+3215151860 hallo@officeangels.be
Zakelijke rekening voor eenmanszaken: Voordelen en nadelen

Zakelijke rekening voor eenmanszaken: Voordelen en nadelen

Is het nodig om een aparte zakelijke rekening te openen als eenmanszaak?

Wanneer je als eenmanszaak start, vraag je je misschien af of een aparte zakelijke rekening noodzakelijk is. Goed nieuws: het is niet verplicht! Ongeacht of je nu een student-ondernemer, bijberoeper, of een zelfstandige in hoofdberoep bent, de wet vereist niet dat je een aparte professionele rekening opent.

Toch is het openen van een zakelijke rekening sterk aan te bevelen, zelfs als het niet wettelijk verplicht is. Hier zijn enkele cruciale redenen waarom dit een verstandige keuze is voor jou en je onderneming…

Waarom is een zakelijke rekening een slimme zet voor je eenmanszaak? Hier zijn twee sterke redenen:

Open een zakelijke rekening voor een glashelder financieel overzicht. Het openen van een aparte zakelijke rekening voor je eenmanszaak is een slimme stap om verschillende redenen. Allereerst helpt het je om een duidelijk overzicht te behouden over je financiën. Met een aparte rekening zie je precies wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Dit maakt het eenvoudiger om te beheren hoeveel je verdient en uitgeeft. Zo’n gescheiden rekening gebruik je voor al je zakelijke transacties, van het betalen van kosten tot het ontvangen van betalingen voor je diensten of producten, wat zorgt voor een hoop gemoedsrust.

Belangrijk om te onthouden is dat een deel van je inkomsten bestemd zal zijn voor de overheid in de vorm van sociale bijdragen, personenbelasting, en btw. Het ware inkomensplaatje is dus complexer dan wat je bankbalans weergeeft. Om je hierop voor te bereiden, kun je gebruikmaken van financiële managementtools zoals Dexxter, Billit, Yuki, of Cashaca. Deze tools helpen je automatisch te berekenen hoeveel je opzij moet zetten voor deze verplichtingen. Natuurlijk kan ook je boekhouder of accountant deze essentiële berekeningen voor je uitvoeren en zorgen dat je steeds up-to-date bent met je fiscale verplichtingen.

Open een zakelijke rekening voor fiscale bescherming

Het openen van een zakelijke rekening biedt niet alleen een helder overzicht van je zakelijke financiën, maar beschermt je ook tegen mogelijke fiscale complicaties. Hier zijn enkele belangrijke punten die deze bescherming onderstrepen:

  • Beperkte Inspectie door de Belastingdienst: Een belastingcontroleur heeft alleen het recht om je zakelijke rekening te inspecteren. Welke rekening als ‘zakelijk’ wordt beschouwd, hangt af van welke rekening je daadwerkelijk gebruikt voor je eenmanszaak. Dit betekent dat je persoonlijke financiën afgeschermd blijven van zakelijke controles, zolang je ze strikt gescheiden houdt.

Risico’s van het Mengen van Rekeningen: Zodra je persoonlijke rekening gebruikt wordt voor zakelijke transacties, kan deze door de fiscus als zakelijke rekening worden gezien. Dit geeft de belastingcontroleur de mogelijkheid om ook de transacties op je persoonlijke rekening te onderzoeken.

Heb je geen zakelijke rekening? Dan kan de fiscus jouw persoonlijke rekening ook volledig controleren.

  • Oorzaken en Gevolgen: Het maakt niet uit waarom je je persoonlijke rekening hebt gebruikt voor zakelijke uitgaven — of je nu iets kocht voordat je je onderneming startte, of je wachtte op een nieuwe bankpas, of je was je pas kwijt. In theorie kan een belastingcontroleur toegang hebben tot de bankafschriften van die rekening voor het jaar of de jaren waarin de controle zich richt.
  • Praktijkgevallen: Hoewel het niet vaak voorkomt dat persoonlijke rekeningen worden opgevraagd tijdens fiscale controles, is het wettelijk toegestaan als er zakelijke transacties op die rekening hebben plaatsgevonden. Ook al heb je niets te verbergen, het is toch prettiger als de belastingcontroleur geen inzicht heeft in je persoonlijke financiën.

Het duidelijk scheiden van je zakelijke en persoonlijke financiën door een zakelijke rekening te openen is een eenvoudige stap die je veel kopzorgen kan besparen, vooral als het gaat om fiscale controles en privacy.

Overboekingen tussen zakelijke en persoonlijke rekening: Hoe zit dat?

Het is volkomen normaal en toegestaan om overboekingen te doen tussen je zakelijke en persoonlijke bankrekeningen. Dit kan gebeuren wanneer je bijvoorbeeld per ongeluk een zakelijke aankoop doet met je privérekening. In zo’n geval kun je achteraf het bedrag van je zakelijke rekening naar je privérekening overmaken om de uitgave te compenseren. Dit is niet verplicht, maar het mag altijd en helpt je financiën geordend te houden.

Daarnaast kan het voorkomen dat je bij de start van je onderneming geld van je privérekening naar je zakelijke rekening hebt overgemaakt om als startkapitaal te dienen. Mocht je later besluiten dat je dit geld weer terug wilt overmaken naar je privérekening, dan kan dat zonder probleem. Dit heeft geen fiscale gevolgen en beïnvloedt de boekhouding van je eenmanszaak niet negatief.

Deze flexibiliteit in het beheren van je financiën zorgt ervoor dat je bankrekeningen altijd overeenstemmen met je eigen overzicht en gevoel bij je financiële situatie. Belangrijk is hierbij dat zulke transacties correct gedocumenteerd worden, zodat je altijd een duidelijk en transparant financieel overzicht behoudt.

Welke bankrekening past het beste bij jouw eenmanszaak?

Voor het openen van een bankrekening voor je eenmanszaak heb je verschillende opties. Naast de gespecialiseerde professionele rekeningen, kun je ook kiezen voor een tweede, standaard klassieke bankrekening. Zo’n rekening is vaak voordeliger dan een specifieke zakelijke rekening, terwijl je nog steeds profiteert van het voordeel om je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden.

Voordat je kiest, is het belangrijk om na te gaan of je met een klassieke rekening ook kredieten voor je bedrijf kunt afsluiten. Professionele rekeningen bieden daarnaast vaak extra voordelen zoals krediet- en prepaidkaarten voor bedrijven, geavanceerde mobiele en online bankdiensten, en zelfs gespecialiseerde spaarrekeningen voor bedrijven.

“Bij het kiezen van een bankrekening voor je eenmanszaak kun je kiezen tussen een gespecialiseerde professionele rekening of een voordeligere standaardrekening die zakelijke en privé-uitgaven scheidt.”

Als startende ondernemer heb je misschien al een duidelijk beeld van wat je nodig hebt en welke rekeningsoort hierbij past. Zo niet, geen zorgen—het is een leerproces. Gedurende je carrière als ondernemer kun je altijd switchen van rekeningtype of zelfs van bank, afhankelijk van wat jouw bedrijf op dat moment nodig heeft. Dit heeft geen invloed op de boekhouding van je eenmanszaak, dus je kunt vrij kiezen zonder zorgen over administratieve complicaties.

Kies dus de rekening die het beste aansluit bij je bedrijfsactiviteiten en je persoonlijke voorkeuren om optimaal te kunnen ondernemen.

Een zakelijke rekening heeft meer voordelen als eenmanszaak. Verkies zakelijke rekeningen over privé rekeningen.
Investeer in de toekomst met de kostenbesparende adviezen van Office Angels.

Zakelijke Rekening Openen: Online of via het Kantoor?

Het openen van een bankrekening, of het nu privé of zakelijk is, vraagt om een overweging van wat het beste werkt voor jouw specifieke situatie. Een privérekening open je vaak eenvoudig online, maar voor een zakelijke rekening kan dit complexer zijn.

Niet alle banken bieden de mogelijkheid om een zakelijke rekening volledig online te openen. In sommige gevallen is het noodzakelijk om naar een fysiek kantoor te gaan. Dit kan belangrijk zijn om te zorgen dat de rekening alle functionaliteiten biedt die je als ondernemer nodig hebt, zoals de mogelijkheid om kredieten aan te vragen of specifieke zakelijke betalingsopties te gebruiken.

Voor degenen die de voorkeur geven aan het online regelen van bankzaken, bieden mobiele neobanken een aantrekkelijk alternatief. Deze moderne banken hebben vaak gebruiksvriendelijke apps en concurrerende tarieven. Echter, als zelfstandige kun je tegen beperkingen aanlopen bij neobanken, zoals beperkingen in het rood staan, het gebruik van gestructureerde mededelingen, of het hebben van een buitenlands rekeningnummer.

Hoewel neobanken snel vooruitgang boeken, blijft het vaak praktischer om voor een traditionele bank te kiezen als het gaat om het openen van een zakelijke rekening. Hierbij profiteer je van een volledig aanbod van diensten en minder beperkingen, wat cruciaal kan zijn voor het efficiënt beheren van je bedrijfsfinanciën.

Kortom, afhankelijk van je specifieke behoeften en de aard van je onderneming, moet je kiezen tussen het gemak van online openen bij een neobank of de meer uitgebreide dienstverlening van een traditionele bank. Zorg dat je vooraf goed onderzoekt welke optie het beste past bij jouw zakelijke behoeften.

Mag je meerdere bankrekeningen hebben?

Absoluut, het hebben van meerdere bankrekeningen is volkomen normaal en vaak zelfs aanbevolen, zowel voor persoonlijke als zakelijke doeleinden.

Persoonlijke en zakelijke rekeningen beheren

Vanuit een persoonlijk oogpunt is het heel gewoon om meerdere bankrekeningen te beheren. Dit kan bij dezelfde bank zijn of bij verschillende banken en is handig om je financiën georganiseerd te houden, specifieke spaardoelen te beheren, of gewoon om aan je persoonlijke behoeften te voldoen.

Voor ondernemers, vooral die met een eenmanszaak, is het ook gebruikelijk en praktisch om meerdere zakelijke bankrekeningen te hebben. Dit kan helpen om zakelijke transacties te scheiden van persoonlijke financiën, belastingzaken te vereenvoudigen, en accurate financiële overzichten te behouden. Het is essentieel om de kosten die aan deze rekeningen gekoppeld zijn goed te onderzoeken om verrassingen te voorkomen.

Buitenlandse rekeningen voor je onderneming

Is een buitenlandse bankrekening nuttig?

Het is volkomen acceptabel en soms zelfs voordelig om een buitenlandse bankrekening te hebben, zowel persoonlijk als voor je eenmanszaak. Als je regelmatig handelt met klanten uit specifieke buitenlandse landen, kan zo’n rekening de transacties vereenvoudigen en versnellen, omdat het voor internationale klanten gemakkelijker is om betalingen te doen op een hen vertrouwde rekening.

Een buitenlandse rekening kan ook voordelen bieden als je te maken hebt met meerdere valuta. Betalingen in de oorspronkelijke valuta kunnen op de rekening blijven staan, wat je meer controle geeft over wanneer je deze omzet naar euro’s, afhankelijk van gunstige wisselkoersen.

Meldingsplicht bij buitenlandse rekeningen

Belangrijk om te noteren is dat je, als je een buitenlandse rekening hebt, verplicht bent deze jaarlijks te melden in je personenbelasting, zelfs als er geen activiteit op de rekening is geweest. Dit doe je door in deel 1 van de personenbelasting door te klikken naar Vak XIII, waar je code 1075 aanduidt en de nodige gegevens invult, zoals de naam en het land van de rekening en of deze gemeld is bij de Nationale Bank van België.

Het effectief managen van meerdere en internationale bankrekeningen kan dus een strategisch voordeel bieden voor zowel persoonlijk financieel beheer als voor de groei en het beheer van je onderneming.

Verhoogde kostenaftrek van 120% voor e-facturatiesoftware

Verhoogde kostenaftrek van 120% voor e-facturatiesoftware

Wist je dat de overheid nu een gigantische duw in de rug geeft aan bedrijven die hun facturatie willen digitaliseren? Jawel, je leest het goed! Er is nu een verhoogde kostenaftrek van maar liefst 120% voor e-facturatiesoftware. Dat is zeg maar, een financieel duwtje om eindelijk die overstap te maken naar een digitale manier van werken. En wie houdt er nu niet van een beetje besparen, vooral als het ook nog eens goed is voor onze planeet?

Bij Office Angels zijn we helemaal opgewonden over dit nieuws! We zijn altijd op zoek naar manieren om het leven van ondernemers makkelijker en hun bedrijven efficiënter te maken. En laten we eerlijk zijn, wie wil er nu niet minder papierwerk en snellere processen? Plus, het is ook nog eens beter voor het milieu. Minder papier betekent minder bomen kappen, en dat is iets waar we allemaal achter kunnen staan, toch?

Nu denk je misschien: “Dat klinkt allemaal geweldig, maar ik ben niet echt een techneut… Kan ik dat wel?” Geen zorgen! Dat is precies waar wij bij Office Angels voor zijn. We helpen je niet alleen bij het kiezen van de juiste software die bij jouw bedrijf past, maar we zorgen er ook voor dat de overstap zo soepel mogelijk verloopt. Je hoeft echt geen IT-genie te zijn om hiermee aan de slag te gaan, beloofd!

Dus, wat denk je ervan? Klaar om samen met ons de stap te zetten naar een efficiëntere, snellere en groenere toekomst? Laten we samen de voordelen van digitale facturatie ontdekken en gebruikmaken van deze fantastische kans die de overheid ons biedt. Het is tijd om vooruit te gaan, en met Office Angels aan je zijde is het een fluitje van een cent! Kom op, laten we deze kans grijpen en samen werken aan een betere toekomst voor ons allemaal.

Met deze 4 skills krijg je écht inzicht in je bedrijfscijfers 

Met deze 4 skills krijg je écht inzicht in je bedrijfscijfers 

Als ondernemer is het belangrijk dat je de financiële cijfers van je bedrijf begrijpt en analyseert om goede beslissingen te nemen. Je kunt bepaalde vaardigheden ontwikkelen om beter te worden in het interpreteren van bedrijfscijfers en je bedrijf op koers te houden.  

Deze vier vaardigheden helpen je om inzicht te krijgen in je bedrijfscijfers. 

Financiële analyse 

Financiële analyse is een nuttige vaardigheid om je bedrijfscijfers te interpreteren. Dit helpt je om trends en patroon te identificeren in je financiële gegevens, waardoor je beter inzicht krijgt in de prestaties van je bedrijf. Als je je bedrijf financieel gezond wilt houden, lees dan de financiële rapporten, analyseer de gegevens en ontdek trends en patronen.  

Budgetteren of begroten 

Budgetteren is een noodzakelijk onderdeel voor het bereiken van je financiële doelen. Een budget is een belangrijk instrument om te plannen en te beheren wat je bedrijf uitgeeft en verdient, zodat je beter inzicht krijgt in je financiële situatie. Het stellen van realistische doelen en het monitoren van de voortgang van je budget kan je helpen je bedrijf op koers te houden. 

Kostenbesparing 

Als je je bedrijfskosten bespaart, kun je je inkomsten verhogen en je financiële doelen bereiken. Een kostenverlaging zonder de kwaliteit van uw producten of diensten te verminderen, kan uw winstmarges vergroten. Het vermogen kritisch te kijken naar de kosten van je bedrijf en waar nodig besparingen door te voeren, is een belangrijke vaardigheid voor ondernemers. 

Boekhouding 

Het is belangrijk dat je boekhouding op orde is voor het beheer van je bedrijfscijfers. Dankzij een gedegen kennis van boekhouding en belastingwetgeving kun je je bedrijfsadministratie op orde houden en voldoen aan de wettelijke vereisten. Boekhouding helpt je de geldstromen in je bedrijf te begrijpen en je financiële resultaten te meten. Als je de bedrijfscijfers wilt begrijpen, moet je een goede boekhouding bijhouden.  

Bij Office Angels begrijpen we dat het beheersen van deze vaardigheden een uitdaging kan zijn. Daarom bieden we backoffice service aan om je te helpen bij het beheren en analyseren van je bedrijfscijfers. Wij kunnen je assisteren bij het opzetten van een georganiseerde en gestructureerde (financiële) administratie, en je helpen bij het analyseren en interpreteren van je financiële gegevens. We helpen je beter te worden in je bedrijf en je bedrijf te laten groeien

Optimaliseer jouw cashflow (deel 2)

Optimaliseer jouw cashflow (deel 2)

In het eerste deel bespraken we reeds 5 tips om jouw cashflow een boost te geven. In deze post bespreken we 5 andere methoden of strategieën zodat je meer cash overhoudt op het einde van de maand.

6. Betaal je verkopers wanneer ze verschuldigd zijn

Wees strategisch wanneer je je verkopers zult betalen. Als je verkoper een financiële korting geeft voor vroeg betalen, zorg dan dat je op tijd betaalt om geld te besparen (indien jouw liquiditeiten dit toestaan). Als de verkoper of distributeur geen korting geeft, betaal dan wanneer dat voor jouw bedrijf het voordeligst is.

Veronderstel dat je rekening 1 juni moet betalen. Volgens je kasstroomoverzicht is mei een rustige maand voor je bedrijf, maar juni heeft een geschiedenis van stijgende verkoopcijfers. Betaal je rekening op de laatste dag dat hij verschuldigd is om een positieve cashflow voor mei te boeken.

Als je nog meer tijd nodig hebt om je verplichtingen af te betalen, overweeg dan een zakelijke kredietkaart te gebruiken. Op die manier kun je de rekeningen geleidelijk afbetalen in plaats van allemaal tegelijk. Een andere methode beschrijf ik in punt 7: verbeter je kredietvoorwaarden.

7. Communiceer met je verkopers en leveranciers

Hoewel het kopen van voorraden en inventaris noodzakelijk is voor je bedrijf, geef je soms te veel uit? Een deal sluiten met je verkopers en leveranciers… of, in bepaalde situaties, rondkijken naar andere mogelijkheden… kan je helpen geld te besparen en je cashflow te optimaliseren.

Vraag bulkvoorraad tarieven aan bij leveranciers.

Sommige handelaars, vooral die met wie je een uitstekende werkrelatie hebt, kunnen je een korting geven als je producten in grote hoeveelheden koopt. Deze kunnen echt voordelig zijn, dus aarzel niet om je leveranciers te vragen of ze speciale aanbiedingen hebben.

Verbeter je kredietvoorwaarden en prijzen door te onderhandelen.

Naar kortingen vragen is één oplossing, maar durf zeker te vragen om jouw facturen te betalen op langere termijn. Leveranciers waar je goed mee samenwerkt en waar je een goede relatie mee hebt staan hier soms voor open, vooral wanneer je een moment hebt waar je moeite hebt met correcte betalingen. Wees transparant met jouw leveranciers zoals jij wenst dat ze transparant zijn met jou. Een gekend voorbeeld is Walmart in de Verenigde Staten, dat standaard met al hun leveranciers een betaaltermijn van 120 dagen minimum afspreken. Zij beloven volume af te nemen en krijgen in ruil extra betaaluitstel en extra korting.

Onderzoek andere opties

In sommige omstandigheden kan het nodig zijn om andere handelaars en leveranciers te zoeken. Als je leverancier bijvoorbeeld weigert opnieuw te onderhandelen over prijs of voorwaarden, kun je rondkijken om te bepalen of je wel het beste koopje krijgt. Misschien heb je in de nasleep van de COVID uitbraak bij je huidige verkopers en leveranciers hogere kosten, vertraagde leveringen, of tekorten aan artikelen opgemerkt. Als dit hardnekkige problemen zijn waar je bedrijf last van heeft, kan het de moeite waard zijn om naar andere oplossingen te zoeken.

8. liquideer oude inventaris

Inventaris is een van de duurste zakelijke uitgaven waarmee je te maken kunt krijgen. Je hebt inventaris nodig om winst te maken, maar je wilt er ook zeker van zijn dat de inventaris die je verwerft ook werkelijk verkoopt. Ga na welke producten goed verkopen en welke moeilijk om te zetten zijn. Onderzoek je verkoop patronen om te bepalen wat je drukste en traagste verkoop perioden zijn, en bestel jouw goederen dienovereenkomstig.

Overweeg oude goederen die je moeilijk kwijt kunt te liquideren. Elk geld dat binnenkomt is te verkiezen boven geen geld.

9. Vraag voorschotten

Dan nu door naar de tips om sneller betaald te worden. Als je zelf iets koopt, moet je direct of zelfs vooraf betalen. Waarom zou dat niet gelden voor jouw klanten? Vraag om een voorschot of sterker nog: maak dat een standaard voorwaarde. Dat geeft je cashflow een flinke boost. Bovendien is dat heel handig bij nieuwe klanten – vooral voor buitenlandse klanten die hun stiptheid nog moeten bewijzen. De grootte en termijn van het voorschot moeten natuurlijk wel passen bij de aard van je product of dienst. Check dus even wat in jouw sector gangbaar is.

Agency’s kunnen bijvoorbeeld 50% voorschot vragen voor het starten. Daarna 30% bij oplevering van het eerste deel en de laatste 20% facturen bij oplevering van het project.

10. Verkrijg een lening voor kleine bedrijven

Een kortlopende lening of kredietlijn is een ander alternatief om de cashflow van je kleine onderneming te vergroten. Een geldschieter bied je met een kortlopende lening een forfaitaire som geld aan die je in regelmatige termijnen over een korte periode terugbetaalt. Een kredietgever kent je met een kredietlijn een maximum leenbedrag toe, waaruit je kunt putten wanneer je geld nodig hebt; er wordt alleen intrest betaald over het gebruikte kapitaal.

Hoewel de gedachte geld verschuldigd te zijn je ineen kan doen krimpen, zijn er verschillende dwingende redenen om een cashflow lening te nemen:

  • Laat je bedrijf groeien.
  • Verkrijg inventaris
  • Begin een nieuw, winstgevend project.
  • Koop nieuwe machines
  • Onverwachte kosten
  • Buiten het seizoen moeten inzinkingen gedekt worden.

Welke oplossingen heb jij nog om cashflow te optimaliseren? Schrijf het hieronder in de comments.

De Cruciale Rol van de Proforma Factuur

De Cruciale Rol van de Proforma Factuur

Een van de essentiële documenten in het zakendoen, vooral bij internationale transacties, is de proforma factuur. Dit document fungeert als een voorlopige verklaring van de intentie tot transactie tussen verkoper en koper. Het is een krachtig instrument dat de basis legt voor een soepele handelstransactie door de koper te informeren over de voorgestelde producten of diensten en de bijbehorende kosten. In dit artikel gaan we dieper in op de proforma factuur en ontdekken we de belangrijke rol die het speelt in het commerciële landschap.

Wat is een Proforma Factuur?

Een proforma factuur is een niet-officiële, voorlopige factuur die door een verkoper aan een potentiële koper wordt verstrekt. Het document geeft gedetailleerde informatie over de voorgestelde producten of diensten, inclusief de hoeveelheden, prijzen en andere relevante voorwaarden. Het wordt vaak gebruikt nadat de koper een offerte heeft aanvaard, maar voordat de daadwerkelijke levering plaatsvindt. Het belangrijkste doel van een proforma factuur is om de koper te voorzien van alle benodigde informatie om een geïnformeerde beslissing te nemen over de aankoop en om eventuele administratieve procedures zoals invoervergunningen te vergemakkelijken.

Wat betekent proforma precies?

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

Wanneer moet een proforma factuur gebruikt worden?

Een proforma factuur moet in allerlei situaties gebruikt worden. Het meest voorkomende scenario betreft invoer en uitvoer. Wanneer je consument zich in een ander land bevindt en je wil producten invoeren, moet hij vaak door een hele reeks douaneprocedures. Denk aan de nodige vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die aan te vragen moet je klant precies kunnen aantonen wat hij wil invoeren. Een proforma factuur is een oplossing.

Je kunt dit document ook gebruiken om je klant om een voorschot te vragen. Dit komt vaak voor bij belangrijke (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.

Wat is het verschil tussen dit en een gewone factuur?

Het essentiële verschil tussen een proforma factuur en een standaard factuur is dat de proforma versie geen juridisch afdwingbaar document vormt. Dit betekent dat de koper niet wettelijk verplicht is om op basis van dit document te betalen. Betaling is niet vereist tot de definitieve factuur is uitgegeven (hoewel er natuurlijk afspraken gemaakt kunnen worden over een aanbetaling). Daarom wordt een proforma factuur niet in de boekhouding verwerkt.

Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma?

Zodra je klant de offerte heeft geaccepteerd, verstuur je een proforma factuur, zoals eerder vermeld. Dit verschilt van een offerte; een offerte vereist vaak overtuigingskracht richting de consument. Echter, met het verstrekken van een proforma factuur is de deal in feite al beklonken. Daarom bevat een offerte doorgaans meer uitgebreide taal en uitleg.

Aan welke specificaties moet een proforma factuur voldoen?

Een proforma factuur is niet gebonden aan de standaard factureringsnormen omdat het geen officiële status heeft. Het is echter cruciaal om expliciet aan te geven dat het een proforma factuur betreft om misverstanden te voorkomen. Voor de nummering van deze facturen stelt de belastingdienst geen eisen; deze zijn puur voor interne administratie.

Het is echter niet toegestaan om eenzelfde factuurnummer te hanteren voor zowel een proforma als een reguliere factuur, tenzij dit aansluit bij de chronologische reeks van uitgegeven facturen. Nauwkeurigheid en volledigheid zijn van groot belang bij het opmaken van een proforma factuur.

Belangrijke punten om rekening mee te houden zijn:

  • Correcte Product- en Dienstomschrijving: Zorg ervoor dat alle aangeboden producten of diensten duidelijk en nauwkeurig worden omschreven, inclusief specificaties, hoeveelheden en prijzen.
  • Verzendings- en Betalingsvoorwaarden: Geef duidelijk de verzendings- en betalingsvoorwaarden aan, inclusief eventuele kosten voor verzending, verzekering en belastingen.
  • Contactinformatie: Verstrek volledige contactgegevens voor zowel de verkoper als de koper, inclusief adres, telefoonnummer en e-mailadres, om communicatie en follow-up te vergemakkelijken.
  • Geldigheidsduur: Vermeld de geldigheidsduur van de proforma factuur om te voorkomen dat verouderde informatie wordt gebruikt voor latere transacties.

Samengevat

In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:

  1. Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
  2. Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
  3. Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
  4. Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
  5. Voor het aanvragen van vergunningen;
  6. Voor het afsluiten van een transportverzekering;
  7. Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.

Bronnen
Exact Online: https://www.exact.com/benl/blog/financieel/wat-is-een-proforma-factuur
Billit: https://www.billit.be/nl-be/ondersteuning/help-pagina/wat-is-een-proforma-factuur/


Vincent Van Leemputten is de CEO van Office Angels
Vincent Van Leemputten

Vincent Van Leemputten is ondernemer sinds 2008 en is momenteel Aartsengel bij Office Angels, zijn vijfde project. Hij heeft al drie van zijn bedrijven met succes verkocht. In 2023 werd zijn inzet samen met het Office Angels-team erkend toen ze de titel UNIZO Beloftevolle Kmo van Vlaams-Brabant en Brussel wonnen.