Een bedrijfsovername brengt altijd uitdagingen met zich mee, zeker als het gaat om het stroomlijnen van administratieve processen. Dit werd duidelijk bij Techwin, waar Erika van Office Angels in augustus 2023 startte in opdracht van toenmalig oprichter en directeur André De Weerdt. Wat begon als een opdracht voor Techwin, ontwikkelde zich tot een cruciale rol in de soepele overgang naar Matrix Software Group.

De timing bleek perfect. Toen Matrix Software Group in oktober 2023 Techwin overnam, was Erika al volledig ingewerkt in de administratieve processen. Dit bleek een groot voordeel toen Bertina Verhoeks in december 2023 aantrad als nieuwe financieel verantwoordelijke voor de Nederlandse en Belgische activiteiten.

De uitdaging van verandering

“Ik kwam in een uitdagende situatie terecht,” vertelt Bertina. “Twee ervaren administratieve krachten gingen met pensioen en we hadden slechts een maand om alle kennis over te dragen. De aanwezigheid van Erika, die de processen bij Techwin al beheerste, was cruciaal voor een soepele overgang.”

Het bedrijf stond voor een complexe transitie. De bestaande systemen waren verouderd, processen verliepen grotendeels op papier en de administratieve workflow was toe aan een grondige modernisering. Deze situatie is herkenbaar voor veel bedrijven die een overname doormaken – het samenvoegen van verschillende werkwijzen en systemen vormt vaak een van de grootste uitdagingen.

Van papier naar digitaal

Erika’s rol ging veel verder dan alleen het overnemen van administratieve taken. Ze werd een belangrijke schakel in het moderniseren van verouderde processen. Van de implementatie van SD Worx voor personeelsbeheer tot het opzetten van nieuwe administratieve workflows, CRM-beheer en personeelsplanning – Erika pakte alles grondig en gestructureerd aan.

De transformatie begon met een grondige analyse van bestaande processen. Welke workflows waren essentieel? Waar lagen de grootste inefficiënties? En vooral: hoe kon digitalisering zorgen voor een betere, snellere en meer betrouwbare administratie? Deze vragen vormden de basis voor een uitgebreid verbeterplan.

De kracht van persoonlijk contact

“De combinatie van Erika’s kennis van Techwin en haar vermogen om processen te optimaliseren was precies wat we nodig hadden,” legt Bertina uit. “We werken veel digitaal, maar voor belangrijke overdrachten en het finetunen van nieuwe processen is persoonlijk contact onmisbaar. Die dagen dat we samen op kantoor zitten, kunnen we ongelooflijk efficiënt werken en direct bijsturen waar nodig.”

Deze hybride aanpak – het combineren van digitaal werken met persoonlijke interactie – bleek een sleutelfactor in het succes van de transitie. Tijdens fysieke ontmoetingen konden complexe processen worden doorgesproken, kon er direct worden bijgestuurd en werden nieuwe ideeën geboren. De digitale samenwerking zorgde vervolgens voor een efficiënte uitvoering en opvolging.

Meetbare resultaten

De impact van deze aanpak is duidelijk zichtbaar in de dagelijkse operatie. Waar eerst papieren administratie en handmatige processen de norm waren, beschikt Matrix Software Group nu over gestroomlijnde, digitale workflows. Dit heeft geleid tot:

Significant snellere verwerkingstijden voor administratieve taken
Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten
Betere toegankelijkheid van informatie voor alle betrokkenen
Efficiëntere samenwerking tussen Nederlandse en Belgische kantoren
Verminderde papierverbruik en duurzamere werkprocessen

“Erika’s werk is uitmuntend,” prijst Bertina. “Ze volgt alles tot in de puntjes op en denkt steeds twee stappen vooruit.” Deze proactieve aanpak heeft ervoor gezorgd dat potentiële problemen vaak al worden opgelost voordat ze zich manifesteren.

Toekomstperspectief

Nu de processen grotendeels geautomatiseerd zijn, nadert deze fase van de samenwerking zijn einde. Maar voor Bertina staat vast dat dit niet het laatste contact met Office Angels zal zijn. “Bij toekomstige overnames of scale-ups staat Office Angels bovenaan mijn lijst. De manier waarop zij complexe transities ondersteunen en processen optimaliseren is precies wat je nodig hebt in zulke uitdagende periodes.”

Een blauwdruk voor succes

Dit succesverhaal toont hoe de juiste ondersteuning op het juiste moment het verschil kan maken bij een bedrijfsovername. Het laat zien dat modernisering niet alleen draait om nieuwe systemen implementeren, maar vooral om de mensen die de transitie mogelijk maken. Voor bedrijven die voor vergelijkbare uitdagingen staan, biedt deze ervaring een waardevol inzicht: investeer in ondersteuning die technische expertise combineert met persoonlijke betrokkenheid.

De ervaring bij Matrix Software Group bewijst dat een succesvolle digitale transformatie mogelijk is, zelfs onder de complexe omstandigheden van een bedrijfsovername. Met de juiste partner, een duidelijke visie en een evenwichtige aanpak tussen digitaal en persoonlijk contact, kunnen bedrijven hun administratieve processen naar een hoger niveau tillen. Het resultaat? Een efficiëntere organisatie die klaar is voor de toekomst.

Over Matrix Software Group

Matrix Software, sinds 2021 onderdeel van de Civenso Group, vertegenwoordigt een nieuwe generatie in softwareoplossingen voor de bouwsector. Als onderdeel van deze snelgroeiende internationale groep levert Matrix specialistische software voor constructeurs, beton-, staal- en kozijnfabrieken.

De aansluiting bij Civenso Group past perfect in de groeistrategie van Matrix Software. Door het delen van kennis en praktijkervaringen met andere Civenso-bedrijven versterkt Matrix niet alleen haar eigen positie, maar ook die van haar klanten. Deze synergie, gecombineerd met de ambitie om marktleider te zijn in elk segment, zorgt voor continue innovatie en de beste service en ondersteuning.

Het succesverhaal van de samenwerking tussen Matrix Software Group en Office Angels illustreert perfect hoe deze ambitie in de praktijk wordt gebracht: door te investeren in digitalisering en procesoptimalisatie, maar vooral door te bouwen op menselijke expertise en betrokkenheid. Het is deze combinatie die het verschil maakt in een wereld waar technologie en persoonlijk contact hand in hand gaan.