Is het nodig om een aparte zakelijke rekening te openen als eenmanszaak?
Wanneer je als eenmanszaak start, vraag je je misschien af of een aparte zakelijke rekening noodzakelijk is. Goed nieuws: het is niet verplicht! Ongeacht of je nu een student-ondernemer, bijberoeper, of een zelfstandige in hoofdberoep bent, de wet vereist niet dat je een aparte professionele rekening opent.
Toch is het openen van een zakelijke rekening sterk aan te bevelen, zelfs als het niet wettelijk verplicht is. Hier zijn enkele cruciale redenen waarom dit een verstandige keuze is voor jou en je onderneming…
Waarom is een zakelijke rekening een slimme zet voor je eenmanszaak? Hier zijn twee sterke redenen:
Open een zakelijke rekening voor een glashelder financieel overzicht. Het openen van een aparte zakelijke rekening voor je eenmanszaak is een slimme stap om verschillende redenen. Allereerst helpt het je om een duidelijk overzicht te behouden over je financiën. Met een aparte rekening zie je precies wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Dit maakt het eenvoudiger om te beheren hoeveel je verdient en uitgeeft. Zo’n gescheiden rekening gebruik je voor al je zakelijke transacties, van het betalen van kosten tot het ontvangen van betalingen voor je diensten of producten, wat zorgt voor een hoop gemoedsrust.
Belangrijk om te onthouden is dat een deel van je inkomsten bestemd zal zijn voor de overheid in de vorm van sociale bijdragen, personenbelasting, en btw. Het ware inkomensplaatje is dus complexer dan wat je bankbalans weergeeft. Om je hierop voor te bereiden, kun je gebruikmaken van financiële managementtools zoals Dexxter, Billit, Yuki, of Cashaca. Deze tools helpen je automatisch te berekenen hoeveel je opzij moet zetten voor deze verplichtingen. Natuurlijk kan ook je boekhouder of accountant deze essentiële berekeningen voor je uitvoeren en zorgen dat je steeds up-to-date bent met je fiscale verplichtingen.
Open een zakelijke rekening voor fiscale bescherming
Het openen van een zakelijke rekening biedt niet alleen een helder overzicht van je zakelijke financiën, maar beschermt je ook tegen mogelijke fiscale complicaties. Hier zijn enkele belangrijke punten die deze bescherming onderstrepen:
Beperkte Inspectie door de Belastingdienst: Een belastingcontroleur heeft alleen het recht om je zakelijke rekening te inspecteren. Welke rekening als ‘zakelijk’ wordt beschouwd, hangt af van welke rekening je daadwerkelijk gebruikt voor je eenmanszaak. Dit betekent dat je persoonlijke financiën afgeschermd blijven van zakelijke controles, zolang je ze strikt gescheiden houdt.
Risico’s van het Mengen van Rekeningen: Zodra je persoonlijke rekening gebruikt wordt voor zakelijke transacties, kan deze door de fiscus als zakelijke rekening worden gezien. Dit geeft de belastingcontroleur de mogelijkheid om ook de transacties op je persoonlijke rekening te onderzoeken.
Heb je geen zakelijke rekening? Dan kan de fiscus jouw persoonlijke rekening ook volledig controleren.
Oorzaken en Gevolgen: Het maakt niet uit waarom je je persoonlijke rekening hebt gebruikt voor zakelijke uitgaven — of je nu iets kocht voordat je je onderneming startte, of je wachtte op een nieuwe bankpas, of je was je pas kwijt. In theorie kan een belastingcontroleur toegang hebben tot de bankafschriften van die rekening voor het jaar of de jaren waarin de controle zich richt.
Praktijkgevallen: Hoewel het niet vaak voorkomt dat persoonlijke rekeningen worden opgevraagd tijdens fiscale controles, is het wettelijk toegestaan als er zakelijke transacties op die rekening hebben plaatsgevonden. Ook al heb je niets te verbergen, het is toch prettiger als de belastingcontroleur geen inzicht heeft in je persoonlijke financiën.
Het duidelijk scheiden van je zakelijke en persoonlijke financiën door een zakelijke rekening te openen is een eenvoudige stap die je veel kopzorgen kan besparen, vooral als het gaat om fiscale controles en privacy.
Overboekingen tussen zakelijke en persoonlijke rekening: Hoe zit dat?
Het is volkomen normaal en toegestaan om overboekingen te doen tussen je zakelijke en persoonlijke bankrekeningen. Dit kan gebeuren wanneer je bijvoorbeeld per ongeluk een zakelijke aankoop doet met je privérekening. In zo’n geval kun je achteraf het bedrag van je zakelijke rekening naar je privérekening overmaken om de uitgave te compenseren. Dit is niet verplicht, maar het mag altijd en helpt je financiën geordend te houden.
Daarnaast kan het voorkomen dat je bij de start van je onderneming geld van je privérekening naar je zakelijke rekening hebt overgemaakt om als startkapitaal te dienen. Mocht je later besluiten dat je dit geld weer terug wilt overmaken naar je privérekening, dan kan dat zonder probleem. Dit heeft geen fiscale gevolgen en beïnvloedt de boekhouding van je eenmanszaak niet negatief.
Deze flexibiliteit in het beheren van je financiën zorgt ervoor dat je bankrekeningen altijd overeenstemmen met je eigen overzicht en gevoel bij je financiële situatie. Belangrijk is hierbij dat zulke transacties correct gedocumenteerd worden, zodat je altijd een duidelijk en transparant financieel overzicht behoudt.
Welke bankrekening past het beste bij jouw eenmanszaak?
Voor het openen van een bankrekening voor je eenmanszaak heb je verschillende opties. Naast de gespecialiseerde professionele rekeningen, kun je ook kiezen voor een tweede, standaard klassieke bankrekening. Zo’n rekening is vaak voordeliger dan een specifieke zakelijke rekening, terwijl je nog steeds profiteert van het voordeel om je zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden.
Voordat je kiest, is het belangrijk om na te gaan of je met een klassieke rekening ook kredieten voor je bedrijf kunt afsluiten. Professionele rekeningen bieden daarnaast vaak extra voordelen zoals krediet- en prepaidkaarten voor bedrijven, geavanceerde mobiele en online bankdiensten, en zelfs gespecialiseerde spaarrekeningen voor bedrijven.
“Bij het kiezen van een bankrekening voor je eenmanszaak kun je kiezen tussen een gespecialiseerde professionele rekening of een voordeligere standaardrekening die zakelijke en privé-uitgaven scheidt.”
Als startende ondernemer heb je misschien al een duidelijk beeld van wat je nodig hebt en welke rekeningsoort hierbij past. Zo niet, geen zorgen—het is een leerproces. Gedurende je carrière als ondernemer kun je altijd switchen van rekeningtype of zelfs van bank, afhankelijk van wat jouw bedrijf op dat moment nodig heeft. Dit heeft geen invloed op de boekhouding van je eenmanszaak, dus je kunt vrij kiezen zonder zorgen over administratieve complicaties.
Kies dus de rekening die het beste aansluit bij je bedrijfsactiviteiten en je persoonlijke voorkeuren om optimaal te kunnen ondernemen.
Investeer in de toekomst met de kostenbesparende adviezen van Office Angels.
Zakelijke Rekening Openen: Online of via het Kantoor?
Het openen van een bankrekening, of het nu privé of zakelijk is, vraagt om een overweging van wat het beste werkt voor jouw specifieke situatie. Een privérekening open je vaak eenvoudig online, maar voor een zakelijke rekening kan dit complexer zijn.
Niet alle banken bieden de mogelijkheid om een zakelijke rekening volledig online te openen. In sommige gevallen is het noodzakelijk om naar een fysiek kantoor te gaan. Dit kan belangrijk zijn om te zorgen dat de rekening alle functionaliteiten biedt die je als ondernemer nodig hebt, zoals de mogelijkheid om kredieten aan te vragen of specifieke zakelijke betalingsopties te gebruiken.
Voor degenen die de voorkeur geven aan het online regelen van bankzaken, bieden mobiele neobanken een aantrekkelijk alternatief. Deze moderne banken hebben vaak gebruiksvriendelijke apps en concurrerende tarieven. Echter, als zelfstandige kun je tegen beperkingen aanlopen bij neobanken, zoals beperkingen in het rood staan, het gebruik van gestructureerde mededelingen, of het hebben van een buitenlands rekeningnummer.
Hoewel neobanken snel vooruitgang boeken, blijft het vaak praktischer om voor een traditionele bank te kiezen als het gaat om het openen van een zakelijke rekening. Hierbij profiteer je van een volledig aanbod van diensten en minder beperkingen, wat cruciaal kan zijn voor het efficiënt beheren van je bedrijfsfinanciën.
Kortom, afhankelijk van je specifieke behoeften en de aard van je onderneming, moet je kiezen tussen het gemak van online openen bij een neobank of de meer uitgebreide dienstverlening van een traditionele bank. Zorg dat je vooraf goed onderzoekt welke optie het beste past bij jouw zakelijke behoeften.
Mag je meerdere bankrekeningen hebben?
Absoluut, het hebben van meerdere bankrekeningen is volkomen normaal en vaak zelfs aanbevolen, zowel voor persoonlijke als zakelijke doeleinden.
Persoonlijke en zakelijke rekeningen beheren
Vanuit een persoonlijk oogpunt is het heel gewoon om meerdere bankrekeningen te beheren. Dit kan bij dezelfde bank zijn of bij verschillende banken en is handig om je financiën georganiseerd te houden, specifieke spaardoelen te beheren, of gewoon om aan je persoonlijke behoeften te voldoen.
Voor ondernemers, vooral die met een eenmanszaak, is het ook gebruikelijk en praktisch om meerdere zakelijke bankrekeningen te hebben. Dit kan helpen om zakelijke transacties te scheiden van persoonlijke financiën, belastingzaken te vereenvoudigen, en accurate financiële overzichten te behouden. Het is essentieel om de kosten die aan deze rekeningen gekoppeld zijn goed te onderzoeken om verrassingen te voorkomen.
Buitenlandse rekeningen voor je onderneming
Is een buitenlandse bankrekening nuttig?
Het is volkomen acceptabel en soms zelfs voordelig om een buitenlandse bankrekening te hebben, zowel persoonlijk als voor je eenmanszaak. Als je regelmatig handelt met klanten uit specifieke buitenlandse landen, kan zo’n rekening de transacties vereenvoudigen en versnellen, omdat het voor internationale klanten gemakkelijker is om betalingen te doen op een hen vertrouwde rekening.
Een buitenlandse rekening kan ook voordelen bieden als je te maken hebt met meerdere valuta. Betalingen in de oorspronkelijke valuta kunnen op de rekening blijven staan, wat je meer controle geeft over wanneer je deze omzet naar euro’s, afhankelijk van gunstige wisselkoersen.
Meldingsplicht bij buitenlandse rekeningen
Belangrijk om te noteren is dat je, als je een buitenlandse rekening hebt, verplicht bent deze jaarlijks te melden in je personenbelasting, zelfs als er geen activiteit op de rekening is geweest. Dit doe je door in deel 1 van de personenbelasting door te klikken naar Vak XIII, waar je code 1075 aanduidt en de nodige gegevens invult, zoals de naam en het land van de rekening en of deze gemeld is bij de Nationale Bank van België.
Het effectief managen van meerdere en internationale bankrekeningen kan dus een strategisch voordeel bieden voor zowel persoonlijk financieel beheer als voor de groei en het beheer van je onderneming.
Als ondernemer is het belangrijk dat je de financiële cijfers van je bedrijf begrijpt en analyseert om goede beslissingen te nemen. Je kunt bepaalde vaardigheden ontwikkelen om beter te worden in het interpreteren van bedrijfscijfers en je bedrijf op koers te houden.
Deze vier vaardigheden helpen je om inzicht te krijgen in je bedrijfscijfers.
Financiële analyse
Financiële analyse is een nuttige vaardigheid om je bedrijfscijfers te interpreteren. Dit helpt je om trends en patroon te identificeren in je financiële gegevens, waardoor je beter inzicht krijgt in de prestaties van je bedrijf. Als je je bedrijf financieel gezond wilt houden, lees dan de financiële rapporten, analyseer de gegevens en ontdek trends en patronen.
Budgetteren of begroten
Budgetteren is een noodzakelijk onderdeel voor het bereiken van je financiële doelen. Een budget is een belangrijk instrument om te plannen en te beheren wat je bedrijf uitgeeft en verdient, zodat je beter inzicht krijgt in je financiële situatie. Het stellen van realistische doelen en het monitoren van de voortgang van je budget kan je helpen je bedrijf op koers te houden.
Kostenbesparing
Als je je bedrijfskosten bespaart, kun je je inkomsten verhogen en je financiële doelen bereiken. Een kostenverlaging zonder de kwaliteit van uw producten of diensten te verminderen, kan uw winstmarges vergroten. Het vermogen kritisch te kijken naar de kosten van je bedrijf en waar nodig besparingen door te voeren, is een belangrijke vaardigheid voor ondernemers.
Boekhouding
Het is belangrijk dat je boekhouding op orde is voor het beheer van je bedrijfscijfers. Dankzij een gedegen kennis van boekhouding en belastingwetgeving kun je je bedrijfsadministratie op orde houden en voldoen aan de wettelijke vereisten. Boekhouding helpt je de geldstromen in je bedrijf te begrijpen en je financiële resultaten te meten. Als je de bedrijfscijfers wilt begrijpen, moet je een goede boekhouding bijhouden.
Bij Office Angels begrijpen we dat het beheersen van deze vaardigheden een uitdaging kan zijn. Daarom bieden we backoffice serviceaan om je te helpen bij het beheren en analyseren van je bedrijfscijfers. Wij kunnen je assisteren bij het opzetten van een georganiseerde en gestructureerde (financiële) administratie, en je helpen bij het analyseren en interpreteren van je financiële gegevens. We helpen je beter te worden in je bedrijf en je bedrijf te laten groeien.
Wil je efficiënter omgaan met je administratie? Dat is zeker een goed idee! Er zijn veel manieren waarop je dit kunt doen, en in dit blogartikel bespreken we er 5. We beginnen met het bespreken van software die kan helpen bij het efficiëntere werken, en daarna gaan we over tot het outsourcen van administratieve taken. Doe je voordeel met deze tips en ervaar hoe gemakkelijker het leven kan zijn als alles op orde is!
1. Centraliseer jouw administratie
Wij raden aan dat je je taken zoveel mogelijk centraliseert met software. Dit maakt het overzichtelijker en zorgt ervoor dat je efficiënter kunt werken. Er zijn veel verschillende soorten software beschikbaar, en je kunt er vaak een gratis proefversie van downloaden om uit te proberen of het iets voor je is. Office 365 van Microsoft is hier een goed voorbeeld, waar je heel veel apps en Sharepoint kunt gebruiken. Dit zal je helpen bij het efficiënt beheren van je administratie. Daarnaast zijn er veel andere opties beschikbaar, dus bekijk goed wat het beste bij je past en maak hier gebruik van!
2. Besteed uit waar je geen kennis van hebt
Hoewel software een geweldige manier kan zijn om je administratie efficiënter te beheren, is het niet altijd het allesomvattende middel. Soms is het nodig om bepaalde taken uit te besteden om ze sneller en nauwkeuriger gedaan te krijgen. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om een Virtuele Assistent in te huren om te helpen met sommige van je administratieve taken. Dit kan een geweldige manier zijn om wat van de druk weg te nemen, zodat je je op andere dingen kunt concentreren. Er zijn veel verschillende soorten Virtuele Assistenten beschikbaar, dus doe je onderzoek en zoek er een die bij je past. Je zult blij zijn dat je dat gedaan hebt!
3. Plan jouw taken in
Als je efficiëntere resultaten wilt behalen, dan is het belangrijk om je administratieve taken goed in te plannen. Maak een schema of lijst met alle taken die je moet doen, en probeer hier zo goed mogelijk aan te voldoen. Door je hieraan te houden, zal je merken dat je veel efficiënter werkt en dat alles op orde is!
4. Outsourcing is meestal goedkoper dan staffing
Leer werk uitbesteden. Het geeft je flexibiliteit en het is een pak goedkoper dan personeel aanwerven. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het uitbesteden van administratieve taken of het inhuren van een Virtuele Assistent. Door dit te doen, zal je merken dat je veel efficiënter werkt en dat alles op orde is! Het uitbesteden van administratieve taken aan specialisten is een goede manier om deze efficiënter uit te voeren. Zo weet je zeker dat de werkzaamheden juist en efficiënt worden verricht, en dat jij er geen omkijken naar hebt. Er zijn verschillende bedrijven die zich hierin specialiseren. Lees zeer ook ons stuk over Teams as a Service.
5. Ga digitaal met jouw boekhouding
Als je op zoek bent naar meer efficiëntie als het gaat om je boekhouding, dan zijn er veel dingen die je kunt doen. Met de juiste hulpmiddelen wordt het beheren van je financiën veel gemakkelijker! Zoek een samenwerking met een boekhouder dat volledig digitaal gaat. Dat bespaart jou tijd en geld. Zo kan je zelf al een heel groot deel van jouw administratie en boekhouding doen, en heb je snel een duidelijk overzicht van facturen die je nog moet betalen of die reeds betaald zijn. Wil jij ook digitaal gaan met jouw boekhouding en facturatie? Lees zeker het artikel over het softwarepakket Billit.
Tegenwoordig rekenen boekhouders tussen de € 70,00 en € 90,00 EUR voor secretarieel werk. Dus als je digitaal gaat en je zou zelf de facturen inboeken, dan heb je al een grote kost per maand dat van jouw bord afvalt. Je bent trouwens ook goedkoper als je zou werken met bedrijven zoals Office Angels die voor jou het secretariële werk overnemen en efficiënter omgaan met je administratie. Bekijk onze prijzen.
Wat is Billit? Het is een facturatieplatform dat streeft naar maximale digitaliteit, eenvoud in gebruik en met opslag in de cloud. Door dit type opslag is je facturatieproces overal bereikbaar en kan het op laptop, tablet en smartphone worden gebruikt
Wat is Billit?
Waarom Billit? Billit is een Belgisch product, waaraan Office Angels veel waarde hechten. Andere grote troeven vinden we de gebruiksvriendelijkheid, lage kostprijs en sterke vereenvoudiging van het facturatieproces door veel geautomatiseerde stappen. Van offertes opmaken en inkomende facturen inlezen, opvolgen van betalingen door connectie met je bank, tot afleveren in het boekhoudpakket bij je boekhouder. Billit bevat ook een digitale deurwaarder.
Billit is geen old-school softwareprogramma dat wordt aangekocht, dient te worden geïnstalleerd en regelmatig updates vraagt, neen het is een steeds up-to-date softwareplatform in de cloud dat je altijd kan bereiken via je browser of App met je eigen login. Billit werkt, onder andere, op basis van je BTW-nummer waardoor registratie automatisch gebeurt na aanmaak van je account. Hoe handig kan het zijn.
Is het dan wel veilig? Ja absoluut. Enerzijds kan je je data niet verliezen bij eigen computerproblemen, anderzijds is je data onderworpen aan een sterke beveiliging en zijn er meerdere back-ups ter beschikking. Wil je hierover gedetailleerde informatie, raden we aan om een kijkje te nemen in dit document: handleiding Billit.
Het team achter Billit werkt continu aan nieuwe features en oplossingen. Hiervoor werken ze nauw samen met o.a. boekhouders, klanten en KMO’s. Door dit samenspel kan dit facturatieplatform verder uitgroeien tot een waardevol instrument voor iedere deelnemer en kan elke speler zich beter focussen op zijn eigen vakgebied.
Voor ons verdient Billit een hoge prijs-kwaliteit score.
Erika • Office Angels
De 5 grote troeven van Billit
Kort samengevat zijn volgens Office Angels dit de vijf grote troeven van Billit:
Eenvoud staat op de eerste plaats, wat een snel leerproces verzekert. Als ondernemer wil je net meer nuttige tijd besteden.
Billit biedt veel integratiemogelijkheden met andere software. Links tussen jouw bank, boekhoudsoftware, documentverwerking, webshop, tijdregistratie app, e.d. verlopen erg eenvoudig.
Prijs-kwaliteit is Billit heel interessant. De maandelijkse bijdrage is laag en verwerking van de facturatie gebeurt deels automatisch waardoor meer tijd vrijkomt voor jouw kernactiviteiten.
Billit is beschikbaar op PC (Windows), Mac (Apple OS) en ze hebben ook een app voor jouw smartphone (iOS en Android). De applicatie wordt uitgevoerd op de meest gangbare browsers zoals Google Chrome, Microsoft Edge (Internet Explorer), Mozilla Firefox of Safari.
Je krijgt een duidelijk overzicht van je financiële situatie in real time. Zo kun je goed inschatten welk geld beschikbaar is, maar ook in één oogopslag je BTW bijdrage zien voordat je de afrekening ontvangt.
Billit past perfect in het sterk groeiend digitaal tijdperk. Het heeft een duidelijk geschreven handleiding ter beschikking. Echter als ondernemer ben je mogelijks liever met je business bezig, dan het overschakelen naar dit handig facturatieplatform. Wij bij Office Angels begrijpen dit volkomen. Office Angels heeft de know-how over Billit en biedt klantenondersteuning op maat die bij jou past. Zo kan jij je productiviteit verhogen, je administratie uitbesteden en opvolgen waar en wanneer je wil. Geïnteresseerd? Kijk dan op www.officeangels.be/onze-diensten voor wat we te bieden hebben.
Wist je dat: Wij kunnen jou ook een account maken zodat je het hele pakket gratis gedurende 14 dagen kan testen. Stuur hiervoor een mailtje naar hallo@officeangels.be met het bericht: ik wil Billit gratis testen.
Debiteurenbeheer heeft een aanzienlijke invloed op de inkomsten en cashflow van uw bedrijf.
Wanneer deze taken efficiënt worden uitgevoerd, kunnen ze resulteren in tijdige betalingen, tevreden klantenrelaties en een hoge liquiditeit van het bedrijf.
Slecht beheer daarentegen kan resulteren in verspilde personeelstijd, boekhoudkundige fouten, verloren inkomsten en een negatieve cashflow in het bedrijf.
Volg deze tips om het debiteurenbeheer van uw bedrijf te verbeteren en het innen van betalingen eenvoudig en efficiënt te maken.
Debiteurenbeheer zegt u?
Debiteuren (Accounts Recevable) verwijst naar al het geld dat uw bedrijf van zijn klanten tegoed heeft. Debiteurenbeheer is het geheel van processen die u gebruikt om dat geld te traceren, waaronder:
Facturatie en facturering
Verwerking van betalingen.
Communicatie met klanten.
Interne processen en communicatie.
Kredietbeleid en incassoprocedures.
Debiteurenpersoneel werkt nauw samen met verkoop- en financiële teams en is doorgaans belast met het innen van inkomsten, het registreren van transacties, het verifiëren van betalingen en het oplossen van discrepanties tussen rekeningen.
Wat is het doel van debiteurenbeheer?
Effectief debiteurenbeheer is gericht op het optimaliseren van uw facturerings-, betalings- en incassoprocessen om de tijd die het kost om betaald te worden te verkorten en het risico van oninbare vorderingen te elimineren.
AR-beheer houdt in dat u normen en praktijken voor uw bedrijf ontwikkelt en naleeft om efficiënte facturering en betaling voor uw klanten mogelijk te maken. Dit betekent dat u op tijd betaald wordt en late betalingen vermijdt.
De beste praktijken voor debiteurenbeheer
Volg deze richtlijnen voor een efficiënt en effectief debiteurenbeheer.
1. Maak gebruik van elektronische facturering en betaling.
Schaf papieren facturen en post verzendingen af. Die zijn gemakkelijk te misplaatsen en moeilijk bij te houden. Implementeer in plaats daarvan een elektronisch facturatiesysteem waarmee klanten gemakkelijk online betalingen kunnen doen.
Integreer uw facturerings- en betalingsprocessen. Deze methode automatiseert uw administratie, zodat u minder hoeft bij te houden en minder ruimte hebt voor menselijke fouten.
Gebruik factureringssoftware met geïntegreerde betalingsverwerking, zodat klanten direct vanaf hun factuur kunnen betalen en het systeem de betaling automatisch voor u registreert. Zo kunt u ook opties configureren voor een persoonlijke, systematische follow-up wanneer betalingen te laat zijn. Zonder tijd te verspillen, kan uw bedrijf de betalingen blijven innen terwijl de communicatie op maat blijft van elke klant.
2. Stel een gedetailleerde factureringsprocedure op.
Benader uw factureringsproces met duidelijkheid en consistentie. Documenteer de procedure zodat iedereen in uw organisatie dezelfde procedures volgt.
Uw factureringsprocedure moet de volgende stappen omvatten:
Facturatiedata en facturatieperiodes.
Welke informatie moet elke factuur bevatten? (B.v. inkoopordernummers, adressen, enz.).
Procedures voor het bijhouden van de administratie.
Regelmatige beoordeling en controle van het AR-proces.
Procedures voor het innen van achterstallige betalingen.
Naast de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse stappen die nodig zijn om klanten accuraat te factureren, dient u het volgende in uw documentatie op te nemen:
De contactinformatie voor facturering van elke cliënt.
Indien van toepassing, heeft elke cliënt zijn eigen factureringsgegevens of -stappen.
Betalingsinformatie en notities voor elke cliënt.
3. Stel een krediet- en incassobeleid op – en volg het op
U kunt al dan niet geïnteresseerd zijn in het verstrekken van krediet aan sommige klanten. Als u dat doet, stel dan van tevoren een duidelijk kredietbeleid op om te voorkomen dat u te veel krediet verleent aan sommige klanten en om het voor iedereen in uw bedrijf eenvoudig te maken om te beslissen of u krediet verleent wanneer een klant daarom vraagt.
Een duidelijk beleid voor het innen van achterstallige facturen zorgt er ook voor dat u achterstallige rekeningen proactief kunt aanpakken en uw proces kunt stroomlijnen. Uw incassobeleid moet regelmatige evaluaties van debiteuren omvatten, evenals procedures voor het opvolgen van klanten en het innen van achterstallige saldi.
4. Neem het initiatief
U kunt proactief betalingen innen als u duidelijke procedures hebt. Creëer een proces dat u ertoe aanzet contact op te nemen met een klant op de eerste dag dat een betaling te laat is, zodat ze onmiddellijk op de hoogte zijn van hun betalingstermijnen en eventuele achterstallige saldi, en duidelijke stappen hebben om te betalen.
Elektronische facturerings- en betalingssystemen kunnen helpen bij het centraliseren en oplossen van facturerings- en betalingsproblemen met uw klanten. U kunt bijvoorbeeld factureringssoftware configureren om contact op te nemen met klanten op de eerste dag dat hun betaling te laat is, en vervolgens één keer per week totdat de rekening is voldaan.
5. Maak automatiseringen
Bespaar tijd en voeg consistentie toe aan uw proces door de communicatie met klanten te automatiseren en handmatige processen waar mogelijk te verminderen.
Software voor debiteurenbeheer zou dit voor u moeten doen; u kunt een formulier-e-mail instellen om met een factuur te versturen, een bedank-e-mail om te versturen bij betaling, en herinneringen om te versturen wanneer de betaling achterstallig is.
Zelfs als u nog steeds papieren facturen gebruikt, kunt u uw communicatie automatiseren om tijd te besparen en uw proces te stroomlijnen. Stel triggers in integratiesoftware zoals Zapier in om contact op te nemen met klanten op basis van de invoer in uw administratie. Stel bijvoorbeeld een formulier-e-mail in om naar een klant te sturen wanneer u een betaling in een spreadsheet invoert. Of voeg een taak toe aan uw to-do lijst om een ontvangstbewijs af te drukken en te mailen.
Met boekhoudsoftware zoals Billit en Yuki kunt u de follow-up van late betalingen automatiseren. Met Teamleader kunt u zelfs een geautomatiseerde “Dank u”-mail sturen die u kunt aanpassen met welgemeende woorden.
6. Maak het klanten gemakkelijk
De meeste betalingsproblemen ontstaan omdat klanten moeite hebben met het ontvangen, bekijken of begrijpen van uw facturen, of omdat ze geen toegang hebben tot een snelle en gemakkelijke betalingsmethode.
Elimineer deze problemen door een systeem te implementeren dat eenvoudig te gebruiken is en een positieve klantervaring biedt. Om spamfilters te vermijden, gebruikt u een elektronisch factureringssysteem dat factuurinformatie en links rechtstreeks in een e-mail aflevert. Zet eenvoudige elektronische betalingsportalen op met verschillende betalingsopties waarmee klanten online kunnen betalen (bijvoorbeeld met een creditcard) zodra ze uw factuur hebben gelezen. Als u deze stappen onderneemt, kunt u een sterke klantenrelatie opbouwen en voorkomen dat facturen van klanten niet worden betaald.
7. Gebruik de juiste KPI’s
Houd de volgende KPI’s in de gaten om ervoor te zorgen dat uw debiteurenprocessen soepel verlopen:
Dagen uitstaande verkopen: Dit is de belangrijkste metriek om uw processen voor te optimaliseren. De gemiddelde tijd die nodig is om betalingen te innen, wordt de DUV genoemd. Probeer uw DUV onder de 30 dagen te houden.
Gemiddeld aantal dagen achterstallig: Het aantal dagen dat betalingen van klanten gemiddeld achterstallig zijn. Ook dit cijfer wilt u zo laag mogelijk houden. Als het stijgt, moet u uw processen herzien om ervoor te zorgen dat de facturering vlot verloopt en dat de debiteuren voldoende personeel hebben om de inningen af te handelen.
Omzetratio: Dit cijfer geeft uw cashflow aan en laat zien hoe snel u inkomsten van klanten int (d.w.z. rekeningen omzetten in contanten). Houd een laag cijfer aan. Een hoge ratio wijst op een groot aantal openstaande rekeningen met niet-geïnde inkomsten, waardoor u uw facturerings- en incassoprocessen zou moeten heroverwegen.
Doeltreffendheidsindex voor incasso: Dit is het percentage rekeningen waarop inkomsten worden geïnd. Dit percentage moet zo dicht mogelijk bij 100 liggen, wat aangeeft dat u van al uw klanten betaling hebt geïnd.
Herziene facturen: Vermijd indien mogelijk de noodzaak om klantenfacturen te herzien. Als het aantal herziene facturen in de loop van de tijd of gedurende een bepaalde periode toeneemt, moet u uw factureringsbeleid herzien en eventueel overwegen of u meer personeel nodig hebt om de efficiëntie te waarborgen en fouten te voorkomen die de betaling vertragen.
8. Betrek alle teamleden bij het proces
Uw debiteurenproces moet niet beperkt blijven tot uw debiteurenteam. Door het proces bekend te maken bij alle teams die met de klant te maken hebben, zoals het verkoopteam, kan iedereen op dezelfde golflengte zitten en deel uitmaken van het proces. Het verbetert de efficiëntie, vermijdt redundantie en elimineert fouten die tijd kunnen verspillen of uw bedrijf geld kunnen kosten.
Samenvatting
Het belangrijkste doel van debiteurenbeheer in uw bedrijf is het maximaliseren van de cashflow, het minimaliseren van de kosten en het onderhouden van een positieve klantrelatie.
Overgaan op elektronische facturering en betalingen is een cruciale stap in het stroomlijnen en organiseren van dit proces om fouten te beperken en het uw klanten gemakkelijker te maken.
Door de juiste systemen in te voeren – en u eraan te houden – zal uw debiteurenadministratie aanzienlijk verbeteren. Een groot deel van dit proces kan worden gesystematiseerd en geautomatiseerd, zodat u zich kunt concentreren op het grotere geheel.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Always active
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.