Debiteurenbeheer heeft een aanzienlijke invloed op de inkomsten en cashflow van uw bedrijf.

Wanneer deze taken efficiënt worden uitgevoerd, kunnen ze resulteren in tijdige betalingen, tevreden klantenrelaties en een hoge liquiditeit van het bedrijf.

Slecht beheer daarentegen kan resulteren in verspilde personeelstijd, boekhoudkundige fouten, verloren inkomsten en een negatieve cashflow in het bedrijf.

Volg deze tips om het debiteurenbeheer van uw bedrijf te verbeteren en het innen van betalingen eenvoudig en efficiënt te maken.

Debiteurenbeheer zegt u?

Debiteuren (Accounts Recevable) verwijst naar al het geld dat uw bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. Debiteurenbeheer is het geheel van processen die u gebruikt om dat geld te traceren, waaronder:

• Facturatie en facturering
• Verwerking van betalingen.
• Communicatie met klanten.
• Interne processen en communicatie.
• Kredietbeleid en incassoprocedures.

Debiteurenpersoneel werkt nauw samen met verkoop- en financiële teams en is doorgaans belast met het innen van inkomsten, het registreren van transacties, het verifiëren van betalingen en het oplossen van discrepanties tussen rekeningen.

Wat is het doel van debiteurenbeheer?

Effectief debiteurenbeheer is gericht op het optimaliseren van uw facturerings-, betalings- en incassoprocessen om de tijd die het kost om betaald te worden te verkorten en het risico van oninbare vorderingen te elimineren.

AR-beheer houdt in dat u normen en praktijken voor uw bedrijf ontwikkelt en naleeft om efficiënte facturering en betaling voor uw klanten mogelijk te maken. Dit betekent dat u op tijd betaald wordt en late betalingen vermijdt.

De beste praktijken voor debiteurenbeheer

Volg deze richtlijnen voor een efficiënt en effectief debiteurenbeheer.

1. Maak gebruik van elektronische facturering en betaling.

Schaf papieren facturen en post verzendingen af. Die zijn gemakkelijk te misplaatsen en moeilijk bij te houden. Implementeer in plaats daarvan een elektronisch facturatiesysteem waarmee klanten gemakkelijk online betalingen kunnen doen.

Integreer uw facturerings- en betalingsprocessen. Deze methode automatiseert uw administratie, zodat u minder hoeft bij te houden en minder ruimte hebt voor menselijke fouten.

Gebruik factureringssoftware met geïntegreerde betalingsverwerking, zodat klanten direct vanaf hun factuur kunnen betalen en het systeem de betaling automatisch voor u registreert. Zo kunt u ook opties configureren voor een persoonlijke, systematische follow-up wanneer betalingen te laat zijn. Zonder tijd te verspillen, kan uw bedrijf de betalingen blijven innen terwijl de communicatie op maat blijft van elke klant.

2. Stel een gedetailleerde factureringsprocedure op.

Benader uw factureringsproces met duidelijkheid en consistentie. Documenteer de procedure zodat iedereen in uw organisatie dezelfde procedures volgt.

Uw factureringsprocedure moet de volgende stappen omvatten:

• Facturatiedata en facturatieperiodes.
• Welke informatie moet elke factuur bevatten? (B.v. inkoopordernummers, adressen, enz.).
• Procedures voor het bijhouden van de administratie.
• Regelmatige beoordeling en controle van het AR-proces.
• Procedures voor het innen van achterstallige betalingen.

Naast de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse stappen die nodig zijn om klanten accuraat te factureren, dient u het volgende in uw documentatie op te nemen:

• De contactinformatie voor facturering van elke cliënt.
• Indien van toepassing, heeft elke cliënt zijn eigen factureringsgegevens of -stappen.
• Betalingsinformatie en notities voor elke cliënt.

3. Stel een krediet- en incassobeleid op – en volg het op

U kunt al dan niet geïnteresseerd zijn in het verstrekken van krediet aan sommige klanten. Als u dat doet, stel dan van tevoren een duidelijk kredietbeleid op om te voorkomen dat u te veel krediet verleent aan sommige klanten en om het voor iedereen in uw bedrijf eenvoudig te maken om te beslissen of u krediet verleent wanneer een klant daarom vraagt.

Een duidelijk beleid voor het innen van achterstallige facturen zorgt er ook voor dat u achterstallige rekeningen proactief kunt aanpakken en uw proces kunt stroomlijnen. Uw incassobeleid moet regelmatige evaluaties van debiteuren omvatten, evenals procedures voor het opvolgen van klanten en het innen van achterstallige saldi.

4. Neem het initiatief

U kunt proactief betalingen innen als u duidelijke procedures hebt. Creëer een proces dat u ertoe aanzet contact op te nemen met een klant op de eerste dag dat een betaling te laat is, zodat ze onmiddellijk op de hoogte zijn van hun betalingstermijnen en eventuele achterstallige saldi, en duidelijke stappen hebben om te betalen.

Elektronische facturerings- en betalingssystemen kunnen helpen bij het centraliseren en oplossen van facturerings- en betalingsproblemen met uw klanten. U kunt bijvoorbeeld factureringssoftware configureren om contact op te nemen met klanten op de eerste dag dat hun betaling te laat is, en vervolgens één keer per week totdat de rekening is voldaan.

5. Maak automatiseringen

Bespaar tijd en voeg consistentie toe aan uw proces door de communicatie met klanten te automatiseren en handmatige processen waar mogelijk te verminderen.

Software voor debiteurenbeheer zou dit voor u moeten doen; u kunt een formulier-e-mail instellen om met een factuur te versturen, een bedank-e-mail om te versturen bij betaling, en herinneringen om te versturen wanneer de betaling achterstallig is.

Zelfs als u nog steeds papieren facturen gebruikt, kunt u uw communicatie automatiseren om tijd te besparen en uw proces te stroomlijnen. Stel triggers in integratiesoftware zoals Zapier in om contact op te nemen met klanten op basis van de invoer in uw administratie. Stel bijvoorbeeld een formulier-e-mail in om naar een klant te sturen wanneer u een betaling in een spreadsheet invoert. Of voeg een taak toe aan uw to-do lijst om een ontvangstbewijs af te drukken en te mailen.

Met boekhoudsoftware zoals Billit en Yuki kunt u de follow-up van late betalingen automatiseren. Met Teamleader kunt u zelfs een geautomatiseerde “Dank u”-mail sturen die u kunt aanpassen met welgemeende woorden. 

6. Maak het klanten gemakkelijk

De meeste betalingsproblemen ontstaan omdat klanten moeite hebben met het ontvangen, bekijken of begrijpen van uw facturen, of omdat ze geen toegang hebben tot een snelle en gemakkelijke betalingsmethode.

Elimineer deze problemen door een systeem te implementeren dat eenvoudig te gebruiken is en een positieve klantervaring biedt. Om spamfilters te vermijden, gebruikt u een elektronisch factureringssysteem dat factuurinformatie en links rechtstreeks in een e-mail aflevert. Zet eenvoudige elektronische betalingsportalen op met verschillende betalingsopties waarmee klanten online kunnen betalen (bijvoorbeeld met een creditcard) zodra ze uw factuur hebben gelezen. Als u deze stappen onderneemt, kunt u een sterke klantenrelatie opbouwen en voorkomen dat facturen van klanten niet worden betaald.

7. Gebruik de juiste KPI’s

Houd de volgende KPI’s in de gaten om ervoor te zorgen dat uw debiteurenprocessen soepel verlopen:

Dagen uitstaande verkopen: Dit is de belangrijkste metriek om uw processen voor te optimaliseren. De gemiddelde tijd die nodig is om betalingen te innen, wordt de DUV genoemd. Probeer uw DUV onder de 30 dagen te houden.

Gemiddeld aantal dagen achterstallig: Het aantal dagen dat betalingen van klanten gemiddeld achterstallig zijn. Ook dit cijfer wilt u zo laag mogelijk houden. Als het stijgt, moet u uw processen herzien om ervoor te zorgen dat de facturering vlot verloopt en dat de debiteuren voldoende personeel hebben om de inningen af te handelen.

Omzetratio: Dit cijfer geeft uw cashflow aan en laat zien hoe snel u inkomsten van klanten int (d.w.z. rekeningen omzetten in contanten). Houd een laag cijfer aan. Een hoge ratio wijst op een groot aantal openstaande rekeningen met niet-geïnde inkomsten, waardoor u uw facturerings- en incassoprocessen zou moeten heroverwegen.

Doeltreffendheidsindex voor incasso: Dit is het percentage rekeningen waarop inkomsten worden geïnd. Dit percentage moet zo dicht mogelijk bij 100 liggen, wat aangeeft dat u van al uw klanten betaling hebt geïnd.

Herziene facturen: Vermijd indien mogelijk de noodzaak om klantenfacturen te herzien. Als het aantal herziene facturen in de loop van de tijd of gedurende een bepaalde periode toeneemt, moet u uw factureringsbeleid herzien en eventueel overwegen of u meer personeel nodig hebt om de efficiëntie te waarborgen en fouten te voorkomen die de betaling vertragen.

8. Betrek alle teamleden bij het proces

Uw debiteurenproces moet niet beperkt blijven tot uw debiteurenteam. Door het proces bekend te maken bij alle teams die met de klant te maken hebben, zoals het verkoopteam, kan iedereen op dezelfde golflengte zitten en deel uitmaken van het proces. Het verbetert de efficiëntie, vermijdt redundantie en elimineert fouten die tijd kunnen verspillen of uw bedrijf geld kunnen kosten.

Samenvatting

Het belangrijkste doel van debiteurenbeheer in uw bedrijf is het maximaliseren van de cashflow, het minimaliseren van de kosten en het onderhouden van een positieve klantrelatie.

Overgaan op elektronische facturering en betalingen is een cruciale stap in het stroomlijnen en organiseren van dit proces om fouten te beperken en het uw klanten gemakkelijker te maken.

Door de juiste systemen in te voeren – en u eraan te houden – zal uw debiteurenadministratie aanzienlijk verbeteren. Een groot deel van dit proces kan worden gesystematiseerd en geautomatiseerd, zodat u zich kunt concentreren op het grotere geheel.