Optimaliseer jouw cashflow (deel 2)

by Vincent Van Leemputten | Jul 10, 2022 | Financieel

In het eerste deel bespraken we reeds 5 tips om jouw cashflow een boost te geven. In deze post bespreken we 5 andere methoden of strategieën zodat je meer cash overhoudt op het einde van de maand.

6. Betaal je verkopers wanneer ze verschuldigd zijn

Wees strategisch wanneer je je verkopers zult betalen. Als je verkoper een financiële korting geeft voor vroeg betalen, zorg dan dat je op tijd betaalt om geld te besparen (indien jouw liquiditeiten dit toestaan). Als de verkoper of distributeur geen korting geeft, betaal dan wanneer dat voor jouw bedrijf het voordeligst is.

Veronderstel dat je rekening 1 juni moet betalen. Volgens je kasstroomoverzicht is mei een rustige maand voor je bedrijf, maar juni heeft een geschiedenis van stijgende verkoopcijfers. Betaal je rekening op de laatste dag dat hij verschuldigd is om een positieve cashflow voor mei te boeken.

Als je nog meer tijd nodig hebt om je verplichtingen af te betalen, overweeg dan een zakelijke kredietkaart te gebruiken. Op die manier kun je de rekeningen geleidelijk afbetalen in plaats van allemaal tegelijk. Een andere methode beschrijf ik in punt 7: verbeter je kredietvoorwaarden.

7. Communiceer met je verkopers en leveranciers

Hoewel het kopen van voorraden en inventaris noodzakelijk is voor je bedrijf, geef je soms te veel uit? Een deal sluiten met je verkopers en leveranciers… of, in bepaalde situaties, rondkijken naar andere mogelijkheden… kan je helpen geld te besparen en je cashflow te optimaliseren.

Vraag bulkvoorraad tarieven aan bij leveranciers.

Sommige handelaars, vooral die met wie je een uitstekende werkrelatie hebt, kunnen je een korting geven als je producten in grote hoeveelheden koopt. Deze kunnen echt voordelig zijn, dus aarzel niet om je leveranciers te vragen of ze speciale aanbiedingen hebben.

Verbeter je kredietvoorwaarden en prijzen door te onderhandelen.

Naar kortingen vragen is één oplossing, maar durf zeker te vragen om jouw facturen te betalen op langere termijn. Leveranciers waar je goed mee samenwerkt en waar je een goede relatie mee hebt staan hier soms voor open, vooral wanneer je een moment hebt waar je moeite hebt met correcte betalingen. Wees transparant met jouw leveranciers zoals jij wenst dat ze transparant zijn met jou. Een gekend voorbeeld is Walmart in de Verenigde Staten, dat standaard met al hun leveranciers een betaaltermijn van 120 dagen minimum afspreken. Zij beloven volume af te nemen en krijgen in ruil extra betaaluitstel en extra korting.

Onderzoek andere opties

In sommige omstandigheden kan het nodig zijn om andere handelaars en leveranciers te zoeken. Als je leverancier bijvoorbeeld weigert opnieuw te onderhandelen over prijs of voorwaarden, kun je rondkijken om te bepalen of je wel het beste koopje krijgt. Misschien heb je in de nasleep van de COVID uitbraak bij je huidige verkopers en leveranciers hogere kosten, vertraagde leveringen, of tekorten aan artikelen opgemerkt. Als dit hardnekkige problemen zijn waar je bedrijf last van heeft, kan het de moeite waard zijn om naar andere oplossingen te zoeken.

8. liquideer oude inventaris

Inventaris is een van de duurste zakelijke uitgaven waarmee je te maken kunt krijgen. Je hebt inventaris nodig om winst te maken, maar je wilt er ook zeker van zijn dat de inventaris die je verwerft ook werkelijk verkoopt. Ga na welke producten goed verkopen en welke moeilijk om te zetten zijn. Onderzoek je verkoop patronen om te bepalen wat je drukste en traagste verkoop perioden zijn, en bestel jouw goederen dienovereenkomstig.

Overweeg oude goederen die je moeilijk kwijt kunt te liquideren. Elk geld dat binnenkomt is te verkiezen boven geen geld.

9. Vraag voorschotten

Dan nu door naar de tips om sneller betaald te worden. Als je zelf iets koopt, moet je direct of zelfs vooraf betalen. Waarom zou dat niet gelden voor jouw klanten? Vraag om een voorschot of sterker nog: maak dat een standaard voorwaarde. Dat geeft je cashflow een flinke boost. Bovendien is dat heel handig bij nieuwe klanten – vooral voor buitenlandse klanten die hun stiptheid nog moeten bewijzen. De grootte en termijn van het voorschot moeten natuurlijk wel passen bij de aard van je product of dienst. Check dus even wat in jouw sector gangbaar is.

Agency’s kunnen bijvoorbeeld 50% voorschot vragen voor het starten. Daarna 30% bij oplevering van het eerste deel en de laatste 20% facturen bij oplevering van het project.

10. Verkrijg een lening voor kleine bedrijven

Een kortlopende lening of kredietlijn is een ander alternatief om de cashflow van je kleine onderneming te vergroten. Een geldschieter bied je met een kortlopende lening een forfaitaire som geld aan die je in regelmatige termijnen over een korte periode terugbetaalt. Een kredietgever kent je met een kredietlijn een maximum leenbedrag toe, waaruit je kunt putten wanneer je geld nodig hebt; er wordt alleen intrest betaald over het gebruikte kapitaal.

Hoewel de gedachte geld verschuldigd te zijn je ineen kan doen krimpen, zijn er verschillende dwingende redenen om een cashflow lening te nemen:

• Laat je bedrijf groeien.
• Verkrijg inventaris
• Begin een nieuw, winstgevend project.
• Koop nieuwe machines
• Onverwachte kosten
• Buiten het seizoen moeten inzinkingen gedekt worden.

Welke oplossingen heb jij nog om cashflow te optimaliseren? Schrijf het hieronder in de comments.

Wat is een pro forma factuur?

by Vincent Van Leemputten | May 8, 2022 | Financieel

Je hebt vast wel eens van de proforma factuur gehoord. Dit is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informeert over de producten of diensten die je van plan bent te leveren. Een proforma factuur wordt vaak verstuurd nadat je klant een offerte aanvaard heeft, maar voordat je werkelijk levert. Je kunt dan om een vervroegde betaling vragen of de koper de informatie verschaffen die hij nodig heeft voor bijvoorbeeld invoervergunningen. In dit artikel gaan we dieper in op de proforma factuur.

Wat betekent proforma precies?

Pro forma betekent immers “voor de vorm”. Het is dan ook een voorlopige factuur die de koper in staat moet stellen om een inklaringsdocument voor de douane op te stellen of andere formaliteiten te vervullen. Sommige internationale bedrijven verzenden ze automatisch, waar het ook dienst doet als een soort van orderbevestiging.

Wanneer moet een proforma factuur gebruikt worden?

Een proforma factuur moet in allerlei situaties gebruikt worden. Het meest voorkomende scenario betreft invoer en uitvoer. Wanneer je consument zich in een ander land bevindt en je wil producten invoeren, moet hij vaak door een hele reeks douaneprocedures. Denk aan de nodige vergunningen of inklaringsdocumenten. Om die aan te vragen moet je klant precies kunnen aantonen wat hij wil invoeren. Een proforma factuur is een oplossing.

Je kunt dit document ook gebruiken om je klant om een voorschot te vragen. Dit komt vaak voor bij belangrijke (internationale) transacties of bij het afsluiten van abonnementen.

Wat is het verschil tussen dit en een gewone factuur?

Het fundamentele onderscheid tussen een proforma factuur en een gewone factuur is dat de eerste geen wettelijk bindend document is. Dit duidt erop dat de koper in theorie niet verplicht is op basis van dit papier te betalen. Je bent niet verplicht te betalen tot de eigenlijke factuur verzonden is (in het geval van een voorschot kun je hierover natuurlijk afspraken maken). Bijgevolg wordt een proforma factuur niet in je boekhouding opgenomen.

Wat is het verschil tussen een offerte en een proforma?

Nadat je klant de offerte aanvaard heeft, stuur je een proforma factuur, zoals eerder gezegd. Dit is dus niet hetzelfde als een offerte. Bij een offerte moet je je consument vaak overtuigen. De deal is in principe al gesloten als je je proforma factuur geeft. Bijgevolg bevat een offerte vaak extra taal en uitleg.

Aan welke specificaties moet een proforma factuur voldoen?

Een proforma factuur hoeft niet te voldoen aan de factureringsnormen van een gewone factuur, omdat het geen officiële factuur is. Toch moet je altijd duidelijk vermelden dat het om een proforma factuur gaat om verwarring te voorkomen.

De fiscus legt geen beperkingen op voor de nummering. Je facturen worden uitsluitend voor je eigen administratie genummerd. Maar tenzij het overeenstemt met de chronologische volgorde van je facturen, is het niet toegestaan hetzelfde factuurnummer te gebruiken op de proforma factuur en de gewone factuur.

In het kort

In de praktijk kan een pro-forma factuur diverse doelen dienen:

1. Het begeleiden van zendingen waarvoor geen betaling vereist is (bv. garantieleveringen of de levering van stalen en monsters);
2. Ter bevestiging van een order, in samenhang met de verkoopsvoorwaarden;
3. Voor het opstellen van een inklaringsdocument;
4. Voor het opstellen van een Letter of Credit (L/C of documentair krediet);
5. Voor het aanvragen van vergunningen;
6. Voor het afsluiten van een transportverzekering;
7. Omdat het een verplicht document is in het land van invoer.

_{Bronnen
Exact Online: https://www.exact.com/benl/blog/financieel/wat-is-een-proforma-factuur
Billit: https://www.billit.be/nl-be/ondersteuning/help-pagina/wat-is-een-proforma-factuur/}

Optimaliseer jouw cashflow (deel 1)

by Vincent Van Leemputten | May 6, 2022 | Financieel

De levensader van je zaak

Cashflow is de levensader van jouw zaak. Als je jouw bedrijf draaiend wilt houden, heb je immers geld nodig. Door verkopen zo snel mogelijk in cash om te zetten heb je niet alleen meer middelen om jouw kosten te betalen, maar kun je ook investeren in groei.  Een goede cashflow is dus heel belangrijk. In een ideale wereld betalen klanten meteen, blijft het verkooptempo gelijk en komt er meer geld binnen dan er buitengaat. Helaas gaat het er in de praktijk dikwijls anders aan toe. Gelukkig zijn er een aantal manieren waarmee jij je cashflow kunt verbeteren. Wij geven je 10 tips.

Wat is cashflow en waarom is die belangrijk?

Misschien is het goed om eerst even uit te leggen wat cashflow precies is. Cashflow is de term voor de in- en uitstroom van geld in een bedrijf. Een gezonde cashflow is van levensbelang voor iedere onderneming. Is jouw cashflow niet optimaal, bijvoorbeeld omdat opdrachtgevers te laat of niet betalen? Dan ontstaan er gaten in je boekhouding en bestaat de kans dat je zelf niet meer aan je financiële verplichtingen kunt voldoen. En dat wil je natuurlijk voorkomen. Daarom geven we deze tips om je cashflow te optimaliseren.

1. Stuur onmiddellijk facturen 

Het levensbloed van een kleine onderneming is verkoop en facturering. Je wordt niet betaald als je geen facturen stuurt. Dat is alles wat er bij komt kijken. 

Zorg dat je bovenop de facturering van al je klanten zit. Zodra je facturen verstuurt, des te eerder zul je betaald worden. Overweeg het gebruik van een cloud-gebaseerde boekhoudsoftware met visueel aantrekkelijke, eenvoudig te maken facturen als je huidige facturatie procedure tijdrovend is. Als het om online facturatie software gaat, zijn het Belgische Billit en Nederlandse Exact Online twee goede voorbeelden. Beide kunnen je facturatie proces versnellen en zo ook je cash flow vergroten.

2. Laat jouw klanten tijdig betalen

Een andere tip om je cash flow te vergroten is je klanten hun facturen op tijd te laten betalen. We weten dat dit gemakkelijker gezegd dan gedaan is, maar er zijn tal van praktische strategieën om de kans te vergroten dat je facturen sneller betaald worden. Hier zijn enkele van onze beste tips voor facturering:

Volg op met factuur herinneringen

Zorg ervoor dat je je klanten eraan herinnert wanneer hun facturen verschuldigd zijn. Stuur e-mail herinneringen een paar dagen voordat de factuur verschuldigd is, op de dag dat de factuur verschuldigd is, en een paar dagen daarna. Als ze nog steeds niet betaald hebben, bel je ze op en blijf je herinneringen sturen. Veel boekhoudprogramma’s en facturatie software hebben ingebouwde factuurherinneringen die je automatisch naar te laat betalende klanten kunt sturen.

Geef je klanten stimulansen

Overweeg een korting aan te bieden aan klanten die hun facturen vóór een bepaalde tijd betalen. Als je factuurtermijnen Net 30 zijn (30 dagen na verzending van de factuur verschuldigd), maar je wilt echt dat je klanten binnen een week na ontvangst van hun factuur betalen, bied dan een kleine korting aan. Klanten die op een deal uit zijn zullen eerder geneigd zijn hun facturen sneller te betalen, wat betekent dat je sneller geld krijgt.

Breng een boete voor te late betaling in rekening

Een andere sleutel tot succesvol factureren is het voeren van een sterk facturatie beleid. Kies een consequent tijdstip waarop facturen verschuldigd zijn (bijvoorbeeld, verschuldigd bij ontvangst, Net-15, Net-30, enz.) en houd je eraan. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan en een specifieke vervaldatum opnemen om verwarring uit te sluiten. Laat een boete op te late betaling instellen voor klanten die de vervaldatum overschrijden. Niet alleen vergroot dit je kansen om je geld te krijgen, maar het onderscheidt je ook als een professional.

Als het gaat om boetes voor te late betaling, wees dan openhartig over de boete, wanneer ze zal worden aangerekend, en hoeveel ze zal bedragen. Je kunt dit vaak vermelden in de voorwaarden op je factuur. Doe wat onderzoek naar hoe een typisch boetebeleid voor te late betaling er in jouw bedrijfstak uitziet, voordat je er zelf één invoert. 

Overweeg factoring

Als de bovenstaande strategieën niet werken, of als je meteen geld nodig hebt, is factoring een andere optie. Factoring van facturen is het proces waarbij je je onbetaalde facturen aan een bedrijf verkoopt in ruil voor onmiddellijk geld. De factoringmaatschappij neemt een klein deel van het geld dat je verdient, maar de beloning is dat je niet vastzit aan het wachten op klanten. Bespreek de mogelijkheden met jouw bank. 

3. Prijsverhogingen 

Als je cash flow eronder lijdt, kan het tijd zijn om te overwegen de prijzen van je producten of diensten te verhogen. Overweeg het volgende: 

• Hoeveel vragen mijn concurrenten? 
• Zijn de kosten van apparatuur of inventaris gestegen? 
• Hoeveel mensen heb ik nodig om mijn inventaris samen te stellen of diensten te verlenen? 
• Weerspiegelen mijn prijzen de tijd die ik besteed aan de ontwikkeling van mijn producten? 
• Zijn mijn prijzen overdreven laag? Lijken mijn producten goedkoop of waardevol? 
• Je wilt een evenwicht vinden tussen je prijzen concurrerend houden en voldoende gecompenseerd worden voor het harde werk van jou en je medewerkers. Je wilt omzet maken, maar je wilt aan het eind van de dag ook winst maken. Je kunt jezelf te kort doen als je prijzen te laag zijn. Lagere kosten kunnen je organisatie soms minder gekwalificeerd doen lijken. 

Ook al lijken je prijzen op dit moment aanvaardbaar, het is belangrijker dan ooit om de huidige marktprijzen en trends in de gaten te houden en zo nodig bij te sturen. Als gevolg van de door de pandemie veroorzaakte aanbodbeperkingen op alles van voedsel tot bouwbenodigdheden, hebben bedrijven hun uitgaven zien stijgen. Als je je prijs niet aanpast aan deze hogere kosten kan dat de ondergang voor je bedrijf betekenen. Hoewel je je klanten nog steeds concurrerende prijzen wilt bieden, is het ook van cruciaal belang de tarieven te verhogen als dat nodig is om de cash flow te verbeteren en je bedrijf draaiende te houden.

4. Vergroot de afzetmarkt

Een andere manier om je positieve cash flow op te krikken is het bedenken van nieuwe inkomstenstromen. Verzamel je dream team, pak een kop koffie, en brainstorm over vernieuwende strategieën om je afzetmarkt uit te breiden. Om je op weg te helpen, volgen hier een paar frisse verkoopmogelijkheden: 

Voeg nieuwe producten of diensten toe 

Overweeg de huidige spullen of diensten die je levert en of er nog meer spullen of diensten zijn waarvan je denkt dat ze goed bij je bedrijf zouden passen. Denk buiten de kaders en overweeg alternatieve bronnen van inkomsten. 

Voor de zomer zou je koffiehuis zelfgemaakte limonade kunnen gaan serveren, of je event bedrijf zou een schoonmaakdienst kunnen toevoegen om de inkomsten te verhogen. Als je werkplaats niet in gebruik is, kun je misschien de enorme buitenruimte verhuren voor feesten en evenementen in het weekend. Bedenk vernieuwende strategieën om inkomsten voor je bedrijf te genereren, wat de cash flow ten goede zal komen. 

Gebruik een crisis om jezelf opnieuw uit te vinden

Ga na hoe de pandemie je bedrijf beïnvloed heeft bij het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. Heeft de epidemie je gedwongen je restaurant te sluiten? Zie je minder consumenten in je winkel? Onderzoek hoe COVID je bedrijf heeft beïnvloed en kom met nieuwe ideeën die inkomsten genereren. 

Als je restaurant het moeilijk heeft, denk dan na over de invoering van afhaal of bezorg mogelijkheden, of zelfs over de verkoop van “take and bake” artikelen of lokale groenten en producten om in de winkel te verkopen. Overweeg, als je een fysieke winkel bezit, een online zaak te starten. Je kunt je inkomende cashflow mogelijk vergroten door een paar nieuwe artikelen of diensten toe te voegen. 

Fris je marketingstrategie op 

Als je producten momenteel uitstekend zijn, overweeg dan je marketinginspanningen uit te breiden. Overweeg frisse benaderingen om je bedrijf bekend te maken. Overweeg of er extra groepen zijn die baat kunnen hebben bij wat je bedrijf te bieden heeft. Het vergroten van je klantenbestand is een uitstekende methode om je cashflow te vergroten. 

Moedig klanten aan meer aankopen te doen. Je huidige consumenten ertoe brengen meer uit te geven is een andere goede methode om je cash flow te verbeteren. Er zijn twee benaderingen om dit te doen: 

• Bundel dingen: Bevorder hogere uitgaven door verwante artikelen samen te verkopen. Je kan dit principe van upselling zowel fysiek als online toepassen. Vb.: koop een fototoestel en krijg de batterijen erbij met 5% korting. 
• Promoot verwante producten: Adverteer extra producten waarin de koper “geïnteresseerd kan zijn” of die “anderen gekocht hebben” als je een eCommerce platform gebruikt.

Vergeet jouw trouwe klanten niet

Een andere geweldige manier om je markt uit te breiden is door tevreden klanten het voor je te laten doen. Moedig trouwe klanten aan door kortingen te geven of beloningsprogramma’s uit te voeren, zoals stempelkaarten voor meerdere aankopen. Overweeg ook een verwijzingsprogramma in te voeren. Zo kun je je trouwe klanten aanmoedigen om je bedrijf voor je te laten groeien door mond-tot-mondreclame. Ecommerce platformen zoals Shopify, Lightspeed en het Belgische Tilroy hebben zelfs Omnichannel-oplossingen waar jouw klanten hun Loyalty-punten zowel online als in de winkel kunnen sparen. Handig toch.

5. Evalueer de bedrijfsuitgaven opnieuw

De cash flow beheren gaat er niet alleen om meer geld in je zaak te krijgen. Het is ook belangrijk om het geld dat je bedrijf verlaat zo veel mogelijk te verminderen. Hier zijn vier tips om de bedrijfsuitgaven van je bedrijf te verminderen zodat je meer geld overhoudt.

Onnodige uitgaven schrappen

Kijk zorgvuldig naar je kasstroomoverzicht en analyseer de bedrijfsuitgaven van je bedrijf. Stel jezelf deze twee vragen:

Zijn deze uitgaven noodzakelijk?

Als ze noodzakelijk zijn, is er dan een goedkoper alternatief? 

Overweeg je huidige uitgaven zorgvuldig. Schrap alles wat overbodig is en probeer de noodzakelijke uitgaven zo veel mogelijk te beperken. Het lijkt misschien moeilijk om te doen, maar jij (en je portemonnee) zullen je veel beter voelen als je weet dat je je geldstroom en uitgaven effectief beheert.

Opgelet: goedkoper betekent niet altijd beter. Vooral niet als je diensten inhuurt van freelancers of leveranciers. Soms geef je beter wat meer uit, om uiteindelijk het werk in half de tijd opgelost te zien. 

Stroomlijn je bedrijfsprocessen

Een ander belangrijk aspect van het beheren van je geldstroom is ervoor zorgen dat je bedrijf zo efficiënt mogelijk werkt. Richt je op tijdsbesparing, niet alleen op kostenbesparing. Analyseer al je huidige bedrijfsprocessen en beoordeel hoe efficiënt het huidige proces is om te zien of er een manier is om dat proces te versnellen.

Misschien betekent dat het implementeren van boekhoudsoftware om sneller facturen te sturen of het heroverwegen van het inventarisatieproces van je werknemers. Door tijd efficiënt te gebruiken kun je meer gedaan krijgen, minder uitgeven aan lonen, en buitensporig veel overwerk vermijden (dat een enorme deuk in de cashflow van je bedrijf kan slaan).

Koop meer efficiënte uitrusting

Een manier om de snelheid en efficiëntie van je bedrijf te verhogen is door betere, bijgewerkte technologie en apparatuur aan te schaffen. Hoewel de aanschaf van de apparatuur aanvankelijk wat kan kosten, bespaar je tijd, waardoor de loonkosten dalen. Dit kan ook leiden tot verhoogde productie of de mogelijkheid om extra projecten aan te nemen, wat leidt tot meer binnenkomend geld.

Overweeg uitrusting te leasen

Als je niet genoeg geld hebt om materieel te kopen, of als je niet in aanmerking komt voor een werkkapitaal lening, kan het de moeite waard zijn te overwegen materieel te leasen. In het algemeen raden we het leasen van uitrusting af, omdat het duur kan worden. Maar in sommige situaties kan leasen een haalbare oplossing zijn. Je verliest het voordeel dat je de apparatuur als vaste activa voor je bedrijf hebt, maar je kunt lagere maandelijkse betalingen krijgen, en dat is misschien wat je nodig hebt om je cash flow onder controle te houden.

Welke oplossingen ken jij nog om cashflow te optimaliseren? Schrijf het hieronder in de comments.

>> Lees zeker het vervolgdeel over cashflow