“It’s not what, it’s who.” Deze wijze woorden komen van Nico Van de Venne, een man met een missie die verder reikt dan conventioneel succes. Als coach voor visionaire leiders ontdekte hij hoe een team van virtual assistants zijn praktijk transformeerde. Want hoewel hij anderen helpt hun weg te vinden, weet hij als geen ander hoe eenzaam het pad naar de top kan zijn. En laat dat nu net zijn waar zijn eigen verhaal begint.
Inhoudstafel
De Paradox van Succes
Stel je voor: je hebt alles bereikt wat de maatschappij als ‘succesvol’ bestempelt. Je bedrijf draait, de cijfers kloppen, en toch … Er knaagt iets. Dit was precies waar Nico zich in bevond toen hij besloot dat er iets moest veranderen.
“Constant stress, isolement, overweldiging … het zijn de stille sluipmoordenaars van ondernemersgeluk,” deelt Nico. “En geloof me, ik spreek uit ervaring.”
Waarom een team van Virtual Assistants het Verschil Maakt
Het keerpunt kwam toen Nico besefte dat een team van virtual assistants van Office Angels meer is dan alleen administratieve ondersteuning. Het gaat om het vinden van de juiste partner die je praktijk begrijpt.
Inzicht 1: Doe Niet Alles Zelf
“Ik kan heel veel zaken zelf,” lacht hij, “maar daarvoor is het niet per se je expertise. Je doet het meestal voor 70 à 75 procent. En waarom zou je genoegen nemen met driekwart als er Angels zijn die het voor 100 procent kunnen?”
Inzicht 2: Kies de Juiste Online Partner
Zo kwam hij in contact met Michael, onze Web Angel. “Michael heeft niet alleen een website voor me gebouwd, hij heeft een volledig digitaal ecosysteem gecreëerd. Van het design van mijn e-book tot de complete online uitstraling – hij begreep precies wat ik nodig had om mijn boodschap over te brengen. Dat kan geen AI-tool evenaren.”
Inzicht 3: Denk in Teams, Niet in Taken
“Het mooie aan Office Angels is dat ze zoveel meer zijn dan alleen web development,” vertelt Nico. “Ze bieden een complete oplossing. Of het nu gaat om je online presence, administratie of marketing – er is altijd wel een Angel die precies weet wat je nodig hebt.”
En hier komt een interessant detail: Nico is zelfs getrouwd met een Office Angel! “Dat maakt me misschien wat bevooroordeeld,” grapt hij, “maar het bewijst ook dat ik echt geloof in het concept.”
Inzicht 4: Gebruik de ABC-methode
“Wat ik zo mooi vind aan de Office Angels aanpak is de ABC-methode,” vertelt Nico. “Je A-taken doe je zelf – dat zijn je kerntaken, je passie. De B- en C-taken? Die besteed je uit. En weet je wat het mooie is? Voor elke vraag die ik heb, heeft Office Angels wel een antwoord. Dat is uniek.”
Inzicht 5: Kijk naar de ROI
Voor de cijfermatige ondernemers onder ons heeft Nico een interessante berekening: “Als ik een Angel inschakel, levert me dat 45 procent winst op per uur. Waarom? Omdat ik dat uur kan investeren in een klant, tegen een tarief dat 45 procent hoger ligt dan wat ik de Angel betaal. Dat is pure winst.”
Het resultaat: een strategisch partnership
“Office Angels is geen gewone leverancier,” benadrukt Nico. “Ze zijn een partner geworden in mijn ondernemersverhaal. Van het bouwen van mijn online platform tot het stroomlijnen van mijn processen – ze maken deel uit van mijn strategie. En het mooiste? Je krijgt er een hele hoop collega’s bij. In een wereld waar ondernemerschap soms eenzaam kan zijn, is dat goud waard.”
Een Blik naar de Toekomst
Hoewel zijn eigen zaak momenteel een andere wending heeft genomen, blijft Nico overtuigd van de waarde die Office Angels biedt. “Het feit dat mijn eigen zaak niet bloeide zoals gepland, staat los van de excellente samenwerking met Office Angels. Ze hebben me juist in staat gesteld om mijn core business te blijven doen en me te focussen op wat echt belangrijk is.”
De Les
Nico’s verhaal leert ons een belangrijke les: soms betekent groeien niet méér doen, maar slimmer delegeren. Het gaat niet om wat je doet, maar met wie je het doet. En soms heb je gewoon een engel (of een heel team van Angels) nodig om je daar aan te herinneren.
Ben jij ook klaar om je onderneming naar het volgende niveau te tillen met virtual assistants? Ontdek hoe onze Angels jou kunnen helpen focussen op wat écht telt. Van web development tot complete praktijkondersteuning – wij staan voor je klaar. Bezoek www.officeangels.be voor meer informatie of boek vrijblijvend een kennismakingsgesprek.
Herken je dit? Je bedrijf draait op volle toeren, maar twee keer per jaar word je overspoeld door administratief werk. Voor veel studiebureaus en architectenbureaus is dit een herkenbare uitdaging.
Inhoudstafel
Van Uitdaging naar Oplossing met Virtual Assistance
“Vroeger lag mijn focus op werk binnenhalen,” vertelt Hans Gielis, CEO van D+A, tijdens ons gesprek. “Nu hebben we werk in overvloed, maar zoeken we slimme manieren om onze administratieve processen te stroomlijnen.” Met een team van veertig professionals heeft D+A een stevige positie in de markt van stedenbouwkundige studies en openbare ruimte design.
Waarom een Virtual Assistant voor een Studiebureau?
D+A’s werkterrein strekt zich uit over de hele Vlaamse ruit – van Brussel tot Antwerpen en van Gent tot Leuven. Hun klantenportefeuille bestaat voor twee derde uit overheidsopdrachten en een derde uit private projectontwikkelaars en architecten. “Bij het controleren van groenonderhoud komen er twee keer per jaar enorme administratieve pieken kijken,” licht Hans toe. “Onze vaste administratieve medewerkers kunnen dit er niet zomaar bij nemen.”
Flexibele Administratieve Ondersteuning: De Virtual Assistant Oplossing
De keuze voor een virtual assistant via Office Angels bleek de perfecte match. “Het grote voordeel? Super flexibel én kostenefficiënt,” deelt Hans enthousiast. “We schakelen ondersteuning in voor exact de periode die we nodig hebben – meestal twee tot drie maanden. Zodra de piek voorbij is, bouwen we de ondersteuning weer af. Een virtual assistant past zich perfect aan aan dit ritme.”
Meer dan Alleen Administratie: De Voordelen van een Virtual Assistant
De samenwerking opende nieuwe perspectieven: “We ontdekken steeds meer taken die een virtual assistant voor ons kan oppakken,” vertelt Hans. “Van documentbeheer tot projectadministratie – de mogelijkheden zijn veel breder dan we aanvankelijk dachten.”
De Impact van Virtual Assistance op Bedrijfsgroei
Het succes van deze aanpak blijkt uit de resultaten. Niet alleen heeft D+A hun administratieve uitdagingen onder controle, ze zijn zelfs ambassadeur geworden. “We hebben al verschillende collega-bedrijven doorverwezen naar Office Angels,” zegt Hans trots. “Waaronder Techwin, die nu ook gebruik maakt van virtual assistance.”
3 praktische Tips voor het Werken met een Virtual Assistant in je Studiebureau
Voor studiebureaus die overwegen met een virtual assistant te werken, deelt Hans enkele waardevolle tips:
Begin met Duidelijke Processen “Zorg dat je precies weet welke taken je wilt uitbesteden aan je virtual assistant,” adviseert Hans. “Bij ons waren de seizoensgebonden administratieve taken een perfect startpunt.”
Bouw de Samenwerking Stap voor Stap Op “Begin met één specifiek proces en breid dit geleidelijk uit. Zo kunnen zowel jij als je virtual assistant wennen aan de werkwijze en ontstaat er een natuurlijke flow.”
Communiceer Helder “Wees duidelijk in je verwachtingen en sta open voor feedback van je virtual assistant. Zij hebben vaak ervaring met verschillende bedrijven en kunnen waardevolle inzichten delen.”
Virtual Assistant als Strategische Keuze
Voor groeiende studiebureaus en andere kennisintensieve bedrijven biedt een virtual assistant de perfecte balans tussen flexibiliteit en professionele ondersteuning. Je krijgt toegang tot expertise wanneer je die nodig hebt, zonder de overhead van vast personeel.
Start met Virtual Assistance voor je Studiebureau
Ben je geïnspireerd door het verhaal van D+A? Overweeg dan deze stappen:
Breng je piekmomenten in kaart
Identificeer terugkerende administratieve taken
Begin met een proefperiode
Evalueer en pas aan waar nodig
Conclusie: Virtual Assistance als Groeiversneller
Het verhaal van D+A toont aan dat virtual assistance meer is dan alleen een tijdelijke oplossing. Het is een strategisch instrument dat groei mogelijk maakt zonder dat administratieve taken een bottleneck vormen.
Worstel jij ook met administratieve pieken? Ontdek hoe een virtual assistant van Office Angels jouw bedrijf kan ondersteunen. Bezoek www.officeangels.be voor meer informatie.
“Het was eigenlijk heel simpel,” vertelt Kristof De Meyer, bestuurder van CloudPoint, terwijl hij terugblikt op zijn ervaring met Office Angels. “We hadden een overvloed aan administratief werk, maar niet genoeg om iemand voltijds aan te nemen.” Dit dilemma zal voor veel ondernemers herkenbaar klinken – te veel werk voor één persoon, maar te weinig voor een fulltime medewerker.
De Uitdaging: Groeiende Administratieve Taken
CloudPoint, een bedrijf dat zich specialiseert in het leveren van zorgeloze IT- en telefoniediensten aan zelfstandigen en KMO’s, stond voor een typische groeipijn. De dagelijkse administratieve taken stapelden zich op, procedures moesten worden uitgewerkt, en er was behoefte aan structuur. “We hadden zeker niet genoeg werk voor iemand om 5 werkdagen zijn agenda vol te zetten,” legt Kristof uit.
De Oplossing: Flexibele Ondersteuning door Julie en Shanna
De oplossing kwam eerst in de vorm van Office Angel Julie, die later werd opgevolgd door Shanna. Beiden richtten zich op algemene administratie en het opvolgen van klantendebiteuren, en brachten precies die flexibele ondersteuning die CloudPoint nodig had. Wat Kristof vooral verraste, was de technische bekwaamheid van de Angels. Voor zowel Julie als haar opvolger Shanna was het werk bij CloudPoint een geweldige ervaring. De sfeer was er bijzonder aangenaam en de medewerkers stonden altijd open voor hun input en ondersteuning. “Wij werken met verschillende softwarepakketten die allemaal aan elkaar vasthangen. Die kennis, of toch een groot stuk ervan, was al aanwezig bij de Office Angels, waardoor we heel snel aan de slag konden.”
Het Resultaat: Gestroomlijnde Processen en Tijdsbesparing
Het resultaat? Een opmerkelijke transformatie in de bedrijfsprocessen. “Er is goed werk geleverd, heel correct werk,” benadrukt Kristof. “Er was veel communicatie, efficiënte en goede communicatie vooral.” Maar het meest indrukwekkende resultaat kwam later: “Wij hebben op een bepaald moment bepaalde zaken terug zelf in handen genomen, maar dat was grotendeels te danken aan onze Office Angels. Zij hebben ons geholpen om die procedures op hun plaats te krijgen en bepaalde zaken correct in te stellen. Het is eigenlijk dankzij hun dat de administratieve tijd die we vandaag spenderen, heel beperkt is.”
Waarom CloudPoint Koos voor Office Angels
Voor Kristof is de meerwaarde van Office Angels zo duidelijk dat hij niet aarzelt om het aan anderen aan te bevelen: “Ik zou zelfs verder durven gaan en iedereen durven aanraden om verder te kijken dan iemand puur in dienst te nemen. Om de simpele reden dat je dan meer focus kan leggen op je eigen core business. Dat is uiteindelijk het belangrijkste, en dan alle administratieve zaken over te laten aan een Office Angel die je eigenlijk flexibel kan inzetten.”
Het verhaal van CloudPoint illustreert perfect hoe de juiste ondersteuning op het juiste moment een bedrijf kan helpen groeien en professionaliseren. Door de flexibele inzet van Julie en Shanna als Office Angels kon het bedrijf niet alleen zijn immediate administratieve uitdagingen aanpakken, maar ook duurzame systemen en procedures ontwikkelen die het bedrijf nog steeds ten goede komen.
“Het korte antwoord op de vraag of ik Office Angels zou aanraden is ja,” concludeert Kristof met een glimlach. Een eenvoudig antwoord dat voortkomt uit een succesverhaal van efficiëntie, professionaliteit en doelgerichte groei.
Wanneer vakmanschap en ondersteuning samenkomen, ontstaat er iets moois. Dat bewijst het verhaal van Mathieu Berteele, zaakvoerder van Feetocare. Als orthopedisch schoentechnoloog met dertig jaar ervaring en een specialisatie in orthopedische maatschoenen en steunzolen, besloot hij in februari 2022 zijn eigen weg in te slaan. Een keuze die voortkwam uit een diepgewortelde wens om zorg op zijn eigen manier te verlenen.
“In grote bedrijven wordt er helaas soms te veel naar cijfers gekeken in plaats van naar wat echt werkt voor de patiënt,” vertelt Mathieu. “Ik wilde het op mijn manier doen, met de focus op wat het beste is voor elke individuele patiënt.” Deze visie bleek succesvol: door zijn jarenlange ervaring in verschillende settings – van centra voor mensen met een beperking tot neurologische centra en centra voor amputatiepatiënten, aangevuld met huisbezoeken in rusthuizen en ziekenhuizen – had hij al een stevig netwerk opgebouwd.
De weg naar Office Angels liep via een bijzondere connectie. Mathieus vader, Xavier Berteele, is voorzitter van de Belgische Beroepsfederatie van Orthopedisch Technologen (BBOT). Met zijn achtergrond als prothesist en vijftien jaar directeurschap bij Cebelor, een vooraanstaand bedrijf in de orthopedische sector, wist Xavier als geen ander het belang van goede ondersteuning. Na een succesvolle samenwerking rond opleidingen tussen de BBOT en Office Angels, was het Xavier die zijn zoon de weg wees naar professionele ondersteuning.
Van Eenmanszaak naar Twee Praktijken
De start van Feetocare was voorspoedig. “Ik had direct heel veel werk,” herinnert Mathieu zich. “Veel kinesisten en artsen die me al lang kenden, en ook oud-collega’s die zelf zelfstandig waren geworden maar geen orthopedische schoenen maken, stuurden patiënten door.” Deze snelle groei werd nog versterkt door een bijzondere kans: de overname van een steunzolenpraktijk van een collega die met pensioen ging.
“Die overname was een ideale gelegenheid,” legt Mathieu uit. “Ik had al veel ervaring met steunzolen uit mijn vorige werk, en het brengt een heel ander, gevarieerd publiek met zich mee – van kinderen tot ouderen. Het maakt het werk nog interessanter.” Deze uitbreiding in juli droeg bij aan de stevige groei van het bedrijf.
Uitdagingen in Administratieve Groei
Maar succes brengt ook uitdagingen met zich mee. In het eerste jaar werkte Mathieu vanuit beperkte ruimte, waar hij een kamer had ingericht als orthopedieruimte voor zijn passchoenen, leesten en schoenen die klaar waren voor levering. “Het was niet ideaal,” geeft hij toe. “Je probeert wel wat werkplaatstaken uit te voeren, maar de ruimte was beperkt.”
Een uitkomst kwam via zijn eerste werkgever, die hem toestond om tegen een kleine huurprijs gebruik te maken van een professionele schoenmakersmachine. “Dat stelde me in staat om al het atelierwerk op één dag te bundelen,” vertelt Mathieu. In mei 2024 volgde de grote stap naar een eigen pand in Meise, inclusief eigen machine.
Flexibele Administratieve Ondersteuning
De snelle groei van Feetocare bracht intense werkdagen met zich mee. “Ik werkte bijna zeven op zeven,” herinnert Mathieu zich. “Het was duidelijk dat er ondersteuning nodig was om dit vol te houden.” De oplossing kwam in de vorm van een team van gespecialiseerde Angels.
Erik, de vaste Office Angel, werd al snel onmisbaar. “Hij komt één dag per week naar Meise en doet veel meer dan alleen administratie,” vertelt Mathieu enthousiast. “Van materiaal aanvullen tot kaders ophangen – geen taak is hem te veel. Het zijn allemaal kleine dingen die samen enorm veel tijd in beslag namen.” Erik werkt ook regelmatig vanuit huis, wat de flexibiliteit vergroot. “Als ik iets nodig heb, stuur ik hem een bericht of mail. Zelfs als ik in de auto zit, kan ik een spraakbericht sturen dat hij dan op de to-do lijst zet. Hij is echt uitgegroeid tot mijn persoonlijke assistent.”
Shanna, de Customer Success Angel, houdt alle ontwikkelingen in de gaten. Via maandelijkse check-ins met Mathieu en wekelijkse stand-up meetings met Erik zorgt ze ervoor dat alle processen soepel verlopen. “Deze aanpak zorgt ervoor dat we snel kunnen schakelen als er uitdagingen zijn,” legt ze uit. “Door de korte communicatielijnen kunnen we proactief meedenken en oplossingen aanreiken nog voor ze echt problemen worden.”
Expertise op elk gebied
De ondersteuning breidde zich uit naar andere expertisegebieden. Matti, de IT Angel, zorgde voor een vlotte computerinfrastructuur. “Hij heeft ervoor gezorgd dat al mijn computers op dezelfde manier werken en heeft verschillende technische problemen opgelost,” vertelt Mathieu. Ellen, de Marketing Angel, zette een doelgerichte Google Ads-campagne op om de naamsbekendheid in Meise te vergroten. Met succes: gemiddeld verwelkomt Feetocare nu acht nieuwe klanten per maand via deze weg.
“De marketinginvestering verdient zichzelf terug,” vertelt Mathieu tevreden. “We zien niet alleen een mooie return on investment, maar kunnen het extra rendement ook direct herinvesteren in nieuwe marketinginitiatieven.” Er liggen ook plannen klaar voor een website-update, die de online aanwezigheid van Feetocare verder moet versterken.
De kracht van flexibele ondersteuning
Een sprekend voorbeeld van de toegevoegde waarde kwam toen Mathieu een probleem had met de elektriciteit van zijn machine. “Erik bood spontaan aan om naar Meise te komen om de elektricien binnen te laten en ervoor te zorgen dat alles in orde kwam,” vertelt Mathieu. “Dat was perfect, want ik was op dat moment ergens anders. Dit soort flexibiliteit maakt echt het verschil.”
De voordelen van werken met freelance Office Angels zijn volgens Mathieu duidelijk merkbaar. “Je merkt dat deze mensen vaak meer gemotiveerd zijn dan iemand die als vaste kracht voor een groot bedrijf werkt,” observeert hij. “Ze denken echt mee met je bedrijf en komen vaak met eigen initiatieven.”
Digitale communicatie als sleutel tot succes
De dagelijkse samenwerking verloopt soepel dankzij moderne communicatiemiddelen. “We hebben een gedeelde werkruimte waar alle taken worden bijgehouden,” legt Mathieu uit. “Als ik onderweg ben, stuur ik Erik een WhatsApp of spraakbericht met taken die opgepakt moeten worden. Het werkt allemaal heel intuïtief en natuurlijk.”
De groei van één naar twee praktijken
Een bijzonder succesverhaal is de uitbreiding met de steunzolenpraktijk. “Een collega die bijna met pensioen ging, besloot haar patiëntenbestand over te dragen,” vertelt Mathieu. “Ze had haar hele carrière alleen steunzolen gemaakt. Voor mij was dit een ideale kans omdat ik deze expertise al had vanuit mijn vorige werk. Het brengt ook een heel ander publiek met zich mee – van kinderen tot jongvolwassenen en ouderen. Die variatie maakt het werk extra boeiend.”
Office Angels speelde een cruciale rol bij het stroomlijnen van deze overgang. “Je moet je voorstellen dat zo’n overname veel extra administratief werk met zich meebrengt,” legt Mathieu uit. “Dankzij de ondersteuning van het team kon ik me blijven focussen op mijn kernactiviteit: het helpen van patiënten.”
Het belang van een sterk netwerk
Het succes van Feetocare is mede te danken aan een sterk netwerk van verwijzers. “Ik werk samen met veel kinesisten die me al lang kennen, evenals artsen en oud-collega’s die zich ook als zelfstandige hebben gevestigd,” vertelt Mathieu. “Door goede zorg te leveren, krijg je vanzelf mond-tot-mondreclame. Als artsen en kinesisten tevreden zijn, komen er vanzelf meer verwijzingen.”
Toekomstplannen
Met de verhuizing naar het pand in Meise en de aanschaf van een eigen schoenmakersmachine zijn belangrijke mijlpalen bereikt. “Nu kunnen we eindelijk alle werkzaamheden onder één dak uitvoeren,” zegt Mathieu tevreden. De website-update staat gepland voor januari, en er zijn plannen om de online marketing verder uit te breiden.
Advies voor andere ondernemers
“Ik raad Office Angels absoluut aan aan andere scale-ups en groeiende bedrijven,” besluit Mathieu. “Vooral omdat het zo flexibel is. Als startend bedrijf heb je vaak nog niet de financiële ruimte om direct iemand fulltime in dienst te nemen. Office Angels biedt de perfecte oplossing om mee te groeien met je behoeften. Heb je extra ondersteuning nodig? Dan wordt er vanuit Office Angels altijd meegedacht en een passende Angel gezocht.”
Een warm hart voor Office Angels
“Tot nu toe ben ik ongelofelijk tevreden,” vat Mathieu samen. “Ik heb eigenlijk geen enkel punt van kritiek. Alle Angels zijn gemotiveerd en denken proactief mee. Of het nu gaat om administratie, IT, marketing of ad-hoc ondersteuning – voor elke vraag is er een oplossing. Die persoonlijke touch, gecombineerd met hun professionele aanpak, maakt dat ik hen met een gerust hart aanbeveel bij collega’s en andere ondernemers.”
Het verhaal van Feetocare toont hoe de juiste ondersteuning een bedrijf kan laten groeien zonder dat de zaakvoerder overweldigd raakt. Van vader op zoon werd niet alleen vakmanschap doorgegeven, maar ook het belang van slim delegeren. Met de combinatie van Mathieus expertise in orthopedische zorg en de veelzijdige ondersteuning van Office Angels, lijkt een gezonde groei voor de toekomst verzekerd.
Ps.: Wist je dat Office Angels en Virtual Assistants heel wat taken kunnen uitvoeren: lees zeker deze blog…
Een bedrijfsovername brengt altijd uitdagingen met zich mee, zeker als het gaat om het stroomlijnen van administratieve processen. Dit werd duidelijk bij Techwin, waar Erika van Office Angels in augustus 2023 startte in opdracht van toenmalig oprichter en directeur André De Weerdt. Wat begon als een opdracht voor Techwin, ontwikkelde zich tot een cruciale rol in de soepele overgang naar Matrix Software Group.
De timing bleek perfect. Toen Matrix Software Group in oktober 2023 Techwin overnam, was Erika al volledig ingewerkt in de administratieve processen. Dit bleek een groot voordeel toen Bertina Verhoeks in december 2023 aantrad als nieuwe financieel verantwoordelijke voor de Nederlandse en Belgische activiteiten.
De uitdaging van verandering
“Ik kwam in een uitdagende situatie terecht,” vertelt Bertina. “Twee ervaren administratieve krachten gingen met pensioen en we hadden slechts een maand om alle kennis over te dragen. De aanwezigheid van Erika, die de processen bij Techwin al beheerste, was cruciaal voor een soepele overgang.”
Het bedrijf stond voor een complexe transitie. De bestaande systemen waren verouderd, processen verliepen grotendeels op papier en de administratieve workflow was toe aan een grondige modernisering. Deze situatie is herkenbaar voor veel bedrijven die een overname doormaken – het samenvoegen van verschillende werkwijzen en systemen vormt vaak een van de grootste uitdagingen.
Van papier naar digitaal
Erika’s rol ging veel verder dan alleen het overnemen van administratieve taken. Ze werd een belangrijke schakel in het moderniseren van verouderde processen. Van de implementatie van SD Worx voor personeelsbeheer tot het opzetten van nieuwe administratieve workflows, CRM-beheer en personeelsplanning – Erika pakte alles grondig en gestructureerd aan.
De transformatie begon met een grondige analyse van bestaande processen. Welke workflows waren essentieel? Waar lagen de grootste inefficiënties? En vooral: hoe kon digitalisering zorgen voor een betere, snellere en meer betrouwbare administratie? Deze vragen vormden de basis voor een uitgebreid verbeterplan.
De kracht van persoonlijk contact
“De combinatie van Erika’s kennis van Techwin en haar vermogen om processen te optimaliseren was precies wat we nodig hadden,” legt Bertina uit. “We werken veel digitaal, maar voor belangrijke overdrachten en het finetunen van nieuwe processen is persoonlijk contact onmisbaar. Die dagen dat we samen op kantoor zitten, kunnen we ongelooflijk efficiënt werken en direct bijsturen waar nodig.”
Deze hybride aanpak – het combineren van digitaal werken met persoonlijke interactie – bleek een sleutelfactor in het succes van de transitie. Tijdens fysieke ontmoetingen konden complexe processen worden doorgesproken, kon er direct worden bijgestuurd en werden nieuwe ideeën geboren. De digitale samenwerking zorgde vervolgens voor een efficiënte uitvoering en opvolging.
Meetbare resultaten
De impact van deze aanpak is duidelijk zichtbaar in de dagelijkse operatie. Waar eerst papieren administratie en handmatige processen de norm waren, beschikt Matrix Software Group nu over gestroomlijnde, digitale workflows. Dit heeft geleid tot:
Significant snellere verwerkingstijden voor administratieve taken Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten Betere toegankelijkheid van informatie voor alle betrokkenen Efficiëntere samenwerking tussen Nederlandse en Belgische kantoren Verminderde papierverbruik en duurzamere werkprocessen
“Erika’s werk is uitmuntend,” prijst Bertina. “Ze volgt alles tot in de puntjes op en denkt steeds twee stappen vooruit.” Deze proactieve aanpak heeft ervoor gezorgd dat potentiële problemen vaak al worden opgelost voordat ze zich manifesteren.
Toekomstperspectief
Nu de processen grotendeels geautomatiseerd zijn, nadert deze fase van de samenwerking zijn einde. Maar voor Bertina staat vast dat dit niet het laatste contact met Office Angels zal zijn. “Bij toekomstige overnames of scale-ups staat Office Angels bovenaan mijn lijst. De manier waarop zij complexe transities ondersteunen en processen optimaliseren is precies wat je nodig hebt in zulke uitdagende periodes.”
Een blauwdruk voor succes
Dit succesverhaal toont hoe de juiste ondersteuning op het juiste moment het verschil kan maken bij een bedrijfsovername. Het laat zien dat modernisering niet alleen draait om nieuwe systemen implementeren, maar vooral om de mensen die de transitie mogelijk maken. Voor bedrijven die voor vergelijkbare uitdagingen staan, biedt deze ervaring een waardevol inzicht: investeer in ondersteuning die technische expertise combineert met persoonlijke betrokkenheid.
De ervaring bij Matrix Software Group bewijst dat een succesvolle digitale transformatie mogelijk is, zelfs onder de complexe omstandigheden van een bedrijfsovername. Met de juiste partner, een duidelijke visie en een evenwichtige aanpak tussen digitaal en persoonlijk contact, kunnen bedrijven hun administratieve processen naar een hoger niveau tillen. Het resultaat? Een efficiëntere organisatie die klaar is voor de toekomst.
Over Matrix Software Group
Matrix Software, sinds 2021 onderdeel van de Civenso Group, vertegenwoordigt een nieuwe generatie in softwareoplossingen voor de bouwsector. Als onderdeel van deze snelgroeiende internationale groep levert Matrix specialistische software voor constructeurs, beton-, staal- en kozijnfabrieken.
De aansluiting bij Civenso Group past perfect in de groeistrategie van Matrix Software. Door het delen van kennis en praktijkervaringen met andere Civenso-bedrijven versterkt Matrix niet alleen haar eigen positie, maar ook die van haar klanten. Deze synergie, gecombineerd met de ambitie om marktleider te zijn in elk segment, zorgt voor continue innovatie en de beste service en ondersteuning.
Het succesverhaal van de samenwerking tussen Matrix Software Group en Office Angels illustreert perfect hoe deze ambitie in de praktijk wordt gebracht: door te investeren in digitalisering en procesoptimalisatie, maar vooral door te bouwen op menselijke expertise en betrokkenheid. Het is deze combinatie die het verschil maakt in een wereld waar technologie en persoonlijk contact hand in hand gaan.
Op een zonnige najaarsdag spreken we met Sjaak Schipper, eigenaar van SJSD, een gespecialiseerd ingenieursbureau. Met een kop koffie erbij vertelt hij openhartig over zijn reis van Nederland naar België en hoe hij zijn bedrijf succesvol transformeerde met de juiste ondersteuning.
Inhoudstafel
Vertel eens, wat doe je precies met je bedrijf?
Ik ben burgerlijk ingenieur en maak statische berekeningen voor woningen en bedrijfspanden. Eigenlijk bereken ik alles wat met de constructie te maken heeft. Ik hou het bewust kleinschalig en werk volledig op afstand. Dat was een bewuste keuze, want zo kan ik er ook zijn voor mijn kinderen. Het grappige is dat al mijn klanten nog in Nederland zitten, terwijl ik nu vanuit België werk.
Dat klinkt als een behoorlijke verandering. Wat bracht je naar België?
Het begon eigenlijk als iets tijdelijks, maar je weet hoe dat gaat – soms lopen dingen anders dan gepland. Inmiddels wonen we hier permanent en dat bevalt prima. Maar die overgang, dat was wel even wat. Vooral omdat ik in Nederland een eenmanszaak had en hier ineens met een heel ander systeem te maken kreeg. Ik maakte me best zorgen over die beruchte 0% BTW-regeling en alle Belgische regelgeving.
Hoe ben je bij Office Angels terechtgekomen?
Ik zocht eigenlijk naar iemand die me kon helpen met die overgang. Het toeval wilde dat ik in contact kwam met Margaux, mijn Customer Success Angel. We hadden meteen een klik. Ze begreep precies waar ik tegenaan liep en nam me met veel geduld mee in het hele proces. Wat me echt verraste was hoe snel ze andere specialisten binnen Office Angels inschakelde als dat nodig was. Zo had ik ineens een heel team dat me hielp om vanuit België mijn Nederlandse klanten te blijven bedienen.
Wat maakt die samenwerking voor jou zo waardevol?
Het fijne is dat ik nu eindelijk die taken kan loslaten waar ik eigenlijk geen energie van kreeg. Weet je, als ingenieur wil je gewoon bezig zijn met je berekeningen en je klanten. Nu heb ik altijd iemand om mee te overleggen over planning of mijn overvolle mailbox. Ilse helpt me met het uitzoeken van dossiers en de facturatie loopt ook gewoon. Het klinkt misschien simpel, maar het geeft zoveel rust als dat soort dingen gewoon geregeld worden.
We horen dat je bedrijf behoorlijk geprofessionaliseerd is?
Ja, dat is echt een wereld van verschil! Ik zou zeggen dat wel 80% van mijn bedrijfsprocessen verbeterd zijn. Vroeger was het allemaal wat rommelig, maar nu heeft alles structuur. Mijn e-mails zien er professioneel uit, elk project heeft een duidelijke structuur en alles is makkelijk terug te vinden. Het werkt gewoon veel prettiger wanneer alles een logische plek heeft.
Wat zou je andere ondernemers aanraden die voor dezelfde uitdaging staan?
Kijk, als je vanuit Nederland hier komt ondernemen, dan komt er echt veel op je af. Het is zo waardevol om dan een partij te hebben die flexibel kan meedenken en schakelen. Of het nu gaat om software, IT-ondersteuning of administratie – ze pakken het allemaal op. En het fijne is dat ze niet alleen maar uitvoeren, maar echt meedenken over hoe je je bedrijf kunt verbeteren.
Hoe kijk je nu terug op die hele transitie?
Het was soms best spannend, maar ik ben zo blij dat ik deze stap heb gezet. Mijn werk is nog steeds hetzelfde, maar alles eromheen loopt nu veel soepeler. Ik kan me focussen op waar ik goed in ben, terwijl ik weet dat de rest in goede handen is. En misschien nog wel het belangrijkste: ik heb meer tijd voor mijn gezin, terwijl mijn bedrijf blijft groeien.
Zou je Office Angels aanbevelen aan vrienden en collega’s?
Absoluut! Kijk, als ondernemer ken je dat wel – je bent constant aan het zoeken naar de juiste balans. Wat ik zo sterk vind aan Office Angels is dat ze echt met je meedenken. Het is niet zomaar een bedrijf dat taken overneemt, ze worden echt onderdeel van je verhaal.
Als ik kijk naar mijn eigen ervaring, dan heeft het me zoveel gebracht. Niet alleen praktisch met alle administratie en IT-ondersteuning, maar ook in de manier waarop ik nu mijn bedrijf run. Ze hebben me geholpen om structuur aan te brengen waar ik die nodig had, terwijl ik de flexibiliteit behield om mijn werk op mijn eigen manier te doen.
Wat ik vooral waardeer is hun persoonlijke aanpak. Je bent geen nummer, maar ze kennen je bij naam en weten precies wat er speelt in je bedrijf. Ze denken proactief mee en komen vaak zelf met oplossingen waar ik nog niet aan gedacht had. Dat maakt het verschil tussen gewoon wat taken uitbesteden en echt samen bouwen aan je bedrijf.
Voor andere ondernemers die worstelen met hun administratie, IT of bedrijfsprocessen zou ik zeggen: ga eens met ze in gesprek. Vooral als je op zoek bent naar een partij die niet alleen maar uitvoert, maar echt met je meedenkt over hoe je je bedrijf kunt laten groeien. Het heeft mij in ieder geval enorm geholpen om mijn bedrijf naar een hoger niveau te tillen, terwijl ik meer tijd overhield voor wat echt belangrijk is – mijn klanten en mijn gezin.
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te raadplegen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor bepaalde mogelijkheden en functionaliteiten.
Functioneel
Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel om het gebruik van een specifieke, uitdrukkelijk door de abonnee of gebruiker gevraagde dienst mogelijk te maken, of met als enig doel de uitvoering van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistieken
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder een dagvaarding, vrijwillige medewerking van uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij kan de voor dit doel opgeslagen of opgevraagde informatie gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of op verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
