tot het bijwerken van databases en het afhandelen van facturen.
Door deze stappen te volgen, kunnen Office Angels hun dagelijkse werklast beheren, hun productiviteit verhogen, en een onmisbare steunpilaar worden in hun office omgeving. GTD helpt niet alleen bij het beheren van tijd en taken, maar vermindert ook de stress die komt kijken bij het jongleren van meerdere verantwoordelijkheden, wat essentieel is voor de dynamische rol van een Office Angel.
Deze video is een mooie manier om deze vijf stappen te gebruiken. David laat dit in real time zien aan de Nederlandse TV presentatrice Linda Geerdink, wat een leuke manier is om er in een werksetting over te leren.
Het mooie van GTD is dat het op 99 procent van de omstandigheden kan worden toegepast, wat best handig is. Door de open benadering van de workflow kan het op een groot aantal uiteenlopende scenario’s worden toegepast en maakt het geen onderscheid naar gelang de hulpmiddelen of hulpbronnen die je ter beschikking staan.
GTD’s aanpassingsvermogen en tijdloze aantrekkingskracht
GTD’s kracht ligt in zijn aanpassingsvermogen; het kan worden toegepast op bijna elke situatie, wat het een krachtig hulpmiddel maakt voor bijna iedereen. In tegenstelling tot veel andere productiviteitsboeken, die zich richten op specifieke ideeën of trends, biedt GTD een tijdloze aanpak die in bijna elke levens- of werksituatie kan worden geïntegreerd.
De open en toegankelijke benadering van GTD heeft een breed scala aan mensen aangetrokken, waaronder professionals, werknemers, huismoeders en -vaders, studenten en arbeiders. De methodologie omvat een breed scala aan toepassingen, waardoor het boek een essentiële bron blijft voor iedereen die zijn of haar productiviteit wil verhogen.
Conclusie
“Getting Things Done” van David Allen blijft een invloedrijk boek in de wereld van time management en productiviteit. Met zijn praktische benadering en universele toepasbaarheid is het een onmisbare gids voor iedereen die zijn dagelijkse leven en werk wil optimaliseren. Of je nu een freelancer bent, een drukbezette ouder, of een student, GTD biedt de tools om controle te nemen over je taken en je tijd effectief te beheren.
Vincent Van Leemputten
Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.
Een van de essentiële documenten in het zakendoen, vooral bij internationale transacties, is de proforma factuur. Dit document fungeert als een voorlopige verklaring van de intentie tot transactie tussen verkoper en koper. Het is een krachtig instrument dat de basis legt voor een soepele handelstransactie door de koper te informeren over de voorgestelde producten of diensten en de bijbehorende kosten. In dit artikel gaan we dieper in op de proforma factuur en ontdekken we de belangrijke rol die het speelt in het commerciële landschap.
Wat is een Proforma Factuur?
Een proforma factuur is een niet-officiële, voorlopige factuur die door een verkoper aan een potentiële koper wordt verstrekt. Het document geeft gedetailleerde informatie over de voorgestelde producten of diensten, inclusief de hoeveelheden, prijzen en andere relevante voorwaarden. Het wordt vaak gebruikt nadat de koper een offerte heeft aanvaard, maar voordat de daadwerkelijke levering plaatsvindt. Het belangrijkste doel van een proforma factuur is om de koper te voorzien van alle benodigde informatie om een geïnformeerde beslissing te nemen over de aankoop en om eventuele administratieve procedures zoals invoervergunningen te vergemakkelijken.
Wat betekent proforma precies?
Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.
Wanneer moet een proforma factuur gebruikt worden?
Een proforma factuur moet in allerlei situaties gebruikt worden. Het meest voorkomende scenario betreft invoer en uitvoer. Wanneer je consument zich in een ander land bevindt en je wil producten invoeren, moet hij vaak door een hele reeks douaneprocedures. Denk aan de nodige vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die aan te vragen moet je klant precies kunnen aantonen wat hij wil invoeren. Een proforma factuur is een oplossing.
Je kunt dit document ook gebruiken om je klant om een voorschot te vragen. Dit komt vaak voor bij belangrijke (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.
Wat is het verschil tussen dit en een gewone factuur?
Het essentiële verschil tussen een proforma factuur en een standaard factuur is dat de proforma versie geen juridisch afdwingbaar document vormt. Dit betekent dat de koper niet wettelijk verplicht is om op basis van dit document te betalen. Betaling is niet vereist tot de definitieve factuur is uitgegeven (hoewel er natuurlijk afspraken gemaakt kunnen worden over een aanbetaling). Daarom wordt een proforma factuur niet in de boekhouding verwerkt.
Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma?
Zodra je klant de offerte heeft geaccepteerd, verstuur je een proforma factuur, zoals eerder vermeld. Dit verschilt van een offerte; een offerte vereist vaak overtuigingskracht richting de consument. Echter, met het verstrekken van een proforma factuur is de deal in feite al beklonken. Daarom bevat een offerte doorgaans meer uitgebreide taal en uitleg.
Aan welke specificaties moet een proforma factuur voldoen?
Een proforma factuur is niet gebonden aan de standaard factureringsnormen omdat het geen officiële status heeft. Het is echter cruciaal om expliciet aan te geven dat het een proforma factuur betreft om misverstanden te voorkomen. Voor de nummering van deze facturen stelt de belastingdienst geen eisen; deze zijn puur voor interne administratie.
Het is echter niet toegestaan om eenzelfde factuurnummer te hanteren voor zowel een proforma als een reguliere factuur, tenzij dit aansluit bij de chronologische reeks van uitgegeven facturen. Nauwkeurigheid en volledigheid zijn van groot belang bij het opmaken van een proforma factuur.
Belangrijke punten om rekening mee te houden zijn:
Correcte Product- en Dienstomschrijving: Zorg ervoor dat alle aangeboden producten of diensten duidelijk en nauwkeurig worden omschreven, inclusief specificaties, hoeveelheden en prijzen.
Verzendings- en Betalingsvoorwaarden: Geef duidelijk de verzendings- en betalingsvoorwaarden aan, inclusief eventuele kosten voor verzending, verzekering en belastingen.
Contactinformatie: Verstrek volledige contactgegevens voor zowel de verkoper als de koper, inclusief adres, telefoonnummer en e-mailadres, om communicatie en follow-up te vergemakkelijken.
Geldigheidsduur: Vermeld de geldigheidsduur van de proforma factuur om te voorkomen dat verouderde informatie wordt gebruikt voor latere transacties.
Samengevat
In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:
Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
Voor het aanvragen van vergunningen;
Voor het afsluiten van een transportverzekering;
Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.
Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.
Cashflow kan beschouwd worden als de levensader van je onderneming. Het is cruciaal om voldoende financiële middelen te hebben om je bedrijfsactiviteiten voort te zetten. Een snelle omzetting van verkopen naa
r liquide middelen vergroot je capaciteit om rekeningen te voldoen en biedt meer kansen voor investeringen in bedrijfsgroei. Een gezonde cashflow is daarom essentieel. In een ideale wereld betalen klanten onmiddellijk, blijven verkopen stabiel en is de inkomstenstroom groter dan de uitgaven. De realiteit wijkt echter vaak af van dit scenario. Gelukkig bestaan er verschillende strategieën om je cashflow te verbeteren. Hier volgen tien tips om in overweging te nemen.
Wat is cashflow en waarom is die belangrijk?
Het is essentieel om te begrijpen wat cashflow inhoudt. Cashflow verwijst naar het geld dat een bedrijf binnenkomt en verlaat. Voor elke onderneming is een stabiele cashflow cruciaal. Wanneer je cashflow suboptimaal is, bijvoorbeeld doordat klanten laat of helemaal niet betalen, kunnen er tekorten in je boekhouding ontstaan. Dit kan leiden tot problemen met het nakomen van je financiële verplichtingen, iets wat je uiteraard wilt vermijden. Volg deze tips om je cashflow te verbeteren en zorg voor een financieel gezonde onderneming.
1. Stuur onmiddellijk facturen
Het levensbloed van een kleine onderneming is verkoop en facturering. Je wordt niet betaald als je geen facturen stuurt. Dat is alles wat er bij komt kijken.
Zorg dat je bovenop de facturering van al je klanten zit. Zodra je facturen verstuurt, des te eerder zul je betaald worden. Overweeg het gebruik van een cloud-gebaseerde boekhoudsoftware met visueel aantrekkelijke, eenvoudig te maken facturen als je huidige facturatie procedure tijdrovend is. Als het om online facturatie software gaat, zijn het Belgische Billit en Nederlandse Exact Online twee goede voorbeelden. Beide kunnen je facturatie proces versnellen en zo ook je cash flow vergroten.
Een jonge man zit verontrust te staren naar het resultaat van zijn cashflow. Office Angels zullen hem helpen zodat hij niet meer ongerust hoeft te zijn.
2. Laat jouw klanten tijdig betalen
Een andere tip om je cash flow te vergroten is je klanten hun facturen op tijd te laten betalen. We weten dat dit gemakkelijker gezegd dan gedaan is, maar er zijn tal van praktische strategieën om de kans te vergroten dat je facturen sneller betaald worden. Hier zijn enkele van onze beste tips voor facturering:
Volg op met factuur herinneringen
Zorg ervoor dat je je klanten eraan herinnert wanneer hun facturen verschuldigd zijn. Stuur e-mail herinneringen een paar dagen voordat de factuur verschuldigd is, op de dag dat de factuur verschuldigd is, en een paar dagen daarna. Als ze nog steeds niet betaald hebben, bel je ze op en blijf je herinneringen sturen. Veel boekhoudprogramma’s en facturatie software hebben ingebouwde factuurherinneringen die je automatisch naar te laat betalende klanten kunt sturen.
Geef je klanten stimulansen
Overweeg een korting aan te bieden aan klanten die hun facturen vóór een bepaalde tijd betalen. Als je factuurtermijnen Net 30 zijn (30 dagen na verzending van de factuur verschuldigd), maar je wilt echt dat je klanten binnen een week na ontvangst van hun factuur betalen, bied dan een kleine korting aan. Klanten die op een deal uit zijn zullen eerder geneigd zijn hun facturen sneller te betalen, wat betekent dat je sneller geld krijgt.
Breng een boete voor te late betaling in rekening
Een andere sleutel tot succesvol factureren is het voeren van een sterk facturatie beleid. Kies een consequent tijdstip waarop facturen verschuldigd zijn (bijvoorbeeld, verschuldigd bij ontvangst, Net-15, Net-30, enz.) en houd je eraan. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en een specifieke vervaldatum opnemen om verwarring uit te sluiten. Laat een boete op te late betaling instellen voor klanten die de vervaldatum overschrijden. Niet alleen vergroot dit je kansen om je geld te krijgen, maar het onderscheidt je ook als een professional.
Als het gaat om boetes voor te late betaling, wees dan openhartig over de boete, wanneer ze zal worden aangerekend, en hoeveel ze zal bedragen. Je kunt dit vaak vermelden in de voorwaarden op je factuur. Doe wat onderzoek naar hoe een typisch boetebeleid voor te late betaling er in jouw bedrijfstak uitziet, voordat je er zelf één invoert.
Overweeg factoring
Als de bovenstaande strategieën niet werken, of als je meteen geld nodig hebt, is factoring een andere optie. Factoring van facturen is het proces waarbij je je onbetaalde facturen aan een bedrijf verkoopt in ruil voor onmiddellijk geld. De factoringmaatschappij neemt een klein deel van het geld dat je verdient, maar de beloning is dat je niet vastzit aan het wachten op klanten. Bespreek de mogelijkheden met jouw bank.
3. Prijsverhogingen
Als je cash flow eronder lijdt, kan het tijd zijn om te overwegen de prijzen van je producten of diensten te verhogen. Overweeg het volgende:
Hoeveel vragen mijn concurrenten?
Zijn de kosten van apparatuur of inventaris gestegen?
Hoeveel mensen heb ik nodig om mijn inventaris samen te stellen of diensten te verlenen?
Weerspiegelen mijn prijzen de tijd die ik besteed aan de ontwikkeling van mijn producten?
Zijn mijn prijzen overdreven laag? Lijken mijn producten goedkoop of waardevol?
Je wilt een evenwicht vinden tussen je prijzen concurrerend houden en voldoende gecompenseerd worden voor het harde werk van jou en je medewerkers. Je wilt omzet maken, maar je wilt aan het eind van de dag ook winst maken. Je kunt jezelf te kort doen als je prijzen te laag zijn. Lagere kosten kunnen je organisatie soms minder gekwalificeerd doen lijken.
Ook al lijken je prijzen op dit moment aanvaardbaar, het is belangrijker dan ooit om de huidige marktprijzen en trends in de gaten te houden en zo nodig bij te sturen. Als gevolg van de door de pandemie veroorzaakte aanbodbeperkingen op alles van voedsel tot bouwbenodigdheden, hebben bedrijven hun uitgaven zien stijgen. Als je je prijs niet aanpast aan deze hogere kosten kan dat de ondergang voor je bedrijf betekenen. Hoewel je je klanten nog steeds concurrerende prijzen wilt bieden, is het ook van cruciaal belang de tarieven te verhogen als dat nodig is om de cash flow te verbeteren en je bedrijf draaiende te houden.
4. Vergroot de afzetmarkt
Een andere manier om je positieve cash flow op te krikken is het bedenken van nieuwe inkomstenstromen. Verzamel je dream team, pak een kop koffie, en brainstorm over vernieuwende strategieën om je afzetmarkt uit te breiden. Om je op weg te helpen, volgen hier een paar frisse verkoopmogelijkheden:
Voeg nieuwe producten of diensten toe
Overweeg de huidige spullen of diensten die je levert en of er nog meer spullen of diensten zijn waarvan je denkt dat ze goed bij je bedrijf zouden passen. Denk buiten de kaders en overweeg alternatieve bronnen van inkomsten.
Voor de zomer zou je koffiehuis zelfgemaakte limonade kunnen gaan serveren, of je event bedrijf zou een schoonmaakdienst kunnen toevoegen om de inkomsten te verhogen. Als je werkplaats niet in gebruik is, kun je misschien de enorme buitenruimte verhuren voor feesten en evenementen in het weekend. Bedenk vernieuwende strategieën om inkomsten voor je bedrijf te genereren, wat de cash flow ten goede zal komen.
Gebruik een crisis om jezelf opnieuw uit te vinden
Ga na hoe de pandemie je bedrijf beïnvloed heeft bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. Heeft de epidemie je gedwongen je restaurant te sluiten? Zie je minder consumenten in je winkel? Onderzoek hoe COVID je bedrijf heeft beïnvloed en kom met nieuwe ideeën die inkomsten genereren.
Als je restaurant het moeilijk heeft, denk dan na over de invoering van afhaal of bezorg mogelijkheden, of zelfs over de verkoop van “take and bake” artikelen of lokale groenten en producten om in de winkel te verkopen. Overweeg, als je een fysieke winkel bezit, een online zaak te starten. Je kunt je inkomende cashflow mogelijk vergroten door een paar nieuwe artikelen of diensten toe te voegen.
Fris je marketingstrategie op
Als je producten momenteel uitstekend zijn, overweeg dan je marketinginspanningen uit te breiden. Overweeg frisse benaderingen om je bedrijf bekend te maken. Overweeg of er extra groepen zijn die baat kunnen hebben bij wat je bedrijf te bieden heeft. Het vergroten van je klantenbestand is een uitstekende methode om je cashflow te vergroten.
Moedig klanten aan meer aankopen te doen. Je huidige consumenten ertoe brengen meer uit te geven is een andere goede methode om je cash flow te verbeteren. Er zijn twee benaderingen om dit te doen:
Bundel dingen: Bevorder hogere uitgaven door verwante artikelen samen te verkopen. Je kan dit principe van upselling zowel fysiek als online toepassen. Vb.: koop een fototoestel en krijg de batterijen erbij met 5% korting.
Promoot verwante producten: Adverteer extra producten waarin de koper “geïnteresseerd kan zijn” of die “anderen gekocht hebben” als je een eCommerce platform gebruikt.
Vergeet jouw trouwe klanten niet
Een andere geweldige manier om je markt uit te breiden is door tevreden klanten het voor je te laten doen. Moedig trouwe klanten aan door kortingen te geven of beloningsprogramma’s uit te voeren, zoals stempelkaarten voor meerdere aankopen. Overweeg ook een verwijzingsprogramma in te voeren. Zo kun je je trouwe klanten aanmoedigen om je bedrijf voor je te laten groeien door mond-tot-mondreclame. Ecommerce platformen zoals Shopify, Lightspeed en het Belgische Tilroy hebben zelfs Omnichannel-oplossingen waar jouw klanten hun Loyalty-punten zowel online als in de winkel kunnen sparen. Handig toch.
5. Evalueer de bedrijfsuitgaven opnieuw
De cash flow beheren gaat er niet alleen om meer geld in je zaak te krijgen. Het is ook belangrijk om het geld dat je bedrijf verlaat zo veel mogelijk te verminderen. Hier zijn vier tips om de bedrijfsuitgaven van je bedrijf te verminderen zodat je meer geld overhoudt.
Onnodige uitgaven schrappen
Kijk zorgvuldig naar je kasstroomoverzicht en analyseer de bedrijfsuitgaven van je bedrijf. Stel jezelf deze twee vragen:
Zijn deze uitgaven noodzakelijk?
Als ze noodzakelijk zijn, is er dan een goedkoper alternatief?
Overweeg je huidige uitgaven zorgvuldig. Schrap alles wat overbodig is en probeer de noodzakelijke uitgaven zo veel mogelijk te beperken. Het lijkt misschien moeilijk om te doen, maar jij (en je portemonnee) zullen je veel beter voelen als je weet dat je je geldstroom en uitgaven effectief beheert.
Opgelet: goedkoper betekent niet altijd beter. Vooral niet als je diensten inhuurt van freelancers of leveranciers. Soms geef je beter wat meer uit, om uiteindelijk het werk in half de tijd opgelost te zien.
Stroomlijn je bedrijfsprocessen
Een ander belangrijk aspect van het beheren van je geldstroom is ervoor zorgen dat je bedrijf zo efficiënt mogelijk werkt. Richt je op tijdsbesparing, niet alleen op kostenbesparing. Analyseer al je huidige bedrijfsprocessen en beoordeel hoe efficiënt het huidige proces is om te zien of er een manier is om dat proces te versnellen.
Misschien betekent dat het implementeren van boekhoudsoftware om sneller facturen te sturen of het heroverwegen van het inventarisatieproces van je werknemers. Door tijd efficiënt te gebruiken kun je meer gedaan krijgen, minder uitgeven aan lonen, en buitensporig veel overwerk vermijden (dat een enorme deuk in de cashflow van je bedrijf kan slaan).
Koop meer efficiënte uitrusting
Een manier om de snelheid en efficiëntie van je bedrijf te verhogen is door betere, bijgewerkte technologie en apparatuur aan te schaffen. Hoewel de aanschaf van de apparatuur aanvankelijk wat kan kosten, bespaar je tijd, waardoor de loonkosten dalen. Dit kan ook leiden tot verhoogde productie of de mogelijkheid om extra projecten aan te nemen, wat leidt tot meer binnenkomend geld.
Overweeg uitrusting te leasen
Als je niet genoeg geld hebt om materieel te kopen, of als je niet in aanmerking komt voor een werkkapitaal lening, kan het de moeite waard zijn te overwegen materieel te leasen. In het algemeen raden we het leasen van uitrusting af, omdat het duur kan worden. Maar in sommige situaties kan leasen een haalbare oplossing zijn. Je verliest het voordeel dat je de apparatuur als vaste activa voor je bedrijf hebt, maar je kunt lagere maandelijkse betalingen krijgen, en dat is misschien wat je nodig hebt om je cash flow onder controle te houden.
Welke oplossingen ken jij nog om cashflow te optimaliseren? Schrijf het hieronder in de comments.
Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Always active
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
