Zakelijke rekeningen voor eenmanszaken: pluspunten en valkuilen

by Vincent Van Leemputten | Apr 29, 2024 | Business, Financieel

Is het nodig om een aparte zakelijke rekening te openen als eenmanszaak?

Wanneer je als eenmanszaak start, vraag je je misschien af of een aparte zakelijke rekening noodzakelijk is. Goed nieuws: het is niet verplicht! Ongeacht of je nu een student-ondernemer, bijberoeper, of een zelfstandige in hoofdberoep bent, de wet vereist niet dat je een aparte professionele rekening opent.

Toch is het openen van een zakelijke rekening sterk aan te bevelen, zelfs als het niet wettelijk verplicht is. Hier zijn enkele cruciale redenen waarom dit een verstandige keuze is voor jou en je onderneming…

Waarom is een zakelijke rekening een slimme zet voor je eenmanszaak? Hier zijn twee sterke redenen:

Open een zakelijke rekening voor een glashelder financieel overzicht. Het openen van een aparte zakelijke rekening voor je eenmanszaak is een slimme stap om verschillende redenen. Allereerst helpt het je om een duidelijk overzicht te behouden over je financiën. Met een aparte rekening zie je precies wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Dit maakt het eenvoudiger om te beheren hoeveel je verdient en uitgeeft. Zo’n gescheiden rekening gebruik je voor al je zakelijke transacties, van het betalen van kosten tot het ontvangen van betalingen voor je diensten of producten, wat zorgt voor een hoop gemoedsrust.

Belangrijk om te onthouden is dat een deel van je inkomsten bestemd zal zijn voor de overheid in de vorm van sociale bijdragen, personenbelasting, en btw. Het ware inkomensplaatje is dus complexer dan wat je bankbalans weergeeft. Om je hierop voor te bereiden, kun je gebruik maken van financiële managementtools zoals Dexxter, Billit, Yuki, of Cashaca. Deze tools helpen je automatisch te berekenen hoeveel je opzij moet zetten voor deze verplichtingen. Natuurlijk kan ook je boekhouder of accountant deze essentiële berekeningen voor je uitvoeren en zorgen dat je steeds up-to-date bent met je fiscale verplichtingen.

1.      Open een zakelijke rekening voor fiscale bescherming

Het openen van een zakelijke rekening biedt niet alleen een helder overzicht van je zakelijke financiën, maar beschermt je ook tegen mogelijke fiscale complicaties. Hier zijn enkele belangrijke punten die deze bescherming onderstrepen:

• Beperkte Inspectie door de Belastingdienst: Een belastingcontroleur heeft alleen het recht om je zakelijke rekening te inspecteren. Welke rekening als ‘zakelijk’ wordt beschouwd, hangt af van welke rekening je daadwerkelijk gebruikt voor je eenmanszaak. Dit betekent dat je persoonlijke financiën afgeschermd blijven van zakelijke controles, zolang je ze strikt gescheiden houdt.

Risico’s van het Mengen van Rekeningen: Zodra je persoonlijke rekening gebruikt wordt voor zakelijke transacties, kan deze door de fiscus als zakelijke rekening worden gezien. Dit geeft de belastingcontroleur de mogelijkheid om ook de transacties op je persoonlijke rekening te onderzoeken.

Heb je geen zakelijke rekening? Dan kan de fiscus jouw persoonlijke rekening ook volledig controleren.

• Oorzaken en Gevolgen: Het maakt niet uit waarom je je persoonlijke rekening hebt gebruikt voor zakelijke uitgaven — of je nu iets kocht voordat je je onderneming startte, of je wachtte op een nieuwe bankpas, of je was je pas kwijt. In theorie kan een belastingcontroleur toegang hebben tot de bankafschriften van die rekening voor het jaar of de jaren waarin de controle zich richt.

• Praktijkgevallen: Hoewel het niet vaak voorkomt dat persoonlijke rekeningen worden opgevraagd tijdens fiscale controles, is het wettelijk toegestaan als er zakelijke transacties op die rekening hebben plaatsgevonden. Ook al heb je niets te verbergen, het is toch prettiger als de belastingcontroleur geen inzicht heeft in je persoonlijke financiën.

Het duidelijk scheiden van je zakelijke en persoonlijke financiën door een zakelijke rekening te openen is een eenvoudige stap die je veel kopzorgen kan besparen, vooral als het gaat om fiscale controles en privacy.

Overboekingen tussen zakelijke en persoonlijke rekening: Hoe zit dat?

Het is volkomen normaal en toegestaan om overboekingen te doen tussen je zakelijke en persoonlijke bankrekeningen. Dit kan gebeuren wanneer je bijvoorbeeld per ongeluk een zakelijke aankoop doet met je privérekening. In zo’n geval kun je achteraf het bedrag van je zakelijke rekening naar je privérekening overmaken om de uitgave te compenseren. Dit is niet verplicht, maar het mag altijd en helpt je financiën geordend te houden.

Daarnaast kan het voorkomen dat je bij de start van je onderneming geld van je privérekening naar je zakelijke rekening hebt overgemaakt om als startkapitaal te dienen. Mocht je later besluiten dat je dit geld weer terug wilt overmaken naar je privérekening, dan kan dat zonder probleem. Dit heeft geen fiscale gevolgen en beïnvloedt de boekhouding van je eenmanszaak niet negatief.

Deze flexibiliteit in het beheren van je financiën zorgt ervoor dat je bankrekeningen altijd overeenstemmen met je eigen overzicht en gevoel bij je financiële situatie. Belangrijk is hierbij dat zulke transacties correct gedocumenteerd worden, zodat je altijd een duidelijk en transparant financieel overzicht behoudt.

Welke bankrekening past het beste bij jouw eenmanszaak?

Voor het openen van een bankrekening voor je eenmanszaak heb je verschillende opties. Naast de gespecialiseerde professionele rekeningen, kun je ook kiezen voor een tweede, standaard klassieke bankrekening. Zo’n rekening is vaak voordeliger dan een specifieke zakelijke rekening, terwijl je nog steeds profiteert van het voordeel om je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden.

Voordat je kiest, is het belangrijk om na te gaan of je met een klassieke rekening ook kredieten voor je bedrijf kunt afsluiten. Professionele rekeningen bieden daarnaast vaak extra voordelen zoals krediet- en prepaidkaarten voor bedrijven, geavanceerde mobiele en online bankdiensten, en zelfs gespecialiseerde spaarrekeningen voor bedrijven.

“Bij het kiezen van een bankrekening voor je eenmanszaak kun je kiezen tussen een gespecialiseerde professionele rekening of een voordeligere standaardrekening die zakelijke en privé-uitgaven scheidt.”

Als startende ondernemer heb je misschien al een duidelijk beeld van wat je nodig hebt en welke rekeningsoort hierbij past. Zo niet, geen zorgen—het is een leerproces. Gedurende je carrière als ondernemer kun je altijd switchen van rekeningtype of zelfs van bank, afhankelijk van wat jouw bedrijf op dat moment nodig heeft. Dit heeft geen invloed op de boekhouding van je eenmanszaak, dus je kunt vrij kiezen zonder zorgen over administratieve complicaties.

Kies dus de rekening die het beste aansluit bij je bedrijfsactiviteiten en je persoonlijke voorkeuren om optimaal te kunnen ondernemen.

Zakelijke Rekening Openen: Online of via het Kantoor?

Het openen van een bankrekening, of het nu privé of zakelijk is, vraagt om een overweging van wat het beste werkt voor jouw specifieke situatie. Een privérekening open je vaak eenvoudig online, maar voor een zakelijke rekening kan dit complexer zijn.

Niet alle banken bieden de mogelijkheid om een zakelijke rekening volledig online te openen. In sommige gevallen is het noodzakelijk om naar een fysiek kantoor te gaan. Dit kan belangrijk zijn om te zorgen dat de rekening alle functionaliteiten biedt die je als ondernemer nodig hebt, zoals de mogelijkheid om kredieten aan te vragen of specifieke zakelijke betalingsopties te gebruiken.

Voor degenen die de voorkeur geven aan het online regelen van bankzaken, bieden mobiele neo-banken een aantrekkelijk alternatief. Deze moderne banken hebben vaak gebruiksvriendelijke apps en concurrerende tarieven. Echter, als zelfstandige kun je tegen beperkingen aanlopen bij neo-banken, zoals beperkingen in het rood staan, het gebruik van gestructureerde mededelingen, of het hebben van een buitenlands rekeningnummer.

Hoewel neo-banken snel vooruitgang boeken, blijft het vaak praktischer om voor een traditionele bank te kiezen als het gaat om het openen van een zakelijke rekening. Hierbij profiteer je van een volledig aanbod van diensten en minder beperkingen, wat cruciaal kan zijn voor het efficiënt beheren van je bedrijfsfinanciën.

Kortom, afhankelijk van je specifieke behoeften en de aard van je onderneming, moet je kiezen tussen het gemak van online openen bij een neo-bank of de meer uitgebreide dienstverlening van een traditionele bank. Zorg dat je vooraf goed onderzoekt welke optie het beste past bij jouw zakelijke behoeften.

Mag je meerdere bankrekeningen hebben?

Absoluut, het hebben van meerdere bankrekeningen is volkomen normaal en vaak zelfs aanbevolen, zowel voor persoonlijke als zakelijke doeleinden.

Persoonlijke en zakelijke rekeningen beheren

Vanuit een persoonlijk oogpunt is het heel gewoon om meerdere bankrekeningen te beheren. Dit kan bij dezelfde bank zijn of bij verschillende banken en is handig om je financiën georganiseerd te houden, specifieke spaardoelen te beheren, of gewoon om aan je persoonlijke behoeften te voldoen.

Voor ondernemers, vooral die met een eenmanszaak, is het ook gebruikelijk en praktisch om meerdere zakelijke bankrekeningen te hebben. Dit kan helpen om zakelijke transacties te scheiden van persoonlijke financiën, belastingzaken te vereenvoudigen, en accurate financiële overzichten te behouden. Het is essentieel om de kosten die aan deze rekeningen gekoppeld zijn goed te onderzoeken om verrassingen te voorkomen.

Buitenlandse rekeningen voor je onderneming

Is een buitenlandse bankrekening nuttig?

Het is volkomen acceptabel en soms zelfs voordelig om een buitenlandse bankrekening te hebben, zowel persoonlijk als voor je eenmanszaak. Als je regelmatig handelt met klanten uit specifieke buitenlandse landen, kan zo’n rekening de transacties vereenvoudigen en versnellen, omdat het voor internationale klanten gemakkelijker is om betalingen te doen op een hen vertrouwde rekening.

Een buitenlandse rekening kan ook voordelen bieden als je te maken hebt met meerdere valuta. Betalingen in de oorspronkelijke valuta kunnen op de rekening blijven staan, wat je meer controle geeft over wanneer je deze omzet naar euro’s, afhankelijk van gunstige wisselkoersen.

Meldingsplicht bij buitenlandse rekeningen

Belangrijk om te noteren is dat je, als je een buitenlandse rekening hebt, verplicht bent deze jaarlijks te melden in je personenbelasting, zelfs als er geen activiteit op de rekening is geweest. Dit doe je door in deel 1 van de personenbelasting door te klikken naar Vak XIII, waar je code 1075 aanduidt en de nodige gegevens invult, zoals de naam en het land van de rekening en of deze gemeld is bij de Nationale Bank van België.

Het effectief managen van meerdere en internationale bankrekeningen kan dus een strategisch voordeel bieden voor zowel persoonlijk financieel beheer als voor de groei en het beheer van je onderneming.

Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.