E-mailbeheer in de 21ste eeuw

In een van zijn inspirerende voordrachten beschrijft productiviteitsdeskundige Merlin Mann, de grondlegger van het concept Inbox Zero in 2004, de evolutie van e-mail: van een ‘internationaal netwerk van omhelzingen’ naar ‘een overweldigende lawine’. Wat begon als een middel voor snelle communicatie, groeide uit tot een bron van constante stress.

Inbox Zero is niet slechts een methodiek; het is een filosofie van e-mailbeheer die streeft naar een lege of bijna lege inbox, waardoor onze communicatie efficiënt en relevant blijft. Het idee heeft geleid tot diverse apps en oplossingen die een nieuwe e-mailcultuur creëren: een cultuur waarin wij onze inbox beheren, niet andersom.

Verschillende interpretaties van Inbox Zero bestaan: sommigen zien het als een haalbaar doel, anderen als een onbereikbare droom, en weer anderen als een vervelende taak. Maar wat als we het instinctief konden aanpakken? Dit artikel verkent hoe je met de juiste mindset Inbox Zero gemakkelijk kunt integreren in je dagelijkse routine.

Merlin Mann en het Inbox Zero Concept voor e-mailbeheer

Merlin Mann, een naam die synoniem staat voor revolutionair denken op het gebied van productiviteit, heeft een fascinerende achtergrond die veel zegt over zijn creatieve en onconventionele aanpak. Geboren in Cincinnati, Ohio, en opgegroeid aan de zonovergoten kust van Florida, toonde Merlin al vroeg een neiging om het ongebruikelijke pad te bewandelen. In zijn laatste jaar van de middelbare school koos hij ervoor om zijn ochtendklas BASIC te laten vallen, zodat hij akkoorden kon spelen in de stageband van de school. Dit detail uit zijn jeugd illustreert Merlins voorliefde voor het creatieve boven het conventionele, een thema dat in zijn latere werk duidelijk naar voren komt.

In 1990 studeerde Merlin af aan het prestigieuze New College of Florida, waar hij ondanks een middelmatige thesis over de ideologische hegemonie van televisie toch een Bachelor of Arts behaalde. Zijn academische reis weerspiegelt zijn vermogen om grenzen te verleggen, zelfs als de resultaten niet altijd aan de conventionele verwachtingen voldoen.

Na zijn studie heeft Merlin diverse rollen vervuld die zijn veelzijdigheid en aanpassingsvermogen tonen. Hij heeft gewerkt als webontwikkelaar, projectmanager, ober, verbouwer van een ijzerhandel, ontwerper van rechtszaal exposities, terughoudende telemarketeer en enthousiaste, maar niet winstgevende indie rock muzikant. Deze eclectische mix van banen onderstreept zijn brede scala aan vaardigheden en zijn vermogen om in verschillende omgevingen te floreren.

Merlins schrijfwerk heeft bijgedragen aan vooraanstaande tijdschriften zoals WIRED, Make, Popular Science en MacWorld. Zijn blog, 43 Folders, heeft lof gekregen van The New York Times Magazine, The Washington Post, Time en The Wall Street Journal. Deze erkenningen bevestigen zijn invloed en deskundigheid in de wereld van de productiviteit en persoonlijke organisatie.

De levensloop van Merlin Mann biedt inzicht in de ontwikkeling van zijn ideeën, zoals Inbox Zero, die niet alleen gebaseerd zijn op zijn professionele ervaringen, maar ook op zijn persoonlijke levensverhaal. Zijn benadering van e-mailbeheer en productiviteit weerspiegelt zijn levensfilosofie: omarm creativiteit, doorbreek conventies en streef naar efficiëntie op je eigen voorwaarden.

Mann is een vooraanstaande denker op het gebied van productiviteit, lanceerde het concept van Inbox Zero tijdens een presentatie bij Google. Zijn filosofie draait om het idee dat e-mails niet alleen gelezen en gesorteerd moeten worden, maar dat de inbox zelf een reflectie is van hoe we onze professionele en persoonlijke taken beheren. Inbox Zero is niet letterlijk bedoeld als het hebben van nul e-mails in je inbox, maar als het bereiken van een staat waarin je e-mail je leven niet beheerst. Dit bereik je door elk binnenkomend bericht direct te verwerken aan de hand van beslissingen met de Eisenhower Matrix: doen, delegeren, uitstellen, of verwijderen.

Generaal en 34ste president van de V.S.A.: Dwight D. Eisenhower

Dwight D. Eisenhower, oorspronkelijk David Dwight genoemd, groeide op in Abilene, Kansas, en ontwikkelde tijdens de Eerste Wereldoorlog een interesse in gemechaniseerde oorlogsvoering. Na de oorlog bekleedde hij diverse militaire staffuncties en diende onder andere in de Filipijnen. Voorafgaand aan de Tweede Wereldoorlog werd hij in 1941 bevorderd tot brigadegeneraal.

Na Pearl Harbor leidde Eisenhower de Amerikaanse troepen in Europa, waar hij cruciale rollen speelde in de invasies van Noord-Afrika, Sicilië en later Italië. Als opperbevelhebber van de geallieerde troepen in West-Europa coördineerde hij de invasie van Normandië. Post-oorlog leidde hij de bezettingstroepen in Duitsland en werd onderscheiden met vijf Army Distinguished Service Medals. Hij behoorde tot “De klas waar de sterren op vielen” van West Point, en was een van de twee die generaal met vijf sterren werd.

Eisenhowers managementvaardigheden worden nog steeds erkend, vooral door de naar hem vernoemde Eisenhower Matrix (ook wel Eisenhowerprincipe of Eisenhowermethode genoemd). Deze tool helpt bij het categoriseren van taken op basis van urgentie en belangrijkheid, een aanpak die in de managementliteratuur vaak wordt aangehaald hoewel nooit bewezen is dat Eisenhower deze methode zelf gebruikte. Dit principe wordt treffend samengevat in een citaat dat aan hem wordt toegeschreven: “Ik heb twee soorten problemen: de dringende en de belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit dringend.” Deze methode verdeelt taken in vier categorieën om prioriteiten te stellen en effectief tijdbeheer te bevorderen.

Wat belangrijk is, is zelden dringend, en wat dringend is, is zelden belangrijk.

Dwight D. Eisenhower

De Eisenhower Matrix

Maak een duidelijke lijst van wat je wel en niet wilt in je inbox. De manier waarop je e-mails prioriteert, zegt veel over jou als persoon. Laten we eerst de methode bekijken gebaseerd op de uitspraak van Dwight D. Eisenhower, “Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk,” helpt deze matrix je realistisch je taken te ordenen:

• Doen: Dringend en belangrijk (bijv. een uitnodiging voor een bestuursvergadering vandaag).
• Beslissen: Belangrijk maar niet dringend (bijv. maandelijkse financiële updates).
• Delegeren: Niet belangrijk maar wel dringend (bijv. het nakijken van een presentatie door een collega).
• Verwijderen: Niet belangrijk en niet dringend (bijv. reclamemails).

Pas deze matrix toe op je takenlijst en organiseer je e-mails dienovereenkomstig; je bent dan niet alleen een stap dichter bij Inbox Zero, maar je weet ook hoeveel aandacht elke taak of e-mail verdient.

Brian Tracy’s prioriteringsmechanisme

Als je daarentegen vanuit je hart denkt en gevoelens verbindt aan e-mails, dan is Brian Tracy’s Prioritisation Mechanism iets voor jou. Het is geïnspireerd op Mark Twain‘s gezegde:

Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.

Mark Twain

Brian Tracy is een invloedrijke Canadees-Amerikaanse spreker en schrijver op het gebied van zelfontwikkeling. Met een oeuvre van meer dan tachtig boeken, vertaald in vele talen, heeft hij een aanzienlijke impact gemaakt. Zijn bekendste werken omvatten titels als Earn What You’re Really Worth, Eat That Frog!, No Excuses! The Power of Self-Discipline en The Psychology of Achievement.

Als voorzitter en CEO van Brian Tracy International richt hij zich op de ontwikkeling en training van zowel individuen als organisaties. Zijn missie is om mensen te helpen hun persoonlijke en zakelijke doelen te bereiken, sneller en gemakkelijker dan ze voor mogelijk hadden gehouden. In zijn carrière heeft Tracy meer dan duizend bedrijven geadviseerd en heeft hij gesproken voor meer dan vijf miljoen mensen wereldwijd, in landen als de VS, Canada en zeventig andere naties.

Jaarlijks spreekt hij voor meer dan 250.000 mensen en heeft hij drie decennia gewijd aan het studeren en onderwijzen in de velden van economie, geschiedenis, bedrijfskunde, filosofie en psychologie. Tracy is niet alleen een bestsellerauteur van meer dan zeventig boeken, maar hij heeft ook meer dan driehonderd audio- en videoprogramma’s ontwikkeld, waaronder het wereldwijd populaire Psychology of Achievement.

Brian Tracy staat bekend als een expert in verkooptraining en persoonlijke ontwikkeling, en gebruikt vaak Mark Twain’s concept van ‘het eten van een levende kikker’ om tijd- en taakbeheer te onderwijzen. Deze methode beveelt aan om de dag te beginnen met de meest onaangename of uitdagende taak, waardoor de rest van de dag gemakkelijker lijkt. Toegepast op e-mailbeheer, betekent dit dat je begint met de meest lastige e-mails, waardoor de rest van je taken gemakkelijker te beheren zijn.

Effectief e-mailbeheer met Brian Tracy en Inbox Zero

Om effectief je inbox te beheren en te streven naar Inbox Zero, is het essentieel om je taken en e-mails strategisch te categoriseren. Hieronder volgt een uitgebreidere beschrijving van hoe je verschillende soorten taken kunt aanpakken:

1. Onvermijdelijke taken die je liever niet doet:
Sommige taken zijn onaangenaam, maar noodzakelijk. Denk aan het proeflezen van een lang document dat dezelfde dag nog gepubliceerd moet worden. Hoewel dit misschien niet je favoriete bezigheid is, kan het niet worden vermeden.
Inbox Zero Tip: Voeg deze taken onmiddellijk toe aan je to-do lijst. Dit helpt je om je inbox overzichtelijk te houden en zorgt ervoor dat je aandacht kunt besteden aan essentiële taken zonder afleiding.

2. Taken die je wilt en moet doen:
Deze taken zijn vaak cruciaal voor je werkzaamheden. Een voorbeeld is het reageren op e-mails die vereisen dat je specifieke beslissingen neemt of goedkeuring geeft.
Inbox Zero Tip: Door deze e-mails efficiënt te behandelen, voorkom je een ophoping van berichten over hetzelfde onderwerp, wat bijdraagt aan een gestroomlijnde communicatie.

3. Wenselijke maar niet essentiële taken:
Er zijn taken die je graag doet, maar die niet noodzakelijkerwijs door jou uitgevoerd hoeven te worden, zoals het plannen van vergaderingen. Deze kun je vaak delegeren aan een assistent of collega.
Inbox Zero Tip: Door deze e-mails naar een speciale map te verplaatsen of direct door te sturen naar de verantwoordelijke persoon, houd je je inbox schoon en overzichtelijk.

4. Overbodige taken die je noch wilt noch moet doen:
Dit betreft vaak e-mails waarin je op de CC-lijst staat zonder directe betrokkenheid, of reclamemails die niet relevant zijn voor je werk.
Inbox Zero Tip: Verwijder deze e-mails meteen om je inbox te ontlasten en sneller richting een lege inbox te werken.

Hoewel de methoden van Eisenhower en Brian Tracy beide gericht zijn op efficiëntie, benaderen ze tijd- en taakbeheer vanuit verschillende hoeken. De Eisenhower Matrix is praktisch en gefocust op het prioriteren van taken op basis van urgentie en belangrijkheid, terwijl Tracy’s benadering, geïnspireerd door Mark Twain’s advies om “de grootste kikker eerst te eten”, je aanmoedigt om emotioneel beladen of uitdagende taken als eerste aan te pakken. Beide strategieën kunnen worden geïntegreerd voor een dynamische en effectieve aanpak van e-mailbeheer en productiviteit.

Office Angels en de Eisenhower, Tracy Matrix

Herken je ook de ABC-prioriteitenlijst die we bij Office Angels hanteren? Deze methode is vergelijkbaar met de Eisenhower Matrix en Brian Tracy’s Eat That Frog-principe. Bij ons gaat het als volgt:

• A-taken zijn de activiteiten die niet alleen essentieel zijn voor onze bedrijfsvoering, maar die ook energie geven en direct bijdragen aan onze inkomsten. Ze vormen de kern van ons succes.
• B-taken zijn noodzakelijk en moeten worden uitgevoerd, maar ze inspireren ons niet en leveren geen directe energieboost.
• C-taken zijn die taken die we het best kunnen uitbesteden aan werknemers of freelancers. Ze zijn vaak tijdrovend en energievretend, en door ze te delegeren kunnen we onze focus houden op de A- en B-taken.

Deze indeling helpt ons om efficiënter te werken en zorgt ervoor dat iedereen zich kan richten op wat echt belangrijk is. Heb je vragen over onze werking. Neem snel contact op met ons.

Welk type ben jij? Dwight D. Eisenhower (plicht-gestuurd) of Brian Tracy (emotioneel-gestuurd)? Schrijf je antwoord in de comments.